Объекты СУБД Microsoft Access

При открытии базы данных в Рабочей области окна системы MS Access появляется окно базы данных.

Задачи и команды

Лента; 2. Панель быстрого доступа; 3. Вкладки, контекстные вкладки (главная, создание, внешние данные, работа с базами данных); 4. Группы команд (представление, буфер обмена, шрифт, текст RTF, записи, сортировка и фильтрация, найти); 5. Область переходов, в которой можно создавать группы.

В приложении Access 2010 (таблица 1) выбрав вкладку Файл можно перейти в представление Backtage, где можно открывать, сохранять, выводить на печать базы данных и управлять ими. Для выхода из представления Backtage необходимо открыть любую другую вкладку. Каждая вкладка содержит несколько групп, а каждая группа – набор родственных команд. Часто используемые команды можно добавить на панель быстрого доступа с помощью правой клавиши мыши, после нажатия которой появляется контекстное меню и выбирается команда Добавить на панель быстрого доступа. Набор команд на Ленте можно настраивать, создавая собственные вкладки и располагая кнопки в нужных группах. Для этого выберите вкладку Файл, диалоговое окно Параметры Access в списке Выбрать команды выбираем пункт Команды не на Ленте. Затем находим команду и добавляем ее на настраиваемую вкладку или в группу.

Таблица 1.

Задача	Расположение команд
Создание новых таблиц, форм и других объектов	Вкладка Создание, выберите команду для создания нужного объекта
Просмотр и изменение отношений в БД	Вкладка Работа с базами данных, в группе Отношения выберите команду Схема данных
Сохранение базы данных в формате другой версии приложения Access	Вкладка Файл, выберите команду Сохранить и опубликовать и в разделе Сохранить базы данных как щелкните необходимый формат
Импорт и экспорт данных	Вкладка Внешние данные, выберите нужный формат для импорта или экспорта.

В строке Заголовка – отображается имя активной в данный момент программы.

В Строке состояния (нижняя часть рабочего экрана) отображается информация о состоянии среды разработки, в правой части отображаются кнопки, позволяющие быстро перейти в тот или иной режим разработки БД.

К основным объектам окна базы данных относятся таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы и модули.

Таблицы – основное средство для хранения данных. Таблицы имеют определенную структуру: для каждого поля есть наименование, тип данных, набор ограничений и др.

Формы – основное средство для ввода данных, управления СУБД и вывода результатов на экран монитора. В форму могут быть вставлены рисунки, диаграммы, звук и видео.

Фильтр – это условие, по которому производится поиск и отбор записей. Существует простой фильтр и расширенный, который позволяет задать сложные условия отбора информации, а также сортировку по нескольким параметрам.

Запрос позволяет производить сортировку, фильтрацию, объединение данных из разных источников, преобразование данных и сохранение результатов для дальнейшего использования [1]. Запросы используются для просмотра, анализа и изменения данных в одной или нескольких таблицах. Например, можно использовать запрос для отображения данных из одной или нескольких таблиц и отсортировать их в определенном порядке, выполнить вычисления над группой записей, осуществить выборку из таблицы по определенным условиям. Запрос в Access является объектом, который сохраняется в файле базы данных и может многократно повторяться. Если требуется повторить такой запрос с другими значениями в условиях отбора, его нужно открыть в режиме Конструктора, изменить условие и выполнить. Чтобы не делать многократно этих операций, можно создать запрос с параметрами. Запросы могут служить источником данных для форм и отчетов Microsoft Access.

Основные отличия запросов и фильтров заключаются в следующем.

1. Фильтры не позволяют в одной строке отображать данные из нескольких таблиц, т.е. объединять таблицы.

2. Фильтры не дают возможности указывать поля, которые должны отображаться в результирующем наборе записей, они всегда отображают все поля базовой таблицы.

3. Фильтры не могут быть сохранены как отдельный объект в окне базы данных (они сохраняются только в виде запроса).

4. Фильтры не позволяют вычислять суммы, средние значения, подсчитывать количество записей и находить другие итоговые значения

Основными инструментами обработки данных являются сортировка, фильтр и запрос [1].

Сортировка – это упорядочение данных по некоторому признаку. Различают два вида сортировки: по возрастанию и по убыванию.

Группировка – разновидность сортировки, позволяет объединить в группы поля с одинаковыми значениями. Например, все пациенты в соответствии с названием отделения разделяются по группам.

В MS Access имеются возможности быстрой передачи результатов запросов в другие приложения Microsoft Office.

Отчеты – это специальное средство для формирования выходной информации, которая в дальнейшем может быть распечатана или включена в документ другого приложения. Источником данных для отчета может быть таблица или запрос. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисляемые поля, информацию можно сгруппировать по заданным признакам, ввести итоговые поля подсчета записей по группам и по всей базе данных.

Макрос – это совокупность внутренних макрокоманд, предназначенных для автоматизации работы с БД. Например, макрос может при загрузке БД автоматически открыть нужные формы или при нажатии кнопки в форме выполнить некоторое типовое действие (печать формы, открытие другой формы и т.п.). Макросы позволяют автоматизировать часто выполняемые операции и согласовать работу разных объектов практически без программирования в обычном понимании. Макрокоманды выбираются из списка стандартных макрокоманд, например: Открыть объект, Закрыть объект и т.д.

Модули – это программы, создаваемые средствами языка VBA. Модули обычно используют для создания более сложных информационных систем, включают процедуры и функции.

Создание таблиц баз данных

В Microsoft Office Access существуют пять возможностей создания новой таблицы:

1. Режим к онструктора предоставляет возможность одновременно задавать поля будущей таблицы и устанавливать свойства этих полей.

2. Режим таблицы открывает заготовку, в которой все поля имеют формальные имена: Поле1, Поле2 и т.д. Пользователь имеет возможность, самостоятельно, ввести данные в пустую таблицу. При сохранении новой таблицы MS Access проанализирует данные и автоматически присвоит соответствующий тип данных и формат каждому полю.

3. Мастер таблиц. Это программа ускоряющая создание структуры таблицы. Мастер задает ряд вопросов и, руководствуясь полученными ответами, создает структуру таблицу автоматически.

4. Режим Связь с таблицами применяется в тех случаях, когда речь идет о чужой таблице, которая находится на удаленном сервере и которую нельзя импортировать целиком. Это напоминает подключение к таблице для совместного использования ее данных.

5. Импорт таблиц из другой базы. В зависимости от обстоятельств из импортируемой таблицы может поступить структура полей, их названия и свойства, а также и содержимое базы. Необходимые правки вносятся вручную.

Практическое задание. Разработка базы данных «ЛПУ» с помощью

Дата добавления: 2017-01-14