Нет никакого смысла думать одну и ту же мысль дважды. Если только вам не доставляет удовольствие сам процесс

Как правило, количество того, что вы держите в голове, обратно пропорционально количеству сделанного.

Я уверен, что рано или поздно, в вашем проекте или в жизни наступит ситуация, когда вам придётся засесть за составление списка. Если так оно и произошло, то вот вам и точка отсчёта, о которой я толкую. Однако большинство людей усаживаются за составление списка, только тогда, когда дел наваливается невыносимое количество, и они вынуждены, в конце концов, хоть что-то с этим делать. Они обычно составляют список, охватывающий только какую-то отдельную область, которая их более всего беспокоит. Но если вы всё же составили список, охватывающий всю картину жизни целиком (а не только самые срочные дела), то этот уровень управления соответствует "чёрному поясу" в каратэ.

Я стараюсь принимать интуитивные решения, основываясь на имеющихся аргументах, а не раздумывать над самими аргументами. Мне уже необходимо один раз всё обдумать, а результаты сохранить в надёжном месте. Я не люблю тратить время, обдумывая вещи больше, чем единожды. Это просто неэффективное использование творческой энергии, источник усталости и стрессов.

И подделать этот процесс обдумывания вы тоже не сможете. Ваш разум будет продолжать работу над тем, что находится в подвешенном состоянии. Но есть и границы того количества нерешённых проблем, которые могут крутиться в голове до тех пор, пока она не взорвётся.

Часть вашего сознания, называемая краткосрочной памятью — это та часть, которая умудряется удержать все недоделанные дела: непринятые решения и неорганизованное "разное" — работает почти как оперативная память вашего компьютера (RAM: Random Access Memory). Ваше сознание, как монитор компьютера — это всего лишь инструмент концентрации, а не хранилище данных. Вы можете думать только о двух или трёх вещах одновременно. Но незаконченные дела будут сохранены в пространство краткосрочной памяти. Также, как и RAM, это пространство обладает ограниченным объёмом, и, если хранить там слишком много, то часть вашего мозга будет функционировать на "повышенных оборотах". Многие люди держат "RAM" во взрывоопасном состоянии. Они совершенно обезумели, способность концентрироваться нарушена из-за их же собственной умственной перегрузки.

Например, переключался ли за последние несколько минут ваш мозг на что-то, не имеющее никакого отношения к тому, о чём вы здесь читаете? Возможно. На что именно? Скорее всего на какой-то открытый вопрос, на какое-то неоконченное дело. И вот это самое неоконченное дело выбралось из глубин RAM вашего сознания и наорало на вас, напоминая о себе — вот и всё. Что вы можете с этим поделать? Пока вы не запишите его в надёжную систему, которую вы абсолютно точно периодически просматриваете, скорее всего это дело будет вас беспокоить. Правда, это не самая эффективная линия поведения: никакого прогресса, напряжение только возросло.

Непросто вести войну с тем, у кого аванпост в вашей голове.
Салли Кемптон

Действительно серьёзная проблема заключается в том, что ваше сознание не перестаёт напоминать вам о делах, тогда когда вы всё равно ничего не можете с ними поделать. Сознание не делает разницы между прошлым или будущим. Как только вы поставите перед собой задачу и поместите её в RAM, какая то часть вас будет постоянно об этом думать. Всё, что вы решили когда-либо сделать, сознание будет считать необходимым действием прямо сейчас. Откровенно говоря, как только у вас в памяти появляются 2 задачи, которые необходимо сделать, это становится вашим личным провалом — вы же не можете выполнить их обе одновременно. Это порождает фактор всепроникающего стресса, от источника которого никак не избавишься.

Многие люди так долго пребывали в этом состоянии, что оно стало для них нормой и не замечается. Оно постоянно, как гравитация — те, кто подвержен такому стрессу, даже не подозревают о нём. Единственная возможность узнать, какому сильному давлению они были подвержены — это избавиться от него и почувствовать себя совсем иначе. Можете ли вы избавиться от такого стресса? Спорим? Оставшаяся часть книги расскажет как.

Глава 2. Контроль над жизнью: пять фаз управления рабочим процессом

Основной процесс, которому я обучаю с целью овладеть искусством спокойно выполнять умственную работу — это пятифазный метод организации рабочего процесса. Независимо от других условий, мы должны пройти пять ступеней, чтобы справиться с задачей. Мы (1) собираем "разное", которое отвлекает наше внимание; (2) проясняем, что это за дела и как с ними справляться; и (3) рассортировываем результаты, которые мы (4) рассматриваем как руководства к (5) действию.

Это и составляет управление "по горизонтали" — обзор всего, что занимает наше внимание в данный момент.

В принципе этот метод достаточно прямолинеен, и все мы, в большинстве своём, используем его в повседневной жизни, но мой опыт показывает, что большинство людей могло бы значительно усовершенствовать свои навыки в каждой из этих пяти фаз. Качество нашей работы определяется самым слабым звеном в этой пятизвенной цепи, поэтому все звенья должны быть прочно связаны и стандартизованы.

Знания, которые мы считаем знаниями, подтвердились на практике.
То, что мы сейчас подразумеваем под знаниями — это информация в действии, информация, направленная на результат.
Питер Ф. Друкер.

Большинство людей не способны полностью справиться с первым этапом — со сбором "разного". Кто-то всё-таки собрал "разное", но не обработал собранную информацию, не решил, зачем она ему нужна и что с ней делать. Остальные принимают верные решения относительно "разного", но впоследствии значение решений теряется только потому, что они не организовали их эффективно. Те же, кому удаётся создать хорошую систему, не пользуются ею, и она просто валяется без дела. В любом случае, если хотя бы одно из звеньев цепи даёт слабину, то уже нельзя гарантировать, что любое действие в любое время является наилучшим выбором.

Необходимо разобраться в функционировании каждого из звеньев и подобрать удобные инструменты так, чтобы сделать работу цепи оптимальной. Я обнаружил, что разделение пяти фаз в течение дня очень полезно, а, возможно, и необходимо. Бывают периоды, когда я хочу заниматься только сбором информации и не принимать никаких решений. А иногда мне хочется разобрать заметки с совещания. Или вернувшись из долгого путешествия мне надо распределить и организовать всё то, что я накопил в дороге. Бывает время, когда мне хочется сделать полный обзор предстоящей работы или какой-то её части. И, конечно, много времени я трачу на то, чтобы выполнить стоящие передо мной задачи.

Я обнаружил, что причина неудач в области самоорганизации заключается в беспрестанных попытках провернуть все пять фаз одновременно. Многие, едва усевшись с ручкой и бумагой для того, чтобы "составить список", тут же пытаются расставить "самые важные дела" в порядке приоритетов и совершенно не думают, что реально нужно сделать для их выполнения. Но если вы не решите, как всё-таки провести день рождения вашего секретаря только потому, что это "не так уж важно", этот самый день рождения станет "открытым вопросом", который будет высасывать из вас энергию, столь необходимую для эффективной концентрации на действительно важных делах.

В этой главе подробно описываются все пять фаз. Главы 4—8 содержат пошаговые инструкции по каждой фазе с множеством примеров.

Дата добавления: 2015-06-28