Студопедия

КАТЕГОРИИ:


Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748)

Электронный документооборот (EDI)


Понятие документа и классификация документов

 

Экономическая информация существует в двух формах: в фор­ме экономических показателей и документов, сформированных на базе показателей.

Документ– материальный носитель данных, имеющий юридическую силу, содержащий оформленные в определенном порядке сообщения, предназначенные для использования человеком. Это средство закрепления данных о фактах, явлениях и деятельности, служащие для передачи экономической информации во времени и на расстояние.

Документ - носитель упорядоченных данных и основа для принятия управленческих решений.

В социальном плане любой официальный документ полифункционален, т.е. одновременно выполняет несколько функций, что и позволяет ему удовлетворить различные человеческие потребности. Среди функций выделяют общие и специальные.

Общие функции документа:

информационная: любой документ создается для сохранения информации;

социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку порожден той или иной социальной по­требностью;

коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;

культурная: документ — средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации. Так, на­пример, в научно-технической документации находит отраже­ние уровень научного и технического развития общества.

управленческая: документ является инструментом управления; этой функцией наделены так называемые управлен­ческие документы (плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы и др.), специально создаваемые для целей управления;

правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Пра­вовую функцию выполняют законодательные и правовые нор­мативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время. Так, для использования в качестве судеб­ного доказательства это может, быть любой документ;

функция исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества.

Виды документов:

распорядительные – разрешают проведение хозяйственных операций, но не подтверждают их совершение (приказы, распоряжения, указания, доверенности) не отражается в учетных регистрах. Эти документы подписывают сотрудники организация, имеющие право давать распоряжения, отраженные в данных документах;

исполнительные (оправдательные) – фиксируют факт совершения хозяйственной операции и свидетельствуют о получении, выдаче, расходовании материальных и денежных ресурсов, что непосредственно отражается в учетных регистрах (накладные, требования, приходные ордера, акты приемки и др.);



комбинированные документы – документы , имеющие разрешительно оправдательный характер, оправдательный и бухгалтерского оформления (авансовый отчет, расходный кассовый ордер, платежная ведомость).

По порядку составления документы разделяют на первичные , которые составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения и сводные – оформляются на основании первичных однородных документов.

По содержанию хозяйственных операций документы делятся на материальные документы – отражают наличие и движение средств и предметов труда. К ним относятся основные акты (накладные) приема – передачи и списания основных средств, нематериальных активов, документы на оприходование и списание материальных ценностей, счета-фактуры, накладные и др. Денежные – отражают движение денежных средств. Например: чеки, выписки банка, приходные и расходные кассовые ордера и др. Расчетные – отражают расчеты организация с юридическими и физическими лицами. Например: платежные поручения, расчетно-платежные ведомости.

По способу отражения операций документы бывают разовые – применяются один раз для отражения одной или нескольких операций. После составления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основанием для отражения в учете. Накопительные документы – составляются за определенный период для отражения однородных повторяющихся операций. В конце периода подсчитываются итоги для показателей, которые служат основанием для учетных записей. Например: лимитнозаборные карты, месячные наряды и др.

По месту составления документы бывают внутренними, которые составляются для отражения внутренних операций организация. Напри мер: кассовые приходные и расходные ордера, акты, расчетно-платежные ведомости и др. Внешние документы – составляются за пределами данного организация и поступают к нему в оформленном виде. Например: счета-фактуры, выписка из банка, товарно-транспортные накладные и др.

По порядку заполнения: документы, заполняемые вручную или на пишущей машинке и посредством средств вычислительной техники, т.е. автоматическое формирование первичного документа в момент отражение хозяйственной операции в информационной системе организация.

 

 

<== предыдущая лекция | следующая лекция ==>
Структура экономической информации. Особенности экономической информации | Управление документооборотом

Дата добавления: 2014-01-03; Просмотров: 407; Нарушение авторских прав?


Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет



ПОИСК ПО САЙТУ:


Рекомендуемые страницы:

Читайте также:
studopedia.su - Студопедия (2013 - 2020) год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав! Последнее добавление
Генерация страницы за: 0.003 сек.