КАТЕГОРИИ: Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748) |
Подготовка дел для хранения в архиве и оперативного хранения
Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству (изд.9-е пер. и доп.). Технические условия безопасности в работе архива. Архив предприятия Подготовка дел для хранения в архиве и оперативного хранения Применяемая технология занятия: последовательное изложение материала с последующим закреплением знаний контрольным опросом и корректировкой ответов. Основные показатели: номенклатура дел, регистрация документов, отчёт о работе с документами Практическое применение: организация системы учёта документации по направлениям деятельности предприятия Самостоятельная работа: подготовка номенклатуры дел
Вопросы контрольного закрепления темы. 1. Что такое архив? 2. Этапы подготовки дела к сдаче в архив? 3. Для чего составляется внутренняя опись документов? 4. Какую информацию вносят в заверительный лист дела? 5. На какие документы составляется опись при сдаче их в архив? 6. Какой документ составляют при подготовке дел к уничтожению? 7. Какие дела готовят к уничтожению? Библиография
1. Делопроизводство: Образцы документы. Организация и технология работы. Более 120 документов.- М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2003. Гл. 6.3 2. Березина Н.М. и др. Современное делопроизводство. -Спб.: Питер, 2004. Гл.7.5 М.:А-Приор, 2007. Гл. 6.8.9…6.8.14
Завершённые дела, проекты, особые документы постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет) подлежат обязательной подготовке. Подготовка состоит из следующих этапов:
Ø Укладка документов в хронологии (прямой или обратной) Ø Проверка толщины дела (не более 25 мм) и распределение его на тома Ø Нумерация листов в правом верхнем колонтитуле (чёрным цветом) Ø Корректировка полей для подшивки подклейкой (не менее 20 мм) Ø Выравнивание документов по нижней и правой стороне Ø Вырезка 2-х листов картоны размером 320 х 230 мм Ø Укладка документов на картон с оставлением защитных полей Ø Укладка 2-го листа сверху Ø Закрепление документов (струбциной) для прошивки Ø Наметка точек прошивки: 50..60 мм друг от друга и 10 мм от края, не менее 4 шт. Ø Прошивка белой ниткой с помощью штопальной иглы прямым и обратным ходом Ø Затягивание ниток (1-й номер) на задней обложке снизу, обрезка с оставлением амортизатора не менее 3 мм Ø Наклеивание на внешнюю сторону стандартной обложки Ø Внесение информации на обложку (чёрным) в соответствие с НД. Ø Приклеивание на внутренней стороне обложки внутренней описи. Если она состоит из нескольких листов, то последний приклеивается наглухо, а остальные за край с левой стороны Ø Заполнение внутренней описи Ø Приклеивание листа на внутреннюю сторону последнего листа обложки (за верхнюю часть листа) для заверительной надписи Ø Подготовка заверительной надписи о состоянии дела членом ЭК. В книгах и журналах заверительная надпись делается на обороте последнего листа, в картотека на дополнительной карточке в конце. При отсутствии подшивки лист с заверительной надписью просто вкладывается в упаковку.
При составлении внутренней описи для электронных носителей информации вместо листов указывается объём информации в килобайтах. Форма внутренней описи и заверительной надписи приведены ниже.
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ 2011.02.22 Документов дела № __________
Итого 45 (сорок пять) документов. Количество листов внутренней описи 3 (три).
Должность И.О.Фамилия ЗАВЕРИТЕЛЬНЫЙ ЛИСТ ДЕЛА № ____________ 2011.02.22 В дело подшито и пронумеровано 240 (двести сорок) листов, в том числе: литерные листы 3а, 3б, 222,а,222б + 3 (три) листа внутренней описи. Особенности дела приведены в таблице ниже:
Должность составителя И.О.Фамилия
ЭК составляет описи дел подготавливаемых к сдаче в архив. Как правило, опись составляется на документы одного года. Дела вносятся по степени важности. Каждое дело получает свой порядковый (архивный) №, который затем проставляется на обложке дела. Форма описи приведена ниже. Федеральное государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования Донской государственный межрегиональный колледж строительства,
Дата добавления: 2014-01-03; Просмотров: 263; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы! Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет |