Сохранение и печать документа

Проверка правописания

Word предоставляет различные средства автоматизированной проверки документов, простейшим из которых является проверка правописания. Для настройки проверки нужно выбрать команду меню Сервис/Правописание, установить флажки Автоматически проверять орфографию и Автоматически проверять грамматику, снять флажки Не выделять слова с ошибками для орфографии и для грамматики.

В процессе ввода текста документа Word подчеркивает возможные орфографические ошибки красной волнистой линией, а грамматические ошибки — зеленой волнистой линией.

Чтобы исправить ошибку, нужно подвести указатель мыши к слову, подчеркнутому волнистой линией, и нажать правую кнопку мыши, а затем выбрать правильный вариант написания в контекстном меню.

Если волнистое подчеркивание мешает работе с документом, можно до начала работы над ошибками отменить отображение этих линий.

В редакторе Word предусмотрена возможность сохранения активного документа, то есть документа, с которым в настоящий момент ведется работа, вне зависимости от того, является ли он вновь созданным или нет. Существует возможность сохранения всех открытых документов одновременно. Кроме того, можно сохранить копию активного документа под другим именем и в другом месте.

Документ можно сохранить в другом формате, чтобы его можно было использовать в других программах. Например, документ Word можно сохранить в формате, предусмотренном в предыдущих версиях Word, Microsoft Works или WordPerfect.

В редакторе Word предусмотрено автоматическое сохранение документов. Это дает возможность восстановить документ в случае, если выполнение программы будет прервано по причине сбоя или при внезапном отключении электричества. Если включено автосохранение, внесенные в документ изменения сохраняются во временный файл с указанной частотой. Например, если интервал автосохранения данных равен 5 минутам, это дает возможность в случае потери файла восстановить больше данных, чем при интервале в 10 минут. Если при включенном автосохранении программа Word перестала отвечать на сигналы и пришлось перезагрузить компьютер, при повторном запуске Word автоматически открываются временные файлы. Содержимое временных файлов соответствует последним сохраненным автоматически изменениям в документе. Использование автосохранения не избавляет от необходимости сохранять открытый документ обычным способом; временные файлы удаляются при закрытии или сохранении документа.

Вернемся к нашему письму. Сохранить результат работы можно командой меню Файл/Сохранить как… - имя файла: Деловое письмо, тип файла: документ Word.

В диалоговом окне Сохранить как и в многочисленных аналогичных диалоговых окнах имеется раскрывающий список Папка, который позволяет задать не только имя файла, но также папку, в которой размещен файл.

Для печати документа выбирается команда меню Файл/Печать или кнопка Печать на панели инструментов Стандартная. Нажатие кнопки Печать приводит к распечатке всего документа. Выбор команды меню в свою очередь позволяет выбрать часть многостраничного документа, которую требуется распечатать. В поле Страницы в этом случае указываются номера или диапазоны страниц, которые необходимо напечатать.

Дата добавления: 2014-01-03