Фильтрация, группировка и сортировка данных

И редактирования списка

УЧЕБНЫЕ МАТЕРИАЛЫ

ЦЕЛИ

Практическая работа 6

MS Excel: обработка “списков”

1. Познакомится с понятием списка - базой данных MS Excel, способами формирования и редактирования баз данных.

2. Научится выполнять основные действия со списками.

3. Научится формировать итоговые значения полей списка.

1. Введение понятия “список”, способы формирования

Список представляет собой непрерывный прямоугольный диапазон ячеек рабочего листа, содержащий данные определенной структуры, и может использоваться в качестве базы данных. Каждый столбец списка должен содержать данные одного типа и может иметь заголовок, располагающийся в верхней строке. Столбцы списка называются полями. Каждая строка списка образует запись. Первая запись списка должна находиться непосредственно под строкой заголовков полей.

Отфильтровать список – это значит вывести на экран только те его записи, значения полей которых удовлетворяют заданным критериям. Чтобы отфильтровать список, нужно выделить любую его ячейку и выбрать команду "Данные, Фильтр, ". В ячейках заголовков полей появятся кнопки выбора критериев и условий фильтрации. После установки нужных критериев и нажатия кнопки “OK” на экране появится отфильтрованный список.

Для возврата к исходному состоянию списка используется кнопка "Все".

Сортировка списка - это упорядочение его записей по значению какого-либо поля (или последовательно по двум или трем полям). При этом текстовые поля сортируются в алфавитном порядке, поля с датами и временем - в хронологическом, а числовые поля - в порядке изменения числовых значений. Допускается сортировка как по возрастанию, так и по убыванию. Сортировать можно как весь список, так и часть его записей.

Сортировка - это удобное средство группирования данных, то есть представления данных по группам, в каждой из которых значение одного из полей остается неизменным.

Чтобы отсортировать список, надо выделить любую его ячейку (или диапазон записей в случае сортировки части списка) и выбрать команду меню "Данные, Сортировка". Откроется диалоговое окно, в котором надо установить последовательность полей, по которым сортируется список, и порядок сортировки в каждом поле - по возрастанию или по убыванию.

Для перехода между элементами диалога используется клавиша <Tab>. Чтобы исключить участие в сортировке строки заголовков полей списка, следует выбрать в группе "Идентифицировать поля по" переключатель "Подписям". После завершения всех установок нажать кнопку “OK”.

Дата добавления: 2015-07-13