Контроль

Учет

Учет – функция менеджмента по фиксации времени, расхода ресурсов, каких-либо параметров системы менеджмента на различных видах носителей. Ведение регулярного, полного и качественного учета выполнения планов является одним из основных условий повышения эффективности менеджмента. Учет должен быть организован по выполнению всех планов, программ, заданий, по таким параметрам, как количество, качество, затраты, исполнители и сроки. Учет расхода ресурсов желательно организовать по всем видам ресурсов, выпускаемым товарам, их стадиям жизненного цикла и подразделениям. По сложной технике еще необходимо организовать автоматизированный учет отказов, затрат на эксплуатацию, техническое обслуживание и ремонт.

Требования к учету:

1) обеспечение полноты, т. е. ведение учета по всем подсистемам системы менеджмента, показателям качества, количества и ресурсоемкости товаров, подразделениям фирмы, товарным рынкам и т. д.;

2) обеспечение динамичности, т. е. учет показателей в динамике и использование результатов учета для анализа;

3) обеспечение системности, т. е. учет показателей системы менеджмента и ее внешней среды;

4) автоматизация учета на основе компьютерной техники;

5) обеспечение преемственности, применяемости и перспективности учета;

6) использование результатов учета в стимулировании качественного труда.

Если учет ведется в основном количественных показателей и его результаты где-нибудь фиксируются, то контрольная функция менеджмента несколько шире. Контроль, во-первых, может быть количественных показателей и качественных требований, документов и других предметов труда, во-вторых, он может осуществляться в различные периоды.

Контроль – это функция менеджмента по обеспечению выполнения программ, планов, письменных или устных заданий, документов, реализующих управленческие решения.

Контроль можно классифицировать по следующим признакам:

1) стадия жизненного цикла объекта – контроль на стадии стратегического маркетинга, производства, подготовки объекта к эксплуатации, функционированию, технического обслуживания и ремонта;

2) объект контроля – предмет труда, средства производства, технология, организация процессов, условия труда, труд, окружающая природная среда, параметры инфраструктуры региона, документы, информация;

3) стадия производственного процесса – входной, операционный контроль, контроль готовой продукции, транспортирования и хранения;

4) исполнитель – самоконтроль, менеджер, контрольный мастер, отдел технического контроля, инспекционный контроль, государственный, международный контроль;

5) возможность дальнейшего использования объекта контроля – разрушающий и неразрушающий контроль;

6) принимаемое решение – активный и пассивный контроль;

7) степень охвата объекта контролем – сплошной и выборочный контроль;

8) режим контроля – усиленный и нормальный контроль;

9) степень механизации – ручной, механизированный, автоматизированный, автоматический контроль;

10) время контроля – предварительный, текущий, заключительный контроль;

11) способ получения и обработки информации – расчетно-аналитический, статистически, регистрационный;

12) периодичность выполнения контрольных операций – непрерывный и периодический контроль.

Контроль может быть определен как постоянный и структурированный процесс, направленный на проверку продвижения работ, а также на выполнение корректирующих действий. Задачи контроля состоят в том, чтобы, получив фактические данные о ходе выполнения проекта, сопоставить их с плановыми характеристиками и выявить отклонения, вырабатывая тем самым так называемые сигналы рассогласования. Контроль можно разделить на четыре стадии:

1) мониторинг и анализ результатов;

2) сравнение достигнутых результатов с запланированными и выявление отклонений;

3) прогнозирование последствий сложившейся ситуации;

4) корректирующие действия.

В зависимости от требуемой точности, различают следующие технологии оценки выполнения проекта:

· контроль в момент окончания работы;

· контроль в момент 50 %-й готовности работ;

· контроль в заранее определенных точках проекта;

· регулярный оперативный контроль;

· экспертная оценка степени выполнения работ и готовности проекта.

На ход реализации проекта воздействует множество как внешних, так и внутренних дестабилизирующих факторов. Это приводит к изменению расчетных параметров проекта. В этих условиях одним из важных средств реализации поставленных целей является контроль за исполнением календарных планов и расходованием ресурсов. Ключевым является контроль трех основных параметров инновационного проекта: время, затраты, качество.

В соответствии с общепринятым принципом управления инновационными проектами считается, что эффективное управление сроками работ является ключом к успеху по всем трем показателям: сроки, стоимость, качество.

Там, где сроки выполнения проекта серьезно затягиваются, вероятны значительный перерасход средств и возникновение серьезных проблем с качеством работы. Поэтому во всех основных методах управления работами по проектам основной акцент делается на календарное планирование работ и контроль за соблюдением календарного графика. Информация о ходе работ сопоставляется с графиком, чтобы определить – нет ли отклонений от календарного плана. В случае запаздывания каких-либо работ проводится анализ отклонений, определяются причины запаздывания и рассматриваются различные варианты вхождения в график работ. Варианты мероприятий по корректировке возникшего отклонения необходимо оценить сточки зрения технической и организационной осуществимости, сметных и прочих возможностей.

Контроль за расходованием средств на проект заключается в постоянном сравнении фактических затрат с бюджетом. Сравнение запланированных расходов с реальными дает возможность руководителю проекта прогнозировать расходы на ближайшее будущее и выявлять возможные проблемы.

К основным задачам бюджетного контроля относятся:

· получение точных оценок затрат;

· распределение расходов во времени;

· подтверждение затрат;

· своевременность отчетности по затратам;

· выявление ошибочных затрат;

· подготовка отчета о финансовом состоянии проекта;

· прогноз затрат.

Цель бюджетного контроля проекта заключается в выполнении первоначального бюджета и нахождении отклонений от него, а не в поиске экономии расходов. Сравнение фактических затрат с запланированным бюджетом ведется по заранее установленным контрольным точкам, по которым можно определить, все ли идет так, как намечено. Если в результате контроля устанавливается, что бюджет исполняется и отклонений нет, то выполнение следующих работ осуществляется с выполнением планов. Если устанавливается, что фактические показатели бюджета не соответствуют плановым, необходимо найти причину расхождений и определить источник имеющихся отклонений. Пересмотренные цифры называют прогнозами. Иначе каждый раз пришлось бы говорить о первоначальном бюджете и о пересмотренном бюджете, а прогнозов за период осуществления проекта может быть столько, сколько потребуется.

Одним из важнейших факторов, определяющих эффективность проекта, является качество выполнения всех работ по его реализации. Качественное выполнение проекта означает удовлетворение ожиданий заказчика.

Дата добавления: 2015-07-13