Відстеження фактичного ходу виконання завдань

Відстеження і управління ходом виконання

При управлінні проектом необхідно відстежувати елементи трикутника проекту: час, бюджет і ділянку охоплення. Корекція одного елементу впливає на два інших. Такі події, як непередбачені затримання, перевищення витрат і заміна ресурсів, можуть привести до проблем в календарному плані.

Якщо дані проекту постійно обновляються, то завжди є можливість переглянути останній стан проекту. Можна відстежувати фактичний хід виконання завдань, фактичні трудовитрати ресурсів, порівнювати фактичні витрати із запланованим бюджетом і вирівнювати завантаження ресурсів. Все це дозволить вчасно визначити потенційні проблеми, щоб знайти і застосувати правильне рішення.

Після створення проекту і початку роботи можна відстежувати фактичні дати початку і закінчення, відсоток виконання завдань або фактичні трудовитрати. Фактичні дані показують вплив змін на інші завдання і, зрештою, на дату закінчення проекту.

Визначте один або два показники ходу виконання для використання в проекті. Наприклад, ресурси можуть швидко уявити звіт про відсоток виконання трудовитрат щодо завдань, що дозволяє одержати загальне уявлення про хід виконання завдань. Або, навпаки, ресурси можуть звітувати про години роботи над кожним завданням за тижнями. Це займе більше часу, але дасть детальну картину ходу робіт. Вибір індикаторів залежить від ваших переваг і пріоритетів.

Відстеження ходу виконання за допомогою майстра відстеження

Майстер відстеження, що є частиною консультанта, допомагає створити таблицю, в якій можна будь-яким зручним способом обновляти відомості про хід виконання зав­дань. Використовуйте таблицю відстеження, що налаштовується, для ручного введення відомостей про хід виконання або для ухвалення оновлень через сервер Microsoft Project Server.

1. На панелі інструментів Консультант натисніть кнопку Відстеження.

2. Зліва виберіть посилання Підготовка до відстеження ходу роботи над проектом.

3. Виберіть режим відстеження: вручну або за допомогою серверу Microsoft Project Server.

4. Вкажіть, чи відстеження виконуватиметься шляхом вказівки відсотка завершення щодо трудовитрат фактичних, чи трудовитрат, що залишилися.

5. Далі відповідайте на питання і виконуйте вказівки, що з’являються на боковій частині.

6. У Microsoft Project в поточному представленні завдань створюється і відображається таблиця відстеження, що налаштовується.

7. Після завершення виберіть посилання Зберегти і закінчити роботу.

Порівняння ходу виконання завдань з планом

Щоб визначити завдання, дати яких істотно відрізняються від дат в базовому плані, використовуйте уявлення «Діаграма Ганта з відстеження». Після цього можна ско­ректувати залежності завдань, наново призначити ресурси або видалити певні завда­ння, щоб не порушувалися крайні терміни.

В уявленні «Діаграма Ганта з відстеженням» кожен відрізок завдання відображає дату початку і закінчення за базовим планом разом з поточними датами завдання і за­кінчення.

У міру введення фактичних даних верхній відрізок може переміщатися, демон­струючи відхилення від плану. Наприклад, якщо дата початку завдання «Опис експонатів» зміщується на два дні, а завдання виконано на 55%, то червоний календарний відрізок зсувається на два дні щодо нижнього відрізка базового плану.

1. У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта з відстеженням.

2. Щоб проглядати поля відхилень, в меню Вигляд виберіть команди Таблиця і Відхилення.

3. При необхідності натисніть клавішу TAB для перегляду полів відхилень. Щоб відомості про відхилення були доступні, необхідно мати збережений базовий план.

4. У меню Вигляд виберіть команди Панелі інструментів і Відстеження.

5. Відновіть відомості про хід виконання завдань в проекті.

Якщо завдання було розпочато або закінчено відповідно до календарного плану, виберіть його і натисніть кнопку Відновити за графіком.

Введення фактичних дат початку і закінчення для завдання

Завдання, початок або закінчення яких запізнюється, можуть стати причиною зривання календарного плану всього проекту через затримання дат початку і закінчення пов'язаних завдань. Завдання, розпочаті або завершені раніше накресленого терміну, можуть вивільнити ресурси для роботи над іншими завданнями, які відстають від календарного плану. У Microsoft Project можна за допомогою введених фактичних значень перепланувати календарний план для частини проекту, що залишилася.

1. У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта.

2. У полі Назву завдання виберіть завдання, які вимагається відновити за допомогою тих же значень.

3. У меню Сервіс виберіть команди Відстеження і Відновити завдання.

4. У групі Фактичні введіть або виберіть дату в полі Початок або Закінчення.

5. Якщо вводиться дата закінчення, слід переконатися у тому, що завдання виконано на 100%. У Microsoft Project ця дата приймається як фактична дата закінчення завдання і відповідно до неї переплановуються завдання-послідов­ники.

6. Натисніть кнопку OK.

При введенні фактичної дати початку або фактичної дати закінчення завдання змінюються відповідні дати календарного плану для цього завдання. Дати базового плану не змінюються.

Введення фактичної тривалості завдань

Якщо відомо, за скільки днів повинно бути виконано завдання, і якщо його виконання відбувається відповідно до плану, можна відстежувати хід завдання шляхом введення тривалості роботи ресурсу над завданням.

При введенні фактичної тривалості завдання Microsoft Project обновляє в кален­дарному плані фактичну дату початку, відсоток виконання завдання і тривалість, що залишилася.

1. У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта.

2. У полі Назва завдання виберіть завдання, для якого вимагається ввести фактичну тривалість.

3. У меню Сервіс виберіть команди Відстеження і Відновити завдання.

4. У полі Факт. тривалість введіть фактичну тривалість завдання.

5. Натисніть кнопку OK.

Якщо ви вважаєте, що завдання буде завершено раніше або пізніше запланованої дати, можна ввести нове значення в полі Решта тривалості.

Якщо введена фактична тривалість більша або рівна плановій тривалості, завдання стає виконаним на 100%, а планова тривалість прирівнюється до фактичної.

Оновлення ходу виконання завдання у відсотковому вираженні

Хід виконання завдання можна показати шляхом введення відсотка завершення для тривалості завдання. Вказівка відсотка завершення завдання дозволяє при відстеженні порівнювати фактичні дані з базовим планом, особливо для завдань з великою тривалістю.

1. У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта.

2. У полі Назва завдання виберіть завдання, для якого вимагається відновити дані про хід виконання.

3. Натисніть кнопку Відомості про завдання і відкрийте вкладку Загальні.

4. У полі Відсоток завершення введіть ціле число від 0 до 100.

5. Натисніть кнопку OK.

· За умовчанням в Microsoft Project відсоток завершення задачі позначається тонкою чорною лінією, розташованою горизонтально посередині кожного відрізка діаграми Ганта.

· Якщо завдання помічене як виконане на 100%, в Microsoft Project відображається позначка в полі Індикатори

Оновлення фактичних трудовитрат за проміжок часу

Фактичні трудовитрати за певний проміжок часу можна відстежувати за допомогою почасових полів Microsoft Project. Цей спосіб дозволяє вводити трудовитрати для окремого дня або тижня в календарному плані.

1. У меню Вигляд виберіть команду Використання завдань.

2. У меню Формат виберіть команди Подробиці і Фактичні трудовитрати.

3. У частині уявлення з почасовими даними в полі Факт. робота. введіть фактичні значення трудовитрат для кожного призначеного ресурсу.

Порівняння фактичних і планових трудовитрат для завдань

При управлінні призначеннями в проекті необхідно переконатися у тому, що завдання виконуються ресурсами відповідно до графіка. Якщо був збережений базовий план проекту, можна одержати відомості про відхилення.

Відхилення в календарному плані можуть бути сприятливими і несприятливими, залежно від типу і величини відхилення. Наприклад, якщо на завдання витрачено менше ресурсів, ніж заплановано, це добре, але одночасно це може означати, що ресурси виділені неефективно.

1. У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта.

2. У меню Вигляд виберіть команди Таблиця і Трудовитрати.

3. При необхідності натисніть клавішу TAB для перегляду поля Фактичні.

4. Порівняйте значення в полях Трудовитрати, Базовий план і Фактичні.

Значення в полі Відхилення показують різницю між трудовитратами за графіком і спочатку запланованими трудовитратами, збереженими в базовому плані.

Дата добавления: 2014-01-03