Основные задачи организации делового совещания

Общая характеристика совещания как вида управленческого общения и метода решения проблем.

Деловые встречи (совещания) — одна из важнейших форм управленческой деятельности. Во время совещания происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения.

Как свидетельствует опыт, деловые совещания далеко не все­гда приносят должный эффект из-за того, что многие руководи­тели неясно представляют себе технологию их организации и проведения.

Деловое совещание — способ привлечения коллективного ра­зума к выработке оптимальных решений по актуальным и наи­более сложным вопросам, возникающим на предприятии. Про­цесс управления в этом отношении сводится к трем основным стадиям:

1) сбор и переработка информации;

2) координация деятельности всех служб фирмы и всех со­трудников;

3) принятие решения.[2]

Кроме своего прямого назначения, каждое рационально орга­низованное совещание решает и важную учебно-воспитатель­ную задачу. На совещании сотрудники учатся работать в кол­лективе, комплексно подходить к решению общих задач, Достигать компромиссов, приобретают культуру общения и т.п.

Для некоторых сотрудников пребывание на деловом совещании — единственная возможность видеть и слышать руководителей высших уровней управления. Кроме того, на деловом совеща­нии руководителю предоставляется возможность показать свой талант менеджера.

Таким образом, управленческие действия менеджера допол­няются коллективными заседаниями (совещаниями), на кото­рых решаются повседневные деловые вопросы и проблемы.

Деловые совещания представляют собой особый вид органи­зации труда, действующей в очень короткие сроки и имеющей определенную целенаправленность. Совещания классифициру­ют по следующим основным признакам. По назначению:

· вырабатывающие и принимающие решения;

· разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений;

· подводящие итоги и дающие оценку принятым ранее ре­шениям;

· оперативные (диспетчерские).

По периодичности (частоте) проведения:

· разовые;

· регулярные;

· периодические.

По количеству участников:

· узкий состав (до пяти человек);

· расширенные (до двадцати человек);

· представительные (свыше двадцати человек).

По степени стабильности состава участников совещания:

· с фиксированным составом;

· с приглашаемыми по списку, составленному для каждого совещания;

· комбинированные.

По принадлежности:

· партийные (и других общественных организаций);

· административные;

· научные и научно-технические;

· объединенные.[3]

Одна из основных задач ведущего делового совещания – привлечь как можно

больше фактов, чтобы более полно оценить сложность обсуждаемой проблемы, а

также вовлечь присутствующих в процесс решения проблемы. Конечно, у

ведущего должна быть своя точка зрения на сложившуюся ситуацию, но

необходимо знать и точку зрения других, чтобы понять, правы они или нет в

своем понимании проблемы. Если верна чужая точка зрения, ведущий совещания

может изменить свой взгляд на ситуацию. Если коллеги не правы или упускают

что-то существенное, он может сообщить недостающие факты. Правильно

поставленные вопросы – прекрасный инструмент для того, чтобы направить

совещание в нужное русло.

В процессе проведения делового совещания очень важно контролировать его

ход. Для этого руководителю следует:

1. Оставаться на нейтральных позициях. Это положительно воздействует на

эмоциональное состояние присутствующих.

2. Постоянно поддерживать разговор.

3. Немедленно принимать меры в случае возникновения эмоционального

напряжения.

4. Выслушивать мнения всех оппонентов.

5. Нетерпимо относиться к экскурсам в прошлое и к отклонениям от темы.

6. При необходимости уточнять сообщения отдельных участников: «Что

именно вы имеете в виду?».

7. Чаще подводить промежуточные итоги, для того чтобы продемонстрировать

участникам, что они уже близки к цели.

Если кто-либо из участников совещания испытывает непреодолимую тягу к

спору, руководителю следует, сохранив невозмутимость, позволить группе

опровергать утверждения спорщика. Излишне словоохотливых диспутантов

необходимо тактично прерывать, не выслушивая их речи до конца, – как

правило, пользы от таких выступлений немного. Если приходится иметь дело с

негативистом (т.е. с человеком, который любит противоречить), нужно

признать и оценить его знания и опыт. Застенчивым участникам рекомендуется

ставить несложные вопросы, укрепить их уверенность в своих силах. Если

диспутант непрестанно задает вопросы, вместо того чтобы выступать с

предложениями, его вопросы следует адресовать группе.

Чтобы деловое совещание было плодотворным, председательствующий должен

владеть техникой проведения дискуссий.

Прежде всего, надо стремиться вести групповую дискуссию цивилизованно. Это

предполагает наличие деликатности в отношениях диспутантов и,

следовательно, исключает использование таких средств аргументации своей

точки зрения, как насмешки, прерывание оппонентов, резкие выпады в их

адрес. Нужно особенно внимательно следить, чтобы деловой спор между

участниками был определенным и имел временные границы, а также за тем,

чтобы не допускать личных столкновений. Терминология спора должна быть

понятна всем присутствующим.

При подготовке к дискуссии следует составить хотя бы самый общий план

борьбы за истину, подобрать наиболее весомые аргументы. Особенно впечатляют

точные цифровые данные, которые невозможно опровергнуть.

Принятие решения складывается из пяти этапов:

а) установление контактов

б) определение проблемы

в) определение целей

г) изложение мыслей

д) готовность к действию.

Дата добавления: 2015-08-31