Механизированные и автоматизированные формы бухгалтерского учета

В условиях использования вычислительных машин созданы принципиально новые механизированные и автоматизированные формы бухгалтерского учета, при которых учетно-вычислительные работы выполняются автоматически на вычислительных машинах.

Новый подход к организации бухгалтерского учета при комплексной его механизации в условиях использования элек­тронно-вычислительных машин (ЭВМ) выявил новые формы бухгалтерского учета — автоматизированные.

В основу комплексной механизации (автоматизации) бухгал­терского учета заложен принцип непрерывности обработки учет­ной информации на вычислительной установке (ВУ) при полном охвате механизацией всех учетных операций. При этом осущест­вляется перераспределение работ и значительную часть операций учетного процесса выполняет персонал ВУ.

Создание и внедрение в практику учета ЭВМ привело к разработке новой формы бухгалтерского учета — таблично-ав­томатизированной. При этой форме осуществляется полная автоматизация сбора, передачи, систематизации и Обработки информации; кроме бумажных носителей бухгалтер- кой информации, используются машинные носители (магнитные ленты, магнитные диски).

При таблично-автоматизированной форме бухгалтерского учета осуществляется интеграция учета на основе одновременной! введения и многоразового использования первичной информации, а также программное группирование дебетовых и кредитовых оборотов на счетах на основе метода двойной записи проводится автоматизация логических операций бухгалтерском учета; решаются задачи бухгалтерского учета в двух режимах 4 регламентном и запрашиваемом; выходную информацию получают в виде печатных регистров и видеограмм, а также существует возможность расшифровки результативных показателей по запросам пользователей.

При общем сокращении объема предоставленной пользователю информации повышается информативная ценность там лично-автоматизированной формы. Она также предусматривав контроль выходной бухгалтерской информации, что положительно влияет на действенность данных бухгалтерского учета. Автоматизированная форма учета.

В период перехода к полноценной рыночной экономике автоматизация бухгалтерского учета, точность и оперативности информации являются решающими факторами успешного развития экономики в Украине. При этом необходимо учитывать значительную разницу в содержании бухгалтерского учета и Украине и странах с развитой экономикой. Если в Украине бухгалтерское дело ограничивалось учетно-регистрационными задачами, то в странах с рыночной экономикой они не являются основной частью бухгалтерского учета, основное внимании уделяется финансовому анализу и прогнозированию. Поэтому очень важно оценить задачи и цели автоматизации бухгалтерского учета.

Задача автоматизации — повышение качества работы как бухгалтеров, так и бухгалтерии в целом. Компьютер — это только инструмент, позволяющий максимально полно использовать квалификацию специалиста и максимально упрощать ежедневную рутинную работу.

Переход к автоматизированному бухгалтерскому учету требует не только желания и средств, но и значительной подготовительной работы как организационной, так и методической. Переход нужно организовывать плавно, поэтапно, лучше всего до начала отчетного периода (квартала, года). Сверенный Баланс, остатки, отчетность за предыдущий период необходимы в качестве исходной информации для введения в компьютер. Нужно также правильно оценить состав и объем необходимого документооборота, определить, какие документы будут вестись в электронной форме, а какие - в бумажной Для этого прежде всего необходимо точно определить задачи автоматизации. Естественно, наибольшее количество ошибок в учете при бумажной технологии возникает на этапепереноса данных из одного учетного регистра в другой, а также при составлении разнообразных справок и отчетов. Использование автоматизированного учета позволяет полностью освободиться от такого рода ошибок, поскольку, как правило, при автоматизированном учете ведется только один учетный регистр, все другие формируются автоматически и риск ошибки при переносе данных между регистрами учета равен нулю. Каждому бухгалтерy известно, сколько времени и сил требует подготовка тех пли иных справок, отчетностей и другой оперативной информации, которая всегда требуется срочно. Использование средств автоматизации позволяет практически полностью решить

эту проблему, на протяжении считанных минут подготовить самые разные и детализированные бухгалтерские данные. Нужно также обратить внимание на то, что правильный выбор средств автоматизации и программного обеспечения позволит легко и быстро адаптировать работу бухгалтерии к частым изменениям правовых норм, вносимым Правительством Украины. К сожалению, иногда этот выбор поручается специалистам, которые имеют иногда смутное представление о ежедневной, рутинной работе и проблемах бухгалтерии и чьи критерии не всегда совпадают с интересами бухгалтерии данного предприятия.

Автоматизация повышает не только качество учета, но и качество бизнеса предприятия. Поэтому выбор средств автоматизации всегда должен осуществляться непосредственно заинтересованными специалистами — бухгалтером и руководителем предприятия. Только специалист-бухгалтер может правильно оценить систему по всем критериям, основными из которых являются следующие.

1. Настроенность системы как на специфику конкретной организации (независимо от формы собственности), так и на ' возможные изменения в законодательстве. Пользователю должна быть предоставлена возможность в минимальный срок и без потерь информации перестроить не только план счетов, отчетные.формы, типовые проводки, но и формировать отчетность в соответствии с новыми требованиями. Так, например, предприятия с иностранными инвестициями, как правило, предоставляют своим зарубежным партнерам отчетность по формам, основанным на иных, нежели в Украине, методах.

2. Возможность работы не только в локальных вычислительных сетях, но и с другими источниками бухгалтерской информации, такими, как системы связи "клиент—банк" для пересылки платежных документов непосредственно из компьютера в банк; кассовые аппараты для оперативного учета и отражения операций в розничной торговле и т.п.

3. Наличие со стороны разработчика квалифицированной поддержки пользователя приблизительно в таких направлениях:

а) обучение работе с программами, что особенно важно, поскольку в большинстве случаев из-за отсутствия необходимых навыков и отработанных методик обучения бухгалтер не может использовать программное обеспечение;

б) сопровождение программного обеспечения, необходимое не только в случае повреждения программы по разным причинам, но и в случаях радикальных изменений в законодательстве;

в) оперативные консультации, поскольку проблемы, возникающие в процессе работы, в значительной степени обусловлены или нарушением технологии работы с программами, или недостаточным знанием возможностей системы.

В Украине используется значительное количество программных продуктов для автоматизации бухгалтерского учета, наиболее популярными из которых являются "Парус", "Fin Expert", "Lady Fin", "Финансы без проблем", "1С — Бухгалтерия 7,7".

Система автоматизации бухгалтерского учета совместного предприятия "Парус" предназначена для подготовки и учета финансово-хозяйственных документов, накопления информации об осуществлении хозяйственных операций на бухгалтерских счетах, получения внутренней и внешней отчетности предприятия.

Использование данной системы позволяет:

— готовить платежные документы;

- выписывать счета на оплату и накладные на отпуск товара;

- вести учет основных средств и нематериальных активов, осуществлять расчет амортизационных отчислений;

— вести учет производственных запасов и товарно-материальных ценностей по материально ответственным лицам; — вести учет затрат на производство, издержек обращения и реализации по разным объектам учета (филиалам, подразделениям и пр.); — вести учет денежных средств; — вести учет расчетов с дебиторами-кредиторами; — получать ежемесячную отчетность относительно движения средств по соответствующим счетам в виде книги учета хозяйственных операций, ведомостей учета движения материальных ценностей, денежных средств, учета расчетов с дебиторами и кредиторами, ведомостей расчета амортизационных отчислений;

- получать Баланс предприятия и другие отчетные документы

для подачи в налоговые органы.

Задания для самостоятельной работы

1. Откройте по счету 311 «Текущий счет в национальной валюте» журнал – ордер №2 и ведомость к нему за сентябрь текущего года.
2. Подсчитайте обороты и остаток по счету 311 «Текущий счет в национальной валюте» на 1 октября т.г.

Остаток денег на текущем счете по состоянию на 1 сентября т.г. составляет 5300 грн.

Таблица 8. Хозяйственные операции за сентябрь т.г.

№ п/п	Содержание хозяйственных операций	Сумма, грн
1.	Перечислено по платежным поручениям прочим кредиторам за услуги нетоварного характера (№№ 125-130)
2.	Зачислена краткосрочная ссуда банка, согласно кредитного договора (выписка банка)
3.	Выдано кассиру предприятия по чеку 060103 на выплату заработной платы
4.	Перечислено по платежному поручению №131 бюджету НДФЛ
5.	Перечислено по платежным поручениям № 131-136 поставщикам за материалы
6.	Перечислено в погашение задолженности по краткосрочной ссуде банку (выписка банка)
7.	поступили платежи от покупателя за отгруженную ему готовую продукцию

Контрольные вопросы

1. Понятие учетных регистров.
2. Значение учетных регистров в бухгалтерском учете.
3. Классификация учетных регистров.
4. Понятие и формы бухгалтерского учета.
5. Сущность мемориально-ордерной формы учета.
6. Сущность журнально-ордерной формы учета.
7. Сущность упрощенной формы бухгалтерского учета.
8. Сущность автоматизированной формы учета.

Дата добавления: 2015-08-31