Построение отчетов

Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

Microsoft Access отображает в отчете данные из запроса или таблицы, добавляя к ним текстовые элементы, которые упрощают его восприятие.

К числу таких элементов относятся:

· Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета.

· Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать в меню Вид команду Колонтитулы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение 0.

· Основной текст отчета − область данных, расположенная между верхним и нижним колонтитулами страницы. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов.

· Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета.

· Примечание. Используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел "Примечание" отчета находится внизу отчета, он печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета.

В рамках данной курсовой работы были созданы три отчета: «Лекарства», «Поступления лекарственных средств», «Единицы измерения» (рис. 1.18-1.19). Отчеты доступны с формы «Отчеты», вызываемой по нажатию кнопки «Отчеты» с главной формы «Аптека». Отчеты «Лекарства» и «Единицы измерения» созданы по соответствующим таблицам и без дополнительных изменений и выводят данные, содержащиеся в них. В отчете «Поступление лекарственных средств» создано дополнительное вычисляемое поле «Стоимость партии», рассчитываемое как [Цена закупки]*[Количество]. При создании отчетов изменены размер шрифта, цвет полей и границ, добавлен логотип аптеки. Фрагмент отчета «Поступление лекарственных средств» представлен на рис. 1.20.

Рис. 1.18 – Отчет «Единицы измерения»

Рис. 1.19 – Фрагмент отчета «Лекарства»

Рис. 1.20 – Фрагмент отчета «Поступление лекарственных средств»

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В деловой или личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определённым видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определённые знания и организационные навыки. Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчёты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчёты, диаграммы и пр.

Разработанная база данных «Аптека» позволяет быстро и эффективно работать с данным данной предметной области. Удобный интерфейс программы, с одной стороны, позволяет легко ориентироваться в программе, не требуя от пользователя каких-либо специальных навыков работы с электронно-вычислительными машинами, с другой стороны предоставляет пользователю оперативную информацию о стоимости лекарственных средств, приходе, расходе и пр. Как уже было отмечено выше, данная БД является учебной и не охватывает всю бизнес-логику аптечного бизнеса. Однако является прототипом, демонстрирующим работу в данной отрасли. Данная база данных может быть расширена для автоматизации нерассмотренных в рамках данной курсовой работы концепций в предметной области «Аптека».

приложениЕ

данные таблиц база данных «Аптека»

Рис. 1 – Данные таблиц «Лекарства»

Рис. 2 – Данные таблиц «Единицы измерения»

Рис. 3 – Данные таблиц «Места хранения»

Рис. 4 – Данные таблиц «Импортеры»

Рис. 5 – Данные таблиц «Приход»

Рис. 6 – Данные таблиц «Производители»

Рис. 7 – Данные таблиц «Реализация»

ЛИТЕРАТУРА

1. Степанов, В. Microsoft Access 2003 для начинающих /В. Степанов.– М.: Аквариум-Принт, 2006.− 128с.

2. Тимошонок, Т. Microsoft Access 2003. Краткое руководство /Т. Тимоше-нок.− М:Вильямс, 2005. – 320с.

3. Cамоучитель MS Access. [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://www.taurion.ru/access.

4. Справка Access 2003. [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://office.microsoft.com/ru-ru/access.

Размещено на Allbest.ru

Дата добавления: 2015-06-27