Состав реквизитов и виды бланков организационно-распорядительных документов согласно ГОСТ р 6. 30-2003

Лекция №2

Вопрос 1. ГОСТ Р 6.30-2003. Классификация организационно-распределительных документов

Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами.

Каждый вид документа (приказ, письмо, акт) имеет определенный набор реквизитов. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003. Общее число реквизитов документа составляет 30.

ГОСТ Р 6.30-2003 распределяется на организационно-распределительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распределительной документации.

Стандарт устанавливает: состав и схемы расположения реквизитов; требования к оформлению реквизитов; требования к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Организационно-распределительный документ – это вид письменного документа, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов, а так же вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Организационно-распределительные документы можно классифицировать на четыре группы:

· Организационно-правовая документация (учредительный договор, уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания);

· Распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);

· Информационно-справочная документация, которая условно подразделена на:

- оперативно-информационную (письма, телеграммы, факсы, докладные и служебные записки и т.п.);

- справочно-информационную (акты, протоколы, отчеты и др.);

· Документация по личному составу (заявления, трудовые договоры, характеристики, личные карточки, учетные формы и др.)

Внедрение ГОСТ 6.30-2003 в организации предполагает разработку инструкцию по документационному обеспечению управления, проведению учебных занятий с работниками, имеющими отношение к вопросам подготовки документов, оформление бланков (формуляр-образец документа). Формуляр-образец документа – это модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Требование ГОСТ 6.30-2003 являются рекомендованными, что следует истолковывать как требования, допускающие некоторые послабления в оформлении документов по сравнению с жесткими требования ранее действующих и ныне отмененных стандартов (ГОСТ Р 6.30-97 и его предшественников ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-92).

Вопрос 2. Состав реквизитов организационно-распорядительных документов (ОРД)

При подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты:

01-Государственный герб РФ; 02-Герб субъекта РФ; 03-Эмблема организации или товарный знак; 04-Код организации; 05-Основной государственный регистрационный номер (ОРГН) юридического лица; 06-Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт (ИНН/КПП); 07-Код формы документа; 08-Наименование организации; 09-Справочные данные об организации; 10-Наименование вида документа; 11-Дата документа; 12-регистрационный номер документа; 13-Ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14-Место составления или издания документа;

15-Адресат; 16-Гриф утверждения документа; 17-Резолюция; 18-Заголовок к тексту; 19-Отметка о контроле; 20-Текст документа; 21-Отметка о наличии приложения; 22-Подпись; 23-Гриф согласования документа; 24-Визы согласования документа; 25-Оттиск печати; 26-Отметка о заверении копии; 27-Отметка об исполнителе; 28-Отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29-отметка о поступлении документа в организацию; 30-Идентификатор электронной копии документа.

Предусмотренный стандартом состав реквизитов следует считать типовым, поскольку набор их при подготовке документов одного и того же наименования в различных управленческих ситуациях может быть различным.

Состав реквизитов подразделяют на постоянные и переменные реквизиты. Постоянные в обязательном порядке повторяются на бланках всех документах данного наименования. Переменные реквизиты наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа.

Вопрос 3. Схема расположения реквизитов

Стандарт рекомендует два варианта расположения реквизитов на бланках – продольный и угловой.

Продольный бланк предполагает расположение реквизитов заголовочной части документа вдоль верхней части листа с их центровкой, то есть равным удалениям каждой строки от левого и правого поля.

Угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхней левой части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, так как правый верхний угол используется для указания адресата и экономит до 20% площади листа документа.

Продольное расположение реквизитов чаще применяют при оформлении общих бланков, а угловое – для бланков писем.

Рассмотрим расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка.

На рисунке цифрами от 01 до 30 обозначены реквизиты в границах зон, очерченных штриховыми линиями.

Все поле формата условно разделяют на три части:

· Служебное поле документа;

· Поле для размещения реквизитов углового или продольного штампов;

· Рабочее поле документа.

Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения.

Поле для размещения реквизитов углового штампа располагается в левом углу формата или в верхней его части при продольном варианте расположения штампа.

Остальная – большая часть площади формата – составляет рабочее поле документа.

Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка (рис. 1)

Рисунок 1 Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

Дата добавления: 2014-01-03