Характеристика АРМ

(определение, требования и функции, виды обеспечения)

Автоматизированное рабочее место (АРМ) — это комплекс средств, реализованный на базе профессио­нальной ПЭВМ для решения задач в определенной пред­метной области.

В зависимости от решаемых задач управления пер­сонал фирмы можно разделить на три категории: руко­водитель и его заместители, специалисты и технические работники.

Обобщенная характеристика задач управле­ния, решаемых руководителем и его заместителями:

· задачи чаще всего многокритериальные;

· функциональные зависимости между факторами управления и критериями могут отсутствовать или быть неопределенными;

· задачи плохо формализуются и алгоритмизируют­ся;

· задачи редко повторяются;

· решение задачи, как правило, многошаговое.

Основой решения этой группы задач является твор­ческий потенциал человека и его личные качества: ква­лификация, информированность, интуиция, прошлый опыт. В настоящее время некоторые специалисты счита­ют, что не существует принципиально неформализуемых задач, вопрос только в наличии информации необходи­мого количества и качества, использовании новых математических приемов и достаточных вычислительных мощностей ПЭВМ.

Специалисты составляют интеллектуальный базис фирмы, так как от качества собираемой ими информации и ее обработки зависит эффективность принимаемых руководителем решений. Задачи специалистов в большинстве случаев слабо формализуемы и структури­рованы. Поэтому творческое начало у специалистов за­нимает в работе значительное место.

Характеристика задач технических работников (ма­шинисток, корректоров, делопроизводителей и др.): за­дачи однокритериальные, зависимости между фактора­ми управления и критерием имеются, задачи хорошо формализуются и алгоритмизируются, часто повторяют­ся и имеют одношаговое решение. Эти задачи не пред­ставляют значительных трудностей для исполнителей, кроме затрат необходимого времени.

На всех этапах управления при решении большин­ства задач используются различные АРМ. Но степень компьютеризации (автоматизации) решения задач может быть разной. Так, характер задач технических работни­ков и опыт создания АРМ показывает, что решение боль­шинства этих задач может быть компьютеризировано. Однако в силу особого характера создание АРМ для ру­ководителей встречает серьезные затруднения научно-технического, материального и временного плана. По­этому нельзя создать универсальное рабочее место для руководителей различного профиля.

Общими требованиями к АРМ всех категорий ра­ботников фирмы являются:

· простота общения пользователя с АРМ;

· оперативность ввода, обработки, размножения и поиска документов;

· возможность оперативного обмена информацией между персоналом фирмы;

· исключение положений, когда пользователь ока­зывается в тупиковой ситуации;

· возможность ввода ошибочных данных с указа­нием пользователю на ошибку;

· возможность настройки АРМ под конкретного пользователя;

· эргономичность конструкции;

· безопасность для здоровья пользователя.

Отличие АРМ на базе ПЭВМ от просто ПЭВМ на рабочем столе пользователя заключается в том, что АРМ функционально и эргономически настраивается под конкретного пользователя (персональное АРМ) или группу пользователей в групповом АРМ.

Hа различных этапаx управления широко применяют­ся АРМ с возможностью подготовки текстовых и графичес­ких документов, обработки данных, заданных в табличной форме, создания и использования собственных и учрежден­ческих баз данных.

Для успешной работы пользователей можно выделить следующие виды обеспечения функционирования АРМ.

Техническое обеспечение представляет собой ПЭВМ с необходимыми периферийными устройствами и средствами коммуникации. Тип ПЭВМ и набор периферийных уст­ройств определяется функциональным назначением АРМ.

Информационное обеспечение включает сведения об источниках и потребителях информации, периодичность обновления, объем, диапазон изменения, точность, форматы и другие характеристики входных и выходных данных. Основными источниками информации для АРМ являются базы данных.

Математическое обеспечение объединяет совокуп­ность математических методов, моделей и алгоритмов обработки информации на разных этапах управления.

Программное обеспечение - совокупность программ автоматизации решения задач в соответствии с функци­ональным назначением АРМ. Например, в АРМ руково­дителя входят:

· деловой пакет (календарь, адресная, телефонная и записная книжки, личные планы работ, каль­кулятор, будильник и др.);

· пакет поддержки принятия решения;

· пакет контроля выполнения поручений;

· пакет обеспечения коммуникаций.

АРМ бухгалтера включает:

· специализированный пакет бухгалтерских работ;

· текстовой редактор.

Лингвистическое обеспечение — специальный язык диалога пользователя с АРМ, обеспечивающий однознач­ное соответствие между действиями пользователя и ре­акцией АРМ. Язык АРМ является непроцедурным и про­блемно-ориентированным. В процедурно-ориентированном языке процесс обработки представлен последовательно­стью процедур манипуляции с данными, не зависящими от конкретной ПЭВМ. Процедурный язык задает, как выполнять действие, а непроцедурный - что нужно выполнить, не детализируя, как это сделать. Процедуру выполнения действий организуют внутренние средства языка без участия пользователя. Проблемная ориента­ция языка определяется предметной областью и назначе­нием АРМ. Например, язык АРМ бухгалтера, естествен­но, должен отличаться от языка АРМ руководителя.

Защитное обеспечение — совокупность средств за­щиты информации АРМ от несанкционированного дос­тупа и преднамеренного ее искажения. К защитному обеспечению относятся социальные и формальные мето­ды защиты информации АРМ.

Методическое обеспечение определяет поведение пользователя в среде АРМ. Оно включает инструкции по работе в среде АРМ и средства обучения пользователей на бумажных или машинных носителях.

Правовое обеспечение совокупность правовых норм, регламентирующих отношения между пользовате­лями АРМ внутри фирмы, а также с внешними источни­ками и потребителями информации.

Эргономическое обеспечение предусматривает созда­ние благоприятных условий для использования АРМ при высокой производительности труда и низкой утомляемо­сти пользователей. Эргономические требования к АРМ очень разнообразны, в них тесно переплетаются как тех­нические, так и программные аспекты.

При покупке, организации, эксплуатации или мо­дернизации АРМ силами фирмы следует руководствовать­ся следующими принципами:

1) Принцип минимальных затрат ресурсов пользо­вателя (временных, физических, интеллектуаль­ных, психологических и др.) на решение задачи.

2) Принцип максимального взаимопонимания с АРМ. Средства АРМ должны обеспечивать эффек­тивную поддержку работы пользователя: техни­ческую, информационную, программную, методи­ческую и др.

3) Принцип минимального объема занятой «опера­тивной» памяти у пользователя. Так как ско­рость переработки информации у пользователя и его пропускная способность существенно ограни­чены, то необходимо, чтобы в процессе работы с АРМ пользователь запоминал как можно меньше информации.

4) Принцип минимального психологического рас­стройства пользователя по причинам, которые препятствуют решению задачи из-за АРМ (недостаток информации, ошибки программ, отказы ПЭВМ и др.).

5) Принцип учета профессиональных навыков пользователя. Принцип требует минимума усилий для овладения приемами работы с АРМ и мини­мизации последствий при ошибочных действиях пользователя.

6) Принцип максимального контроля работы АРМ со стороны пользователя на всех этапах решения задачи.

Соблюдение названных общих принципов позволит эффективно организовывать и эксплуатировать АРМ раз­личного назначения.

17. Основные особенности и общие принципы работы с программой «1С: Бухгалтерия».

В настоящее время существует очень много разно­образных программных средств для автоматизации бухучета. Практически все они предлагают стандарт­ный набор инструментов для облегчения труда бухгал­тера и лучшей организации бухучета. Программы по­зволяют автоматизировать следующие участки бухгалтерского учета:

• Банк, касса.

• Основные средства и нематериальные активы.

• Учет товарно-материальных ценностей.

• Валютный учет.

• Учет произведенной продукции и оказанных услуг.

• Расчеты с организациями.

• Расчеты с подотчетными лицами.

• Расчеты по заработной плате.

• Расчеты с бюджетом и внебюджетными фондами.

Помимо этого, некоторые программы позволяют ве­сти складской учет в рамках бухгалтерии.

Кроме того, некоторые фирмы-разработчики про­граммного обеспечения пошли по пути комплексной автоматизации деятельности предприятий. В число та­ких программ входит, например, комплексы « 1С:Предприятие», «Галактика». Они обеспечивают автомати­зацию не только бухгалтерского учета, но и планово-экономической деятельности, торговли и других сфер деятельности.

Программа «1С:Бухгалтерия» является компонен­той ведения бухгалтерского учета в комплексе про­грамм «1С:Предприятие» и может работать совместно с другими его компонентами.

«1C: Бухгалтерия» — вероятно, самая распространен­ная программа автоматизации бухучета в странах СНГ.

Программа имеет современный внешний вид; раз­делы главного меню интуитивно понятны даже неопыт­ному пользователю; в отдельные группы скомпонова­ны справочники, документы, отчеты и журналы, что дает возможность наглядно и быстро работать с ними. В программе имеется справочник корректных прово­док, что уменьшает вероятность ошибки при коррес­понденции счетов. Каждый бухгалтер может иметь свои настройки, свои пункты меню и панели инстру­ментов в зависимости от обслуживаемого им участка бухучета и права доступа к данным, хранящимся в си­стеме. Есть возможность уходя со своего рабочего мес­та заблокировать работу с программой; без вашего лич­ного пароля никто не сможет получить доступ к про­грамме и данным бухгалтерского учета.

Как и в более ранних версиях, для регистрации до­кументов, операций и проводок используются журна­лы, количество которых определяется настройкой про­граммы. В типовой настройке присутствуют журнал до­кументов, журнал операций и журнал проводок.

Проводки могут формироваться разными способами: пользователем вручную, с помощью типовых операций и первичных документов. Типовые операции могут быть разбиты на группы, связанные с одним участком бухгалтерского учета.

Первичные документы форми­руются с помощью раздела «Документы». В типовой конфигурации все документы этого раздела разбиты на группы по смысловому содержанию. Отдельно стоит сказать о так называемых регламентных документах. К ним относятся документы по начислению износа ОС и НМА, переоценке валюты и закрытию месяца, эти документы вводятся один раз в месяц.

Так как план счетов — основа ведения бухгалтер­ского учета на предприятии, программа поставляется с настройкой на стандартный план счетов, установлен­ный соответствующими нормативными документами. В зависимости от конкретной конфигурации програм­ма может иметь несколько планов счетов. Активным может быть только один из них. Данная возможность может быть полезна при ведении на одном компьютере бухгалтерского учета для нескольких предприятий. Это еще одна из особенностей «1С:Бухгалтерии».

В программе предусмотрено большое количество иерархических справочников аналитического учета (организации, сотрудники, материалы и т.д.). Для них определен специальный термин — субконто. Любому из счетов (субсчетов) можно поставить в соответствие любой справочник аналитического учета. Например, можно вести аналитический учет на 60 счете в разрезе контрагентов — поставщиков. К одному счету может быть прикреплено до пяти справочников субконто, что позволяет вести многомерный аналитический учет. Кроме того, программа позволяет вести многовалют­ный учет. Для этого предусмотрено ведение справоч­ника видов валют и их курсов.

Программа поставляется с большим набором форм стандартной бухгалтерской отчетности — главная кни­га, журналы-ордера, книги продаж и покупок и т.п. В стандартную поставку входят регламентированные формы отчетности. Регламентированные отчеты — это налоговые и бухгалтерские отчеты, предназначенные для представления в налоговые органы, а также отче­ты для внебюджетных фондов. Кроме того, в програм­му входит набор форм статистической отчетности. Фор­мы отчетности ежеквартально изменяются в соответствии с текущими нормативными документами и бес­платно передаются зарегистрированным пользовате­лям. Помимо этого программа позволяет создавать произвольные отчеты, отражающие особенности веде­ния учета на вашем предприятии. Произвольные от­четы могут настраиваться самим бухгалтером или про­граммистом.

После установки программы создается папка «1С: Предприятие». Запустить программу можно теми же способами, что и любую другую программу в Windows. Например, это можно сделать из меню Пуск: Пуск — Программы — 1C:Предприятие. Для большего удобства можно создать ярлык программы и поместить его на Рабочий стол.

После первого запуска программы программа предложит вам «Совет дня» — краткое напоминание о том, как сделать работу более быстрой и удобной.

Под заголовком окна расположено главное меню программы, а сразу под ним типовые панели инстру­ментов. Остановимся чуть подробнее на на­значении этих элементов программы.

Пункты меню Файл имеют стандартный характер для Windows-программ. С их помощью можно обра­щаться к файлам «1С:Бухгалтерии», создавать новые файлы и распечатывать документы. Кроме того, с по­мощью этого пункта можно завершить работу с про­граммой. Для этого необходимо выбрать Файл —> Вы­ход. Некоторые пункты меню Файл дублируются кноп­ками на панели инструментов.

О следующем пункте стоит сказать особо. Пункт меню Действия может иметь разное содержание. Да и сам он не всегда присутствует в главном меню. Дело в том, что этот пункт появляется только тогда, когда пользователь в программе совершает какие-то действия, которые и определяют его содержание. Если выбрать этот пункт, то открывается список всех действий, которые можно выполнить в текущем режиме работы. Некоторым пунктам меню соответствуют кнопки на панели инструментов.

В пункте меню Операции можно обращаться ко всем журналам и справочникам, плану счетов, спискам кор­ректных проводок и типовых операций. Кроме того, здесь содержится еще один очень важный режим — «Управление бухгалтерскими итогами». На панели инструментов также имеются соответствующие ему кнопки.

Доступ ко всем группам справочников объектов ана­литики (субконто) осуществляется с помощью пункта меню Справочники. Можно просматривать существу­ющие группы справочников, добавлять новые группы, добавлять или удалять субконто.

Меню Документы предназначено для формирования всех первичных и регламентных документов, имею­щихся в программе.

Меню Журналы обеспечивает доступ к общему жур­налу, журналам документов, проводок и операций, а также ко всем журналам-реестрам, формируемым про­граммой, например, реестру доверенностей. Здесь же находится режим «Обработка документов», предназ­наченный для групповой обработки хозяйственных операций или документов и формирования соответству­ющих реестров. Например, с помощью этого режима можно проводить пересмотр цен на товары.

Для получения разнообразных форм бухгалтерской отчетности предназначен пункт меню Отчеты. Он содер­жит бухгалтерские отчеты, как стандартные (шахматка, оборотно-сальдовая ведомость, журналы-ордера и ведомости по конкретному счету и др.), так и регламен­тированные (отчеты в ГНИ, внебюджетные фонды, статотчетность). Еще здесь содержатся кассовая книга, книги покупок и продаж. Этому пункту меню соответ­ствует целая группа кнопок на панели инструментов.

В меню Сервис находятся пункты, которые облег­чат работу с программой: калькулятор, вызываемый из любого места программы, календарь, табло счетов (очень удобный инструмент для получения опера­тивной информации об оборотах и остатках на счетах). При любых изменениях в бухгалтерских итогах инфор­мация на табло сразу же меняется. Здесь же можно осу­ществить блокировку программы от несанкциониро­ванного доступа. В этом разделе находятся также не­которые другие пункты, без которых начинающий пользователь пока "может обойтись.

Последние два меню Окна и Помощь стандартные. Они есть практически у всех программ для Windows. С их помощью можно управлять окнами, которые от­крывает программа, получать контекстно-зависимые справки в любом режиме работы — электронный под­сказчик поможет вам, если вы вдруг забыли, как со­вершить то или иное действие, а воспользоваться ли­тературой нет времени или возможности.

18. Программа «1С:Бухгалтерия»: заполнение констант и справочников, ввод начальных остатков.

Перед началом ввода данных в программу необхо­димо ввести необходимую информацию об организа­ции, ответственных лицах и т.п. Для этого программа при первом запуске сразу предлагает задать соответ­ствующие параметры настройки. Но вы можете сделать это и чуть позже, воспользовавшись, меню Настройка.

Затем надо просмотреть и откорректировать план счетов бухучета. Для этого необходимо выбрать пункт меню План счетов из раздела Операции или же щелк­нуть на кнопке панели инструментов. Кроме того, окно плана счетов используется в некоторых режимах работы программы для выбора счета из списка. Напри­мер, при вводе операций счета можно вводить с клави­атуры или выбрать из плана счетов.

Еще один важный элемент подготовки программы к работе — настройка справочников объектов аналитики. Справочники – это информационные объекты, предназначенные для хране­ния сведений о множестве однотипных элементов, которые используются при выполнении операций и подготовке документов.

Справочники предназначены для ведения аналитического учета на счетах, а так же ввода различной информации в первичные документы. Справочник представляет собой одноуровневый или многоуровневый список. Справочники типовой конфигурации имеют вложенность не более 4-х уровней, однако многие справочники представляют собой одноуровневые списки.

Некоторые справочники содержат поля, значениями которых служат элементы других справочников. Например, справочник «Сотрудники» имеет реквизит «Подразделение». При вводе в справочник «Сотрудники» нового элемента значение реквизита «Подразделение» выбирается из одноименного справочника.

Особое место занимает справочник «Договоры», который подчинен справочнику «Контрагенты». Справочник «Договоры» открывается только после выбора конкретного контрагента и содержит перечень документов (договоры, счета и пр.), относящихся к данному контрагенту.

Заполнять справочники можно как предварительно, так и в процессе ввода операций и документов. Тем не менее, некоторые справочники целесообразно заполнить заранее. Рекомендуется до начала работы с документами занести банковские счета вашей организации в справочник «Банковские счета». Справочник «Валюты» в других справочниках и документах доступен как список значений только для выбора, поэтому его также рекомендуется заполнить заранее.

Остальные справочники можно заполнять в произвольном порядке.

Некоторые реквизиты справочников являются периодическими. Значения таких реквизитов заносят на даты ввода этих значений. Если периодические реквизиты используются при вводе документов, то, как правило, используются значения таких реквизитов, актуальные на дату документа. Например, в справочнике «Сотрудники» одним из периодических реквизитов является реквизит «Оклад», в котором хранится должностной оклад сотрудника. При вводе нового документа по расчету заработной платы оклад сотрудника будет извлекаться из справочника на дату расчета зарплаты. Запись значений периодических реквизитов осуществляется одновременно с записью самого справочника – при нажатии кнопок «Записать» или «Ок» или при завершении редактирования строки справочника. При этом автоматически вызывается диалог записи значений периодических реквизитов.

КОНСТАНТЫ. Служат для представления в информационную базу (ИБ) постоянной (практически не меняющейся) или условно постоянной (меняющейся, но с большим периодом) информации. Примером может служить общая информация о предприятии, на котором ведется учет: наименование предприятия, его юридический и почтовый адрес, данные о руководителях (директор, главный бухгалтер), величина НДС и т. д. Для ввода констант пользуются командой Операции – Константы.

19. Программа «1С:Бухгалтерия»:

Дата добавления: 2014-01-03