Листы. Книги. Связки

Тетради

Другим способом хранения документов были «тетради».

«Тетрадь» представляла собой документ или ряд документов, написанных на двух или более отдельных листах или полулистах, вшитых друг в друга наподобие обычной тетради. Таким образом, признаком этой формы была наличность в тетради не менее четырех листков того или иного формата: если тетрадь сшита из целых листов, то она называлась тетрадью «в десть»; если же тетрадь состояла из сшитых полулистов, то она называлась тетрадью в полдесть. Вторым признаком, характеризующим «тетрадь», является один общий корешок.

Если две, или несколько тетрадей подшивались одна к другой таким образом, что получалась тетрадь о двух или нескольких корешках, то такая тетрадь называлась «книгой. Таким образом, первоначальным признаком, отличавшим эту форму от формы тетради, была количественная разница в корешках, но не переплет, как указывает. Например, Д.Я. Самоквасов. Дело в том, что переплеты, особенно в провинции, бывали очень редки, и если книга была переплетена, то это отмечалось особо, в роде, например: «книга в досках»....

Наконец, дела и документы, не соединенные ни в столбцы. Ни в тетради, ни в книги, сгруппировывались (с.67) в так называемые свертки и связки: в них механически связывались или свертывались порою самые разнородные документы, что и отмечалось на тогдашнем языке словом «рознь» или «розница всякая». В связки могли попадать также тетради и книги. Кроме того, иногда именно книги и являлись основным ядром связки, с которым перевязывались отдельные документы; в таких случаях связка называлась обыкновенно так: «книги (о том-то), а к ним привязано...»... По размерам связки могли быть различны: бывали связки очень большие, объединявшие документы за несколько лет, и наряду с этим встречались связки, заключавшие в себе лишь несколько документов.

Архивы местных органов управления Текущее делопроизводство в провинции

Судебник 1550 г. предписывал, чтобы старосты, сотские, десятские и все люди провинциальных городов за руками своими и земского дьяка «розметные книги ежегод присылали в Москву, к тем бояром и дворецким, и к казначеям, и к дьякам, у кого будут городы в приказе». Следовательно, местными мирскими органами должны были вестись «розметные книги». Раскладка тягла также требовала ведения записей.

Судебные функции органов местного земского самоуправления также требовали делопроизводства на местах. Его вели земские дьяки. Так постепенно слагалось на местах текущее делопроизводство.

Администрация. Воевода - дьяки - подьячие, как заведующие делопроизводством, а следовательно и хранением документов по столам или отделениям... Подьячие порой подразделялись на «подьячих с приписью» и просто подьячих: первые имели право подписывать выдававшиеся из канцелярии бумаги и посылавшиеся в Москву доношения... (с.57).

«Присыльные» и «посыльные» документы. (Шмидт СО с. 77

Воеводы и съездные избы.

С введением в областях после Смутного времени воеводского управления, с его более тесной связью с Москвой, делопроизводство сосредотачивается в присутственных местах воеводской деятельности - съезжих избах - и регламентируется из центра. (Маяковский. С. 56). В подчинении воевод были приказчики. Воевода имел приказную или съездную избу во главе с дьяком.

Из сказанного видно, почему необходимо было подробно остановиться на внешнем виде документов Московского делопроизводства: вылившись в установленные формы, этот вид не только нормировал самый процесс письмоводства, но давал приказным людям возможность, при составлении даже самых примитивных описей, производить уже некоторую группировку инвентаризируемых документов. (Маяковский. С. 68).

Как же велись описи в провинциальных архивах?

Самым примитивным инвентарем, с одной стороны, всех тех документов, которые вообще имелись в данной приказной или съезжей избе, с другой стороны, тех продуктов делопроизводства, которые отлагались к концу каждого года, - являлись уже указанные выше «росписные книги» и «сметные книги». Так как и те и другие составлялись в двух экземплярах, из которых один посылался в Разрядный приказ, а другой оставлялся в съезжей избе, то несомненно, что как «сметные книги», так и «росписные списки» являлись не только средством контроля и отчетности, но и справочным аппаратом (с.68) при повседневной делопроизводственной работе.

Описи документов, включавшиеся в «сметные книги» и «росписные списки», не давали однако наименования каждого документа или дела в отдельности: отдельно назывались в них лишь некоторые документы и дела, быть может, считавшиеся почему-либо важными, об остальных же давались только -перечень групп документов, рассортированных часто только по внешним признакам...Указываются и подгруппы. В росписном списке города Чердыни 1680 г. даются такие группы: 1) книги (таможенные, приходные и расходные и др.); 2) столпы; связки («связка, а в ней выборы на чердынских таможенных голов и на ларешных целовальников и на земских старост и на таможенных и кабацких и земских... и зырянских целовальников»; 4) «связки, а в них челобитья и личные ставки в кабальные дела», (с. 69).

В приемах классификации можно наблюдать в тогдашней архивной практике несколько типов описей. Наиболее простой тип состоял в описании документов по внешнему виду, при чем документы классифицировались по тем твердо установившимся вариациям их форм, о которых была речь раньше; например, опись Новгородской съезжей избы озаглавлена так: «Переписныя книги столбцам, книгам и грамотам Новгородской съезжей избы».

Второй тип описи документов может быть назван хронологическим, когда дела и документы описывались, будучи сгруппированы по годам или периодам воеводств. Не все датированы... Лишь общую суммарную группировку: «грамоты, что присланы прежним воеводам».

Третья система описей была построена на принципе топографическом или географическом. При этой системе дела (с. 70) распределялись по местностям, в которых они возникали или которых касались.

Наконец, практиковалась и более сложная система описей - группировка документов по содержанию. Дела и документы по своему содержанию обыкновенно распределялись на следующие главные категории: «дела государевы» и «дела челобитчиков». «Государевы дела» составляли все документы, касавшиеся государства вообще и в частности государя. «Дела челобитчиков» - все документы, касавшиеся частных лиц и интересов. В свою очередь, каждая из этих категорий, естественно. Могла подразделяться еще на группы...»...

Грамоты обыкновенно описывались более подробно: сообщались не только точная дата и краткий заголовок документа, но и передавалось его содержание... (с.71).... Выписывались цитаты... Опись. Таким образом, приближалась к описанию... Столбцы описывались менее подробно, наконец. Книги и тетради -совсем кратко, ограничиваясь нередко лишь групповыми заголовками, в роде: «книги приходные и расходные» (таких-то годов)...

В описях указывались еще различные признаки их, напр.: отмечалось, окончено или не окончено дело («вершено», «не вершено»), сообщалось, чьи подписи и пометы имеются на документах... кто вел, кому передано... вернулось ли дело...

... При проверке наличности старых документов, регистрации новых и при наведении справок провинциальные служилые люди обходились без нумерации дел и бумаг и руководящими нитями при выполнении ими своих обязанностей являлись: места и приспособления для хранения документов, внешние формы и отличительные признаки документов и, наконец, описи со всеми их пометами, (с.73).

Рассматривая постановку архивного дела в приказах, необходимо предварительно ознакомиться с постановкой в них делопроизводства отложением которого и являлись приказные архивы. Заведующими всем делопроизводством были дьяки, которых в приказах было то большее, то меньшее число, смотря по размерам ведомства того или иного приказа. Так, в Посольском приказе бывало до пяти дьяков, в Разрядном до шести, а в Поместном даже до 16 человек. Один из них был начальником Приказа, остальные его товарищами. Их непосредственными помощниками по делопроизводству и письмоводству были подьячие, число которых также варьировалось, достигая. Например, в Поместном приказе XVII века 900 человек. Сложное делопроизводство приказов было разделено на части или отделы под названием: «повытья» или «столы». Эти названия иногда были синонимами, иногда же повытья являлись подразделениями столов. Во главе этих своего рода департаментов стояли «старые» или «старшие» подьячие. Деление на столы производилось не по роду дел, а по территориальному признаку... (с.79). В каждом столе - свое подразделение... между подьячими...

Более сложная структура...

Отсюда вытекала и другая отличительная черта приказного делопроизводства, именно то обособление старых дел от текущего делопроизводства, которого в провинциальных архивах нам наблюдать не приходилось... В силу практических потребностей... в больших приказах...

...С наиболее важных и употребительных всеми столами документов снимались «списки» в смысле копий... (с.80).

Дата добавления: 2014-01-03