Тема 3.2. Комплектование Государственного архивного фонда страны и экспертиза ценности документов

Понятие о комплектовании государственных и ведомственных архивов

Комплектование - это систематическое пополнение архива в соответствии с его профилем.

Под проф илем архива следует понимать установленный для архива состав документов, который определяется признаками классификации документов Архивного фонда. Главной целью комплектования является наиболее полная концентрация документов АФ РФ.

Работа по компле ктованию архивов состоит из нескольких этапов установления профиля архива:

—определение профиля архива;

—определение источников комплектования;

—определение состава документов, подлежащих хранению в архиве; организация комплектования.
Определение исто чников комплектования

Источники комплектования государственных архивов.

Источники комплектования - это учреждения (государственные и негосударственные) или лица, непосредственно передающие документы в государственные или ведомственные архивы.

Критерии определения круга лиц, документы которых могут быть приняты в государственный архив.

В 1960-е - 1980-е гг. сложились следующие критерии определения источников комплектования государственных архивов:

Для учреждений:

— значение учреждения в системе органов власти и управления. В отраслевой ведомственной
системе (учреждения союзного, республиканского, областного, районного, городского подчинения и т.д.).

— полнота отражения деятельности учреждения в документах вышестоящих организаций.

— соответствие документов учреждения профилю государственного архива.
Для документов личного происхождения:

— значение творческой и общественной деятельности фондообразователя в развитии науки,
культуры^общественной жизни и других областей.

— история фонда, т.е. степень сохранности лйчногифонда^^палнчис собранных фондо.обрязордтелем
ценных документов, особенности фиксации его творческого процесса.

— взаимосвязь фонда с другими комплексами документов (наличие в фонде документов,
освещающих жизнь и творчество видных деятелей).

Законодательные акты и правила, регламентирующие порядок комплектования архивов. Отраслевые примерные списки видов и разновидностей учреждений, организаций и предприятий, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных архивов

На основе этих критериев утверждались списки источников комплектования ¹⁵, в основе которых лежало разделение потенциальных источников комплектования на несколько групп:

~ учреждения, организации и предприятия, документы которых подлежат полному (обязательному) приему в государственные архивы;

учреждения, организации и предприятия, документы которых подлежат приему в государственные архивы в составе фондов вышестоящих организаций, а также выборочному приему.

Выборочный прием документов.

Под выборочным подразумевается, что из многих фондов однотипных учреждений... поступали в архив один или несколько фондов (как правило, «лучший», «средний» и «худший»). Это так называемый групповой выборочный прием.

Повидовый выборочный прием предполагает, что в государственный архив поступают отдельные виды и разновидности ценных документов.

На основе последней редакции примерных списков каждый государственный архив ведет в соответствии со своей зоной комплектования списки своих источников комплектования. Списки должны постоянно уточняться и пересматриваться. (Вместо Верховного Совета СССР — Федеральное собрание; вместо Совета Министров СССР - Правительство РФ, вместо исполкомов - мэрии и префектуры. Но принцип составления списков остался прежним. Новые примерные списки 1992 года. Особое внимание уделяется изучению состава документов вновь созданных органов: Администрации Президента РФ, аппарата глав исполнительной власти, муниципалитетов...

Уточняется профиль комплектования архивов: архивы федерального уровня, архивы субъектов федерации, муниципальные архивы.

¹⁵ Примерные списки учреждений, организаций, предприятий, материалы которых подлежат или не подлежат приему в государственные архивы СССР. ГАУ при Совете Министров СССР. М., 1960; Примерные списки учреждений, организаций и предприятий являющихся или не являющихся источниками комплектования государственных архивов. ГАУ при Совете Министров СССР. М., 1987.

«Принцип территориальности» комплектования, т.е., где родился (архивный фонд), там и пригодился (принят на государственное хранение независимо от формы собственности и подчинения).

Рост самостоятельности государственных учреждений приводит к тому, что все меньше их документации поступает на хранение в фонды вышестоящих организаций. В связи с этим растет число государственных учреждений - самостоятельных источников комплектования.

Проблема приема на государственное хранение документов ликвидированных учреждений, которые не имеют правопреемников (особенно по личному составу).

Проблема сохранения документов негосударственных структур. Списки потенциальных источников комплектования, включая общественные организации.

Предельные сроки хранения документов ГАФ в ведомственных архивах. Роль ведомственных архивов в комплектовании государственных архивов. Источники пополнения состава документов государственных исторических архивов. Функции государственной инспекции архивов.

Требования к документам при передаче их из архивов учреждений на государственное хранение.

Экспертиза ценности документов. Понятие «экспертиза ценности документов». Значение экспертизы ценности документов в оптимизации Архивного фонда Российской Федерации, его комплектовании полноценными документальными источниками. Задачи, принципы и методы экспертизы ценности документов. Критерии установления научной и практической ценности документов. Значение и состав групп критериев, определяющих ценность содержания документов. Особенности отбора на хранение документов с повторяющейся информацией. Критерии оценки внешних особенностей документов. Выявление особо ценных документов. Этапы экспертизы ценности документов. Организация деятельности государственных и ведомственных экспертных служб по обеспечению качественного состава документов АФРФ.

Тема 3.3. Учет документов в государственных и ведомственных архивах

Понятие об учете документов ГАФ страны.

Все документы государственной и негосударственной части АФ РФ независимо от места их хранения подлежат государственному учету.

Учет архивных документов - установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация приноУ^длежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах.

Состояние учета в различные периода архивного строительства.

Значение правил по учету документов (1936 г., 1947 г.), основных правил работы государственных архивов страны (1962 г., 1984 г.), правил, регламентирующих работу ведомственных архивов в организации учета в архивах и учреждениях. Отдельный учет документов ГАФ СССР и АФ КПСС.

Характерные черты и особенности учета документов в архивных учреждениях в современной России.

В Российской Федерации осуществляется централизованный государственный учет документов АФ РФ в масштабе всей страны, основанный на наличии в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.

Держатели документов государственной части Архивного фонда РФ несут ответственность за полноту, достоверность, соблюдение сроков представления сведений по учету документов, находящихся в государственных и ведомственных архивах, государственных музеях и библиотеках. Собственники документов негосударственной части Архивного фонда РФ представляют сведения о своих фондах и документах с целью их государственного учета по запросам органов и учреждений Росархива. В основе государственного централизованного учета находится утвержденный 11.03.97 Росархивом Регламент государственного учета документов Архивного фонда РФ.

Основой учета архивных документов является единая система регистрации архивных фондов и единиц хранения.

Средство учета - присвоение архивных шифров единицам хранения.

Первичными документами учета являются учетные документы архива - комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав, состояние архивных документов. В них учитываются отдельные документы, единицы хранения, фонды. Обобщенные данные ежегодно к 1 января поступают в Росархив, в котором идет учет по архивам и всему АФ РФ.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве фонды и единицы хранения. Учет производится путем
присвоения единицам хранения учетных номеров, являющихся частью архивного шифра. Архивный шифр
включает номера архивного фонда, описи, единицы хранения, указываемые за аббревиатурой архива. D

Учет документов до и после 1917 года ведется раздельно. Документы и фонды после 1917 года "

ведутся в самостоятельной порядковой нумерацией фондов. При включении в госархив бывших партийных архивов их фонды отмечаются индексом П и порядковым номером фонда. Перенумерация фондов производится в крайнем случае...

Один раз полученный номер фонда остается за ним навсегда wffm используется повторно даже в случае выбытия фонда.

Состав учетных документов (в госархиве):

К учетным документам относятся:

книга учета поступления и выбытия документов,

книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования;

список фондов,

список фондов с особо ценными документами;

лист фонда;

архивная опись;

опись особо ценных документов;

опись страхового фонда;

реестр описей;

реестр описей особо ценных документов;

инвентарная книга учета дел с материальными ценностями;

паспорт архива;

паспорт архивохранилища;

сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января;

карточка фонда;

дело фонда;

внутриделовые описи и заверители дел.

Основными учетными документами ведомственных архивов являются: книга учета

и поступления документов;

список фондов;

лист фонда;

опись дел;

реестр описей;

паспорт архива;

паспорт архивохранилища, если архив состоит из ряда хранилищ;

опись особо ценных дел; книга учета и выбытия страхового фонда и фонда пользования;

опись страхового фонда;

дело фонда.

Учет документов в архивных органах.

Фондовые каталоги.

Разработка и внедрение автоматизированной информационно-поисковой системы (АИПС) АФ РФ и ее учетные функции.

Цели, значение и порядок проведения проверки наличия и состояния документов в архивах. Создание страхового фонда особо ценных документов.

Особенности учета документов в ведомственных архивах, рукописных отделах музеев, библиотек.

103 Обеспечение сохранности документов

Дата добавления: 2014-01-03