Первый вопрос (время 20 мин.) – Служебные совещания

Служебные совещания - ответственный вид работы руководителя и важный фактор организации деятельности всего органа управления. Деловые совещания проводят для обмена информацией, для ускорения процесса принятия решения и повышения их обоснованности. С помощью совещаний упрощается и ускоряется процесс доведения конкретных задач до непосредственных исполнителей, организации контроля и т.п. Вместе с тем совещания представляют собой одним наиболее дорогих видов служебной деятельности. Это обусловлено тем, что на совещании присутствуют руководители - самые высокооплачиваемые работники. Кроме того совещания приводят к скрытым потерям, связанным с «разбитостью» рабочего дня, с отсутствием руководителя на рабочем месте и невозможностью оперативно решать многие оперативные вопросы и т.п.

Совещания проходят, как правило, под представительством одного из руководителей. Принимаемые ими решения оформляются в виде рекомендаций, выполнение которых становится обязательным после утверждения их приказом, указанием, распоряжением, постановлением или другими организационно-распорядительными актами.

По характеру рассматриваемых вопросов различают следующие виды служебных совещаний.

Проблемные совещания. Они представляют собой форму коллегиального обсуждения и поиска рационального варианта управленческого решения какой-либо организационно-управленческой, технической и т.п. проблемы. Для таких совещаний характерны широкая дискуссия участников и принятие решения голосованием.

Схема проведения проблемного совещания: доклад, вопросы к докладчику, ответы докладчика, прения по докладу, выработка решения, принятие решения (постановления).

Принять рациональный вариант решения какой-либо проблемы на проблемном совещании можно следующими путями:

-найти оптимальное решение проблемы из числа тех возможных вариантов решений, которые были вынесены участниками совещания в ходе обсуждения проблемы;

 -выбрать наиболее подходящий вариант из тех, которые заранее были подготовлены для обсуждения на совещании;

 -принять решение проблемы, которое нашел руководитель до совещания, и в процессе убедил в его правильности сомневающихся.

Инструктивные совещания. Главная их задача-передать распоряжения, указания, директивы, рекомендации, а также необходимые сведения вниз по ступеням управления для выполнения. Передаваемые распоряжения, директивы на инструктивных совещаниях конкретизируются для каждого уровня и звена управления, при необходимости - для каждого исполнителя определяются объемы работ и сроки их выполнения с учетом объемов и сроков, оговоренных в директивных документах. Участники совещаний принимают активное участие в уточнении заданий и определении направлений и путей их скорейшего выполнения.

Оперативные (диспетчерские) совещания. Главная их задача - быстро получить достоверную информацию о состоянии дел. Участники совещания передают информацию о ходе дел в органах и подразделениях руководителю, ведущему совещание.

В процессе оперативного совещания отмечаются факты своевременного выполнения заданий, а также проявившиеся узкие места и наметившиеся сбои в работе. Руководитель оперативно реагирует на складывающуюся обстановку.

На оперативных совещаниях, как правило, не бывает докладов, а идет активный обмен мнениями, в процессе которого могут быть вопросы и реплики с мест, могут также проходить короткие деловые диалоги.

Подготовка совещания. Неподготовленные совещания - это, как правило, неэффективные совещания. Для того чтобы сократить их длительность и повысить эффективность, прежде всего, следует убедиться в том, что оно действительно необходимо, что без совещания руководитель не в состоянии решить тот или иной вопрос. К сожалению, такой подход пока редко применяется на практике. До 25% руководителей не убеждены в целесообразности проведения тех или иных совещаний.

Главным условием проведения эффективных совещаний является их тщательная подготовка, поэтому нельзя жалеть времени на это. Подготовка любого совещания включает следующие моменты:

1.Четкая формулировка цели совещания. Чем более конкретна цель совещания, тем больше надежды на его высокую результативность.

2.Разработка повестки дня. Сюда входит определение тематики, формирование повестки дня, назначение даты и времени начала совещания, определение его ориентировочной длительности. Подробная, четкая повестка дня позволяет участникам лучше подготовиться и к участию, и к выступлениям.

3.Подготовка руководителя к совещанию, подготовка доклада и проекта решения.

4.Определение состава участников. Оптимальное число участников совещания в большинстве случаев составляет 5-8 человек. Увеличение их числа ведет к удлинению совещаний и резкому снижению активного участия, т.е. к простому отсиживанию времени. Кроме того, почему-то организаторы совещаний не могут иметь дело ни с кем, кроме как со старшими руководителями органов, подразделений ГПС, со старшими руководителями учреждений, организаций, предприятий. А всегда ли, по каждому вопросу нужно собирать именно руководителей? Может быть лучше приглашать на совещания специалиста по данному вопросу?

Оповещение участников. О совещании и его повестке дня лучше всего проинформировать всех приглашенных письменно. Письменная информация намного эффективней устной. Она допускает меньше искажений, и обладает большей обязательностью для исполнения. В повестке дня следует указать дату проведения совещания, время начала и окончания; место проведения; изложить четкую формулировку всех вопросов, выносимых на обсуждение; перечислить фамилии докладчиков, содокладчиков и ответственных за подготовку каждого вопроса; указать время, отведенное для обсуждения каждого вопроса, а также место, где можно познакомиться с информацией по каждому вопросу.

Для повышения эффективности совещания рекомендуется вместе с повесткой дня разослать и проект решения (или несколько его вариантов). В этом случае уже во время подготовки к совещанию участник, который отвечает за подготовку определенного вопроса, может собрать основные замечания по проекту.

Требования к помещению. Наилучшим местом для проведения совещаний является специально оборудованное помещение. В нем должны быть: специальный стол (лучше всего круглый), настольные часы, микрофоны, если помещение велико, таймер (или песочные часы). Телефон и селектор целесообразно расположить в соседней комнате.

Как считают специалисты, круглая форма стола способствует большей демократичности обсуждения. Обычные же длинные столы для совещаний, которые стоят в кабинетах руководителей, заставляют участников рассаживаться по старой традиции - во главе стола председатель, ближе к председателю садятся, как правило, участники с более высоким должностным статусом, в конце стола - самые молодые и низкие по должности.

Помещения для совещаний должно иметь хорошую вентиляцию и возможности регулирования температуры. Установлено, что отсутствие вентиляции, а также низкая и высокая температура в помещении значительно снижает производительность умственного труда и эффективность совещаний.

Установлено, что на совещаниях, при прочих равных условиях, чаще всего начинают конфликтовать люди, сидящие друг против друга, и реже - те, что сидят бок о бок. Поэтому председательствующий, зная о взаимоотношениях участников, может повлиять на то, чтобы не посадить напротив друг друга тех, кто может «сорваться», схватиться и помешать решению обсуждаемых вопросов.

Продолжительность совещаний рекомендуется планировать заранее и оповещать об этом всех участников. В повестке дня рекомендуется проставлять время, отведенное на вопросы и назначать ответственных за их подготовку. Задача ответственных - решить запланированный вопрос, уложившись в отведенное для этого время.

Проведение совещания. Составляется план (сценарий) проведения совещания с перечислением всех его организационных, процедурных элементов с указанием ориентировочных затрат времени.

Например:

1.Вступительное слово, согласование с участниками повестки дня, утверждение регламента, объявление предполагаемой длительности совещания - 3 мин.

2.Объявление темы доклада, фамилии, имени и отчества, должности (места работы) докладчика - 1мин.

3.Доклад - 10-20 мин.

4.Вопросы - 3-5 мин.

5.Прения -25-40 мин.

6.Заключительное слово докладчика - 5 мин.

7.Принятие решения - 5 мин.

8.Справки, объявления, замечания - 2-3 мин.

Продолжительность совещания должна быть минимальной. Так, для оперативных совещаний рекомендуемая продолжительность 20-30 минут, прочие - 1,5-2,0 часа. У нас же, к сожалению, часто пятиминутки, оперативки затягиваются на часы. В чем же причина? Одна из главных причин - нечеткий регламент и отсутствие организационной культуры. Регламент - это закон любого совещания! Нельзя допускать малейших его нарушений. Начало совещания - точно в срок, доклад, выступления - точно по регламенту. Уважение к регламенту - это уважение и к руководителю, и к участникам совещания.

О порядке на совещаниях. Руководитель не имеет права заставлять ждать себя. Если он имеет привычку опаздывать, значит и участники постоянных совещаний также будут проявлять недисциплинированность. У них тоже найдутся уважительные причины к опозданиям.

Дата добавления: 2014-01-03