Средства оргтехники и вычислительной техники и особенности ее применения в управленческой деятельности

Роль технических средств в управлении производством

Классификация структур во внутрифирменном управлении

Во внутрифирменном управлении выделяют типичные организационные структуры, которые классифицируются с учетом структуры по продукту, структуры по региону, смешанной структуре.

Организационная структура по продукту предполагает создание в структуре фирмы самостоятельных хозяйственных подразделений – отделений, ориентированных на производство и сбыт конкретных видов продуктов. При этом предполагается специализация производственных подразделений в материнской компании по отдельным видам или группам продуктов и передача их в целом или отдельных полномочий (сбытовых к примеру) дочерним предприятиям. Эта структура по продукту способствует углублению специализации между дочерними предприятиями, содействует росту внутрикорпорационных поставок и дает возможность концентрировать научные исследования в одном центре по производству требуемого продукта, снижать затраты, объединять и разделять рынки сбыта между дочерними предприятиями, занижать суммы уплачиваемых налогов.

Вместе с тем при такой структуре возникают трудности эффективно использовать знания и опыт специалистов по вопросам планирования инвестиций из-за масштабов производства и глобализации структуры (международная).

Организационная структура по региону. Управление при этой структуре распределяется между самостоятельными региональными подразделениями. Особенностью таких структур является централизация работы управления региональными подразделениями, осуществляется методами финансового контроля, планирования, проведения научных исследований, маркетинга. Функциональная координация деятельности региональных подразделений в масштабах фирмы в целом осуществляется через Комитет управления. Такая структура управления встречается редко.

Смешанная структура сочетает различные типы организационных структур. Наиболее типичными являются сочетание управления по продукту и специализированного органа управления международного отделения или дочерней компанией по региону. При этом ведущим принципом является отраслевой, а региональный носит вспомогательный характер. Главными функциями региональных представителей являются наблюдение за деятельностью дочерних продуктовых предприятий заграничных компаний и информирование высшего руководства об их деятельности, а также о новых потенциальных возможностях рынка о предполагаемых слияниях и поглощениях, о политических, экономических и социальных проблемах развития стран и регионов. Для более тесного контакта с дочерними компаниями региональные представители заседают в их советах директоров или входят в состав правлений.

Сочетание интересов производственных отделений и подходов к развитию продукта с требованиями рынков и централизация управления на уровне высшего руководства позволяет не только завоевывать рынки, но и получать сверхприбыли головным компаниям.

Контрольные вопросы

1. Сущность, содержание и функции организации управления, их характеристика.

2. Пути реализации функции организации, их содержание.

3. Особенности организационных структур управления фирмами на современном этапе, их характеристика.

4. Классификация структур во внутрифирменном управлении, ох характеристика.

Литература

1. Вершигора, Е.Е. Менеджмент: уч. пособие / Е.Е. Вершигора –Москва: Изд-во ИНФРА-М, 1999. – 196-198с.

2. Горфинкель, В.Я. Курс предпринимательства / В.Я. Горфинкель – Москва: «Юнти», 1997.- 138 с.

3. Ермолович, А.А. Теоретические основы менеджмента/ А.А. Ермалович – Минск., 1992.

ЛЕКЦИЯ 13. ТЕХНИЧЕСКИЕ СРЕДСТВА УПРАВЛЕНИЯ

Вопросы:

1. Роль технических средств в управлении менеджера производством.

2. Средства оргтехники и вычислительной техники и особенности применения в управленческой деятельности.

3. Автоматизированные рабочие места, основные функции менеджера.

Для управления предприятием и производством менеджером ежегодно приходится иметь дело с огромным количеством организационно-распорядительных, плановых, статистических и других документов. Для их создания и работы с ними требуются многочисленный аппарат административно-управленческих и инженерно-технических работников. Для того чтобы облегчить труд аппарата управления, сократить его численность, повысить оперативность и эффективность управления применяются технические средства на основе применения электронно-информационной техники, механизации и автоматизации производства.

Традиционные приемы сбора, обработки и передачи информации становятся малоэффективными, а внедрение даже простейших средств техники управления сокращает на обработку документов время на 20–25%, а системное их применение увеличивает производительность управленческого труда в 3 раза. Кроме того, широкое использование различных технических средств позволяет осуществлять переход на качественно новый уровень управления, способствует эффективному решению многих управленческих задач, обеспечивает обработку информации в минимально короткие сроки.

Однако применение технических средств управления должно осуществляться на основе комплексного подхода, с учетом глубокого анализа технико-экономических показателей управляемой системы. Это связано с тем, что средства оргтехники не являются сами по себе универсальным средством повышения производительности труда работников административно-управленческого персонала. Вместе с тем они оказывают действенную помощь в снижении затрат времени на выполнение технических операций по обработке информаций, тем самым увеличить ресурсы времени на творческие процессы, сделать управленческий труд более интенсивным и результативным.

К настоящему времени определились два основных направления механизации иавтоматизации управленческого труда:

ü Первое осуществляется путем внедрения современных электронно-вычислительных систем, разработки экономико-математических методов и моделей и использования их на основе АСУ (автоматизированной системы управления).

ü Второе – посредством применения организационной техники и разработанных на ее основе организационных проектов и систем комплексной механизации и автоматизации управленческих процессов.

В зависимости от использования тех или иных средств организационной техники выделяют три основных требования механизации и автоматизации управленческого труда:

1. Механизация отдельных операций.

2. Механизация групп операций и процедур управления.

3. Создание систем комплексной механизации и автоматизации процессов реализации всех функций управления.

В организации механизации в первую очередь подлежат бухгалтерский и первичный учет, оперативное руководство, плановые расчеты, делопроизводство, учет кадров, общее руководство, хозяйственно-техническое обслуживание. Степень механизации управленческого труда вследствие его кооперации различна. Так на этапе сбора и передачи информации труд работников системы управления по своему содержанию является преимущественно техническим вспомогательным. Он характеризуется повторяемостью и массовостью операций, что позволяет эффективно использовать средства оргтехники.

На этапе анализа и обработки информации преобладают логические операции. Хотя номенклатура средств оргтехники исключительно широка (от авторучки и резинок до печатно-множительных и электронно-вычислительных машин), в зависимости от характера работы с информацией.

Управленческая практика свидетельствует о том, что менеджеры для управления применяют большое количество информации. В основе обработки этой информации лежит научно-практический подход, основанный на математическом моделировании.

В зависимости от типа математических функций, положенных в основу обработки данных, различают следующие модели:

ü линейное моделирование – используются линейные зависимости;

ü динамическое программирование – позволяет вводить дополнительные переменные в процессе решения задач;

ü модели вероятности и статистические модели – реализуются в методах теории массового обслуживания;

ü теорию игр – моделирование таких ситуаций, принятие решения в которых должно учитывать не совпадение интересов различных подразделений;

ü имитационные модели позволяют экспериментально проверить реализацию решений, изменить исходные предпосылки, уточнить требования к ним.

Организационная техника (или оргтехника) - это технические средства, применяемые для механизации управленческих и инженерно-технических работ, а управление – это процесс целенаправленной переработки информации. Управление – это процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимые для того, чтобы сформировать и достичь целей организации.

К оргтехнике можно отнести любые приборы устройства, технические инструменты и приспособления, машины, автоматы и т.д. Начиная от карандашей и точилок и кончая вычислительными машинами, средствами телекоммуникаций, персональными компьютерами и другими системами (стр.4 Брайдо В.Л.).

Таким образом, оргтехника и вычислительная техника (или как ее еще называют техникой управления), применяется для рациональной организации и автоматизации управленческих работ с целью повышения оперативности эффективности и культуры управления. В этом и заключается особенность применения организационной техники в управлении.

На начальном этапе управления при обработке и передаче информации труд управленцев по своему содержанию является преимущественно техническим, вспомогательным. Он характеризуется повторяемостью и массовостью операций, что позволяет эффективно использовать средства оргтехники.

На этом этапе анализа обработки информации, выводов и принятий решений преобладают логические операции, и для этих целей применяется различная оргтехника, начиная от авторучек и резинок до печатно-множительных и электронно-вычислительных машин.

В зависимости от характера управленческой работы и обработки необходимой информации и документов для этих целей технические средства можно объединить в следующие основные группы:

1. Средства изготовления документов. Это один из самых сложных управленческих моментов. Затраты на создание документов ручным способом многократно превышают затраты с применением комплекса технических средств. В основе оснащения машинописного труда были обыкновенные, механические, затем электрические пишущие машинки (м.п.). В настоящее время пишущие машинки вытесняются персональными компьютерами, оснащенными принтерами и пишущие автоматы (организационные автоматы) – это агрегированный комплекс электромеханических и электронных устройств, предназначенных для автоматизации процесса составления, редактирования и изготовления текстовых и табличных документов. Широко известны такие оргавтоматы, как «Оргтекст – 2Д», «Оптима 528», «Роботрон 6908» и др.

Значительно повышают производительность управленческого труда регистраторы информации, создающие первичные документы. Диктофонная и магнитофонная техника избавляет аппарат управления готовить рукописные черновики для документов, повышают производительность труда на 40-50%.

2. Средства копирования и размножения документов. Машины и оборудование этой группы средств механизируют работы, связанные с приемом и обработкой документов. В системах управления информация передается как путем переноски (перевозки) информационных документов (курьерами по почте), так и с использованием системы автоматизированной передачи информации по каналам связи.

Каналы связи по физической природе делятся на:

ü механические – используются для передачи материальных носителей информации;

ü акустические – передают звуковой сигнал;

ü оптические – передают световой сигнал;

ü электрические – передают электрический сигнал;

Электрические и оптические каналы связи могут быть:

ü проводные (электрические провода, кабели, световоды);

ü беспроводные (радиоканалы, инфракрасные каналы, использующиеся для передачи сигналов электромагнитные волны, распространяющиеся по эфиру);

ü цифровые каналы связи в этом канале информации преобразуются в цифры, которые передаются более эффективно и гибко. В настоящее время наиболее перспективный канал цифровой связи ISDN – Integrated Serviced Digital Network, использующий цифровые абонентные каналы. Основным достоинством этой сети является то, что она объединяет в единое целое различные виды связи (видео, аудио, передачу данных); можно одновременно осуществлять связь нескольких видов - беседовать по видеотелефону и по ходу разговора выводить на экран компьютеров схемы, графики, тексты.

Копировально – множительная техника представлена большим числом разнообразных устройств. В практике применяют светокопирование, фотокопирование, термокопирование, электрографическое копирование. Наиболее прогрессивными являются электрография и микрофильмирование (на кассеты). Эти методы позволяют сэкономить время на поиски, и на 90-95% сэкономить площади архивных помещений. Широко применяются для копирования ксероксы различных модификаций, позволяющие сэкономить место в два раза.

3. Средства обработки информации. Машины и оборудование этой группыобеспечивают единый порядок оформления документов, позволяют придать им формы, удобные для наглядного представления и практического использования информации. С этой целью все документы, отчеты, рекламные и другие материалы после копирования и размножения комплектуются, переплетаются и передаются пользователям, в архив или на микрофильмы. Для выполнения этих работ используется большой набор следующих технических средств:

1. Адресовальные машины – они впечатывают в документы тексты, адреса клиентов, заголовки счетов, заявлений, платежных документов. В этих машинах используются специальные формы для плоской и высокой печати.

2. Маркировальные машины – вместо марок на конвертах печатают почтовые штампы с указанием даты почтового отправления и суммы оплаты.

3. Штемпелевальные устройства – служат для печатания на документах цифровых сообщений: номеров, индексов, дат.

4. Ламинаторы – машины для защиты документов от влаги, пыли путем нанесения на поверхность документа защитного покрытия.

5. Фальцевальные машины – для считания бумаг по заданному формату.

6. Брошюровальные машины – для автоматического скрепления листов с помощью скрепок.

7. Листоподборочные машины – для подборки и сортировки отпечатанных листов в блоки для изготовления книг, брошюр.

8. Листоукладные машины – для обрезки пачек.

9. Переплеточные машины – для скрепления пластмассовыми и металлическими пружинами документов до 450 листов.

10. Бумагорезательное оборудование и для уничтожения документов путем микроизмельчения.

4. Средства хранения, группировки и поиска документов. Для этих целей используют оборудование: блоки подвесного хранения, специальные шкафы-регистраторы, секционные и подвесные стеллажи, различного рода компьютерные системы, микрофильмирование документов.

5. Средства передачи информации. К ним относятся системы профессиональной радиосвязи (радиостанции, радиотелефоны), директорские компьютеры, автоматические номеронабиратели, автоответчики и различного рода селекторные устройства. Система средств, служащая для передачи информации (СП) имеет следующую схему:

сообщение сигнал + помеха сигнал + помеха сообщение

Рис. 13.1 – Средства передачи информации

Основными качественными показателями системы передачи информации являются:

ü пропускная способность,

ü достоверность,

ü надежность в работе.

Скорость передачи измеряется в «бодах». Один бод = 1 биту в секунду (это бит/сек соответствует единичному изменению сигнала в канале связи (пейджинговая система связи)).

6. Средства вычислительной техники. В эту группу средств входят счетно-клавишные, механические и электронные машины. Используются компьютерные модели счетно-решающих систем.

Широкое использование вычислительных машин и особенно персональных компьютеров и в информационных системах знаменует начало новой научно-технической революции, возрастанием роли информации как средства научной организации управления и контроля в целенаправленной деятельности менеджера. Функциональные возможности электронно-вычислительных машин (ЭВМ) обусловлены такими важными технико-эксплуатационными характеристиками, как:

ü быстродействие, емкость и высокая пропускная способность устройств связи и сопряжения ЭВМ между собой;

ü способность ЭВМ одновременно работать с несколькими пользователями и выполнять одновременно несколько программ;

ü возможность подключения к каналам связи и к вычислительности;

ü эксплуатационная надежность ЭВМ.

Дата добавления: 2014-01-03