Адресат

Вопрос 7. Требования к оформлению реквизитов, размещаемых на рабочем поле документа

Место составления или издания документа

Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Ссылка используется только в тех видах документов, например письмо, докладная записка, которые являются ответами на запрос. Сведения переносятся с поступающего (входящего) документа.

Место составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации».

Рекомендуется указывать данный реквизит на контрактах и договорах.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. При адресовании документа должностному и физическому лицу инициалы указывают перед фамилией.

Наименование организации и ее структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:

Минюст России

Управление систематизации

законодательства

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Президенту АОЗТ

«Ломоносовский фарфоровый завод»

В.И.Петрову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или подразделений, их следует указывать обобщенно, например:

Руководителям предприятий

Южного административного округа

Допускается центрировать каждую строчку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например:

Главному редактору

Издательского дома

«Медиадом»

Н.В.Семиной

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Если письмо адресуется организации, указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение

Всероссийский начно- исследовательский

институт документирования и

архитектурного дела

Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя, например:

ул. Садовая, д.5, кв.12

Киреевский р-н, г.Липки

Тульской обл., 301264

О.П.Образцову

При адресовании документа одновременно организации и физическому лицу адресат следует оформлять по примеру:

УВД ЦАО г.Москвы

Начальнику управления

полковнику милиции

С.М.Тюриной

При адресовании внутренних документов указывается только название структурного подразделения или должность, инициалы и фамилия его руководителя.

16 – Гриф утверждения документа

Гриф утверждения документа располагают в правом углу документа.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слов УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалы, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АОЗТ «Болшевский текстиль»

Личная подпись И.В.Сергеев

12.09.2012

Допускается в реквизите «Гриф утверждения» документа центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АОЗТ «Болшевский текстиль»

Личная подпись И.В.Сергеев

12.09.2012

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания

акционеров от 15.08.2012 № 14

или

УТВЕРЖДЕНО

приказом председателя

правления банка

от 01.02.2012 № 82

Дата добавления: 2014-01-03