Построение и использование автоматизированных систем бухгалтерского учета, анализа и аудита

ПЛАН

1. Принципы создания системы учета и анализа. Виды АРМ.

2. Требования к АРМ в отношении организации информационного, технического и программного обеспечения. Основные направления выбора АРМ специалиста.

3. Организация бухгалтерского учета на базе АРМ.

4. Модель автоматизированной обработки данных бухгалтерского учета.

5. Характеристика комплексов задач.

6. Отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной.

7. Система программ «1С: Предприятие 7.7».

8. Система программ «1С: Предприятие 8.0».

Вопрос №1. Принципы создания системы учета и анализа. Виды АРМ.

Роль бухгалтерского учета должна возрастать и в связи с созданием мощных производственных комплексов и объединений, руководителям и специалистам которых требуется достоверная информация, глубоко и всесторонне характеризующая производственные процессы и хозяйственные операции, для принятия современных оптимальных решений. В современных условиях хозяйствования наиболее эффективна децентрализованная обработка информации на базе использования персональных компьютеров, установленных непосредственно на предприятиях. Организационной основой ее должны стать системы автоматизированных рабочих мест бухгалтера.

Под автоматизированным рабочим местом (АРМ) понимают совокупность аппаратных, программных, методических и языковых средств, обеспечивающих автоматизацию функций пользователя в некоторой предметной области и позволяющих оперативно управлять его информационно-вычислительными потребностями.

Организация АРМ изменяет как технологию использования вычислительной техники, так и технологию управленческого труда. Использование АРМ при обработки учетных данных обеспечивает:

1. информационно-справочное обслуживание;

2. автоматизацию делопроизводства;

3. развитый диалог между пользователем и компьютером при решении различных задач и в процессе принятия решений;

4. использование ресурсов как персонального, так и центрального компьютера системы обработки экономической при решении задач управления;

5. формирование и ведение локальных баз данных и использование централизованной базы данных при наличии вычислительной сети;

6. предоставление различных сервисных услуг пользователям на рабочем месте.

Использование АРМ в современном офисе максимально облегчает и работу специалиста, высвобождая время и усилия, которые ранее расходовались на выполнение рутинных операций сбора данных и сложных расчетов, для творческой научно-обоснованной деятельности в решении профессиональных задач.

В зависимости от используемых технических и программных средств АРМ можно разделить на локальные и сетевые.

Локальное АРМ – дает возможность специалисту проводить обработку данных на отдельно взятом рабочем месте. В этом случае классификаторы, нормативно-справочная информация и все базы данных хранятся в памяти компьютера.

Сетевые АРМ – позволяют совместно использовать информацию различными группами пользователей.

Наиболее эффективным и рациональным режимом работы АРМ является его функционирование в рамках локальной вычислительной сети.

Вопрос №2. Требования к АРМ в отношении организации информационного, технического и программного обеспечения. Основные направления выбора АРМ специалиста.

АРМ должно отвечать общим требованиям в отношении организации информационного, технического, программного обеспечения:

1) Информационное обеспечение АРМ ориентируется на конкретную, привычную для пользователя предметную область. Обработка документов должна предполагать такую структуризацию информации, которая позволяет осуществлять необходимое манипулирование различными структурами, удобную и быструю корректировку данных в массивах.

2) Техническое обеспечение АРМ должно гарантировать высокую надежность технических средств, организацию удобных для пользователей режимов работы (автономный, с распределенной базой данных, информационный, с техникой верхних уровней и т.д.), способность обработать в заданное время необходимый объем данных. Поскольку АРМ является индивидуальным пользовательским средством оно должно обеспечивать высокие эргономические средства и комфортность обслуживания.

3) Программное обеспечение прежде всего ориентируется на профессиональный уровень пользователя, сочетается с его функциональными потребностями, квалификацией и специализацией. Поэтому при взаимодействии человека с техникой предусматривает максимальное обеспечение удобств работы человека за счет совершенствования программных средств.

Существуют следующие основные направления выбора АРМ:

1. Собственная разработка программного средства.

2. Автоматизация рабочего места с помощью стандартного офиса.

3. Автоматизация рабочего места с помощью функциональных пакетов прикладных программ.

4. Автоматизация рабочего места с помощью гибких автоматизированных комплексов или систем.

5. Нейросетевые пакеты (интеллектуальные информационные системы).

Вопрос№3. Организация бухгалтерского учета на базе АРМ.

Вопросы информационного обеспечения АРМ бухгалтера рассматриваются системно в рамках интегрированной системы управления, предполагая возможность функционирования распределенных баз данных, наличие как главных (центральных) баз данных, так и локальных файловых систем АРМ различного уровня и назначения.

Формирование БД системы учета предприятия, фирмы – процесс индивидуальный применительно к каждому конкретному АРМ и представляет собой загрузку базы учетными данными, отражающими протекающие здесь хозяйственные процессы. Занесение данных в базу осуществляется, как правило, в соответствии с принятой структурой.

Технология создания и внедрения БД АРМ бухгалтера включает следующие этапы:

1. создание нормативных файлов расхода ресурсов;

2. создание справочных файлов наименований и характеристик объектов учета и контроля;

3. создание БД основных денежных средств, расчетных операций, свободного учета и отчетности;

4. запись фактических учетных данных за отчетный период в файлы осуществляется в момент автоматизированной выписки первичных документов;

5. корректировка данных в файлах;

6. запись данных в архивные файлы.

Первые три этапа выполняются один раз пи внедрении системы автоматизированного учета. Наиболее трудоемкой и сложной является запись фактических данных за учитываемый период, т.е. собственно загрузка БД. Важнейшее значение при этом имеет достоверность загружаемых данных, что должно обеспечиваться надежной системой контроля.

Большое внимание при создании и внедрении АРМ уделяется проектированию рационального технологического процесса обработки учетных данных. Его реализация должна обеспечивать своевременность получения и достоверность результатной информации, эффективность использования всех видов технических средств.

Под технологическим процессом обработки данных понимают совокупность взаимосвязанных технологических операций преобразования информации с момента ее возникновения до момента использования в соответствии с поставленной пользователем целью.

При разработке технологического процесса руководствуются принципами надежности функционирования разрабатываемой технологии, минимизации материальных и трудовых затрат, сокращения временного цикла обработки данных, максимального обеспечения автоматизации операций и непрерывности их выполнения.

Принято выделять три основных этапа технологического принципа обработки данных:

1. первый, связанный со сбором, регистрацией исходных данных и передачей их для обработки;

2. подготовительный, осуществляющий перенос собранных данных на машинные носители с контролем правильности переноса;

3. основной, обеспечивающий обработку данных по заданным алгоритмам, контроль и выдачу результативной информации пользователям.

Вопрос№4. Модель автоматизированной обработки данных бухгалтерского учета.

Концептуальная модель автоматизированной обработки данных бухгалтерского учета включает в себя три уровня, соответствующие стадиям учетного процесса.

Первый уровень является начальным моментом учетного процесса и включает сбор, регистрацию и передачу первичной информации о совершившихся хозяйственных операциях, а также всех прочих данных (нормативно-справочных, плановых и др.), используемых для решения задач бухгалтерского учета.

Основное назначение этого уровня – своевременное включение достоверных данных в обработку. Наряду с операциями сбора, регистрации, передачи и подготовки данных на этом уровне осуществляют контроль данных при выполнении указанных операций и исправляют обнаруженные ошибки.

Способы и технология организации сбора, регистрации, передачи и подготовки к обработке данных, а также их контроля зависят от используемых технических средств. Важным является процесс загрузки учетных данных в информационную базу подсистемы. Перед загрузкой учетные данные еще раз контролируются, исправляются ошибки и выдаются описи вводимые в БД.

На втором уровне реализуется комплекс работ по систематизации и обобщению учетной информации. В процессе формирования результатной информации на этом уровне выделяют три этапа:

1. ­Обработка первичной учетной информации в необходимых разрезах и формирование типовых учетных записей бухгалтерских проводок для наполнения базы свободного учета;

Является наиболее сложным и трудоемким, поскольку он характеризует многочисленностью и разнообразием выполняемых расчетов, большими объемами исходной информации.

2. Обобщение учетных записей на аналитических и синтетических счетах;

На основе записей бухгалтерских проводок, сосредоточенных в базе данных свободного учета, обобщаются учетные данные в разрезе синтетических счетов, субсчетов и объектов аналитического учета. При обобщении используется информация об остатках на счетах на начало отчетного периода. Вся получаемая информация на этом этапе подвергается логическому контролю на корректность.

3. Формирование показателей отчетности.

Сначала формируется БД периодической и годовой отчетности, а затем - показатели периодической и годовой отчетности в соответствии с формами отчетности. Полученные показатели проходят контроль и затем заносятся в файлы – наборы результативных данных.

Третий уровень связан с отображением результатной информации. Информация, полученная на втором уровне в результате систематизации и обобщения исходных данных, храниться в наборах результатных данных и выдается пользователю в регламентном режиме и по запросам в форме машинограмм или видеограмм.

Выходные документы по своему назначению подразделяются на три группы:

1. Основную по назначению, составляют выходные документы синтетического и аналитического учета. В качестве регистров синтетического учета выступают оборотные ведомости по счетам и субсчетам. Регистрами аналитического учета являются оборотные ведомости по аналитическим счетам, формы которых определяются структурой объектов аналитического учета.

2. Образуют многочисленные контрольные и вспомогательные выходные документы. Показатели сводок этой группы в основном получаются на первом этапе второго уровня. В этих сводках содержаться данные не только в стоимостном измерении, но и натуральном и условно-натуральном измерениях.

3. Включает сводки, выдаваемые пользователям по запросам в справочных целях. Они могут оформляться в виде машинограмм и видеограмм

Вопрос№5. Характеристика комплексов задач.

Из функционального комплекса задач учета финансово-расчетных операций, сводного учета и составления отчетности выделим и реализуем комплекс задач по учету денежных средств и расчетных операций.

Комплекс задач учета основных средств (фондов).

Функциональное назначение АРМ учета основных средств сводится к решению следующих задач:

1. документирование операций движения основных средств;

2. организация текущего учета наличия и движения основных средств, составление отчетности;

3. расчет амортизации и износа основных средств;

4. организация текущего учета амортизационных отчислений и износа основных средств, составление отчетности;

5. документирование операций по ремонту основных средств;

6. организация текущего учета ремонта основных средств, составление отчетности.

Технология решения задач может быть различной и определяется имеющимися аппаратно-программным обеспечением. Под технологией в данном случае понимают степень и приемы автоматизации документирования, организация файловой системы, чередование сеансов активного диалогового режима и автоматизированного режима при формировании выходной информации.

Дата добавления: 2014-01-03