Специальные функции подведения итогов

Команда меню “Данные/Итоги” позволяет формировать итоговые значения полей списка. При этом формируются как промежуточные итоги (после каждого изменения значения поля, указанного пользователем), так и окончательные итоги. Имеется возможность выбора функции подведения итогов (сумма, среднее, максимум, минимум и др.) по каждому из числовых полей.

Перед подведением итогов рекомендуется отсортировать (сгруппировать) список по тем полям, по которым будут формироваться промежуточные итоги.

Задание 1.

1. Запустите программу Excel и откройте новую рабочую книгу.

2. Присвойте листу имя Сведения о поставках.

3. Предполагается, что предприятие получает пять видов материалов: камень, фанеру, картон, полиэтилен и ткань- от пяти поставщиков, находящихся в Братске, Казани, Курске, Махачкале и Дербенте. Каждый из поставщиков может поставлять любой вид материалов. Поставки производятся не чаще раза в месяц, единица измерения – тонна.

4. В ячейки А1-D1 введите заголовки полей базы данных, соответственно: Месяц, Поставщик, Товар, Объем.

5. Введите несколько десятков записей, имеющих описанную выше структуру. Реальные «объемы поставки» значения не имеют. Образец таблицы приведен ниже.

Месяц	Поставщик	Товар	Объем
январь	Братск	ткань
март	Казань	картон
февраль	Курск	полиэтилен
ноябрь	Махачкала	фанера
апрель	Дербент	камень
июль	Махачкала	ткань
июнь	Курск	картон
май	Казань	полиэтилен
март	Братск	фанера
декабрь	Дербент	камень

6. Общая сортировка базы данных. Сделайте текущей любую ячейку базы данных и дайте команду Данные® Сортировка. Убедитесь, что при этом выделяется вся (кроме заголовков полей) база данных.

7. В списке Сортировать по выберите пункт Месяц ирежим повозрастанию.

8. В списке Затем по (вторичная сортировка) выберите пункт Поставщик ирежим по возрастанию.

9. В списке В последнюю очередь, по выберите пункт Товар ирежим повозрастанию. Щелкните на кнопке ОК.

10. Убедитесь, что база данных отсортирована по указанным категориям.

11. Последовательная сортировка базы данных. С помощью кнопки Отменить на панели инструментов восстановите прежний порядок записей базы данных. Того же порядка сортировки можно добиться другим способом.

12. Выберите любую ячейку в столбце Товар и щелкните на кнопке Сортировка по возрастанию на панели инструментов.

13. Выберите любую ячейку в столбце Поставщик и щелкните на кнопке Сортировка по возрастанию на панели инструментов.

14. Выберите любую ячейку в столбце Месяц и щелкните на кнопке Сортировка по возрастанию на панели инструментов. Убедитесь, что итоговый порядок сортировки тот же, что и в предыдущем случае. Обратите внимание, что в этом случае мы сначала провели третичную сортировку, затем вторичную и на последнем этапе первичную.

15. Фильтрация данных. Чтобы включить режим фильтрации, дайте команду Данные®Фильтр®Автофильтр. Обратите внимание на появление раскрывающих кнопок у заголовков полей базы данных.

16. Чтобы отобрать только записи, описывающие поставки из Братска, щелкните на раскрывающейся кнопке у поля Поставщик и выберите в списке пункт Братск. Обратите внимание на то, что раскрывающая кнопка действующего фильтра и номера отобранных строк отображаются синим цветом. Чтобы отменить текущий фильтр, еще раз щелкните на раскрывающей стрелке и выберите пункт Все.

17. Чтобы отобрать наиболее крупные разовые поставки, щелкните на раскрывающей стрелке у поля Объем и выберите в списке вариант Первые 10.

18. Выберите с помощью счетчика число 20 и далее пункт наибольших и вариант % от количества элементов. Щелкните на кнопке ОК. В результате будет отобрано 20 % записей, содержащих наибольшие значения объема поставок.

19. Чтобы отменить режим фильтрации записей, еще раз дайте команду Данные ®Фильтр®Автофильтр.

20. Сохраните рабочую книгу.

Задание 2.

1. Запустите программу Excel. Откройте рабочую книгу, созданную ранее с рабочим листом Сведения о поставках.

2. Сделайте текущей ячейку в пределах базы данных. Дайте команду Данные ®Сводная таблица.

3. Убедитесь, что установлены переключатели в списке или базе данных Microsoft Excel и сводная таблица. Щелкните на кнопке Далее.

4. Убедитесь, что диапазон базы данных выбран правильно. Щелкните на кнопке Далее.

5. Убедитесь, что установлен переключатель Новый лист. Щелкните на кнопке Макет.

6. Перетащите кнопки в соответствующие области макета сводной таблицы: кнопку Месяц – в область Страница, кнопку Поставщик – в область Столбец, кнопку Товар – в область Строка, кнопку Объем – в область Данные.

7. Кнопка в области Данные будет иметь вид Сумма по полю Объем. Нас это устраивает. Щелкните на кнопке ОК.

8. Щелкните на кнопке Параметры. В поле Имя введите текст Сводная таблицапоставок. Щелкните на кнопке ОК. Щелкните на кнопке Готово.

9. Переименуйте рабочий лист со сводной таблицей, дважды щелкнув на его корешке. Дайте ему имя Сводная таблица поставок.

10. Посмотрите на готовую сводную таблицу. Она показывает, сколько материалов определенного типа пришло от конкретного поставщика, независимо от времени поставки. Дважды щелкните на любой из ячеек сводной таблицы, чтобы увидеть на новом рабочем листе записи, на основе которых сформированы данные в этой ячейке.

11. Раскрывающие кнопки рядом с именами полей таблицы позволяют выполнить сортировку по соответствующему полю. Выберите конкретный месяц в раскрывающемся списке Месяц, чтобы увидеть данные, относящиеся к этому месяцу.

12. Перетащите кнопку Месяц в область Столбец, а кнопку Товар – в область Страница. Сводная таблица автоматически перестроится в соответствии с новой структурой.

13. Дважды щелкните на кнопке Сумма по полю объем. В открывшемся диалоговом окне Вычисление поля сводной таблицы щелкните на кнопке Дополнительно. В раскрывающемся списке Дополнительные вычисления выберите пункт Доля от суммы по строке. Щелкните на кнопке ОК.

14. Посмотрите на новый вид сводной таблицы. Среди прочего, мы определите, какую долю в общем потоке поставок имеет каждый из поставщиков.

15. Сохраните рабочую книгу.

Дата добавления: 2015-07-13