Пример заполнения акта о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению

По результатам экспертизы ценности документов составляется ряд документов:

§ опись дел постоянного срока хранения;

§ опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;

§ опись дел по личному составу;

§ акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Документы в электронной форме включаются в самостоятельные описи.

По описям соответствующие дела передаются в архив организации. Документы временного (до 10 лет) хранения могут не передаваться в архив. Они хранятся либо в службе документационного обеспечения организации, либо в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.

Описи рассматриваются на заседании ЭК и утверждаются руководителем организации. Описи дел постоянного хранения утверждаются ЭПК архивного учреждения, описи дел по личному составу согласовываются с ней (подробнее об описях дел см. раздел 6.2).

Одновременно с описями дел на заседании ЭК рассматриваются и акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения. Организация имеет право уничтожать дела, включенные в акт, только после того, как ЭПК утвердит опись дел постоянного хранения.

В акт включают дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором акт составляется. Например, если в 2005 г. было сформировано дело, имеющее срок хранения 3 года, оно должно быть включено в акт, составленный в 2009 г. (в этом случае срок хранения дела истекает к 1 января 2009 г.). Акт составляется на дела всей организации. Если в него входят дела нескольких структурных подразделений, то перед группой заголовков дел каждого подразделения указывается его название. Однородные дела вносятся в акт под одним общим заголовком с указанием количества дел. Акт о выделении к уничтожению дел составляется по унифицированной форме и подписывается должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов. После того как ЭПК архивного учреждения утвердит описи на дела постоянного хранения, акт должен быть утвержден руководителем организации. Пример акта приведен на рис. 6.1.

Заключение

Итак, под регламентом принятия управленческого решения понимается последовательность действий, связанных с документальным оформлением решения в определенное время, соответствующее требованиям руководящих документов (Трудовой кодекс РФ, постановление Минтруда РФ, постановление и распоряжение Министерства образования и науки РФ и др.). Регламентируя определенные функции руководства подчиненных подразделений, мы добиваемся упорядочения документопотоков, своевременности принятия и правильного документационного оформления управленческих решений.

Критерии экспертизы ценности – это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется, ценность документов. Также, критерии происхождения позволяют разделить все организации, учреждения и предприятия на три группы.

Архивный фонд – лишь часть, документального фонда. Архивный фонд имеет стабильный состав, который должен только исполнятся, и не включает в себя не только копии документов, но и документы с краткими сроками хранения. В состав архивного фонда включаются лишь документы, имеющее политическое, экономическое, научное, социальное, культурное, историческое или иное значение.

Список литературы

1. О.И. Замыцкова

Д 29 делопроизводство: Учебное пособие. Ростов н/Д:

Феникс, 2001.

2. Учебник/Под ред. Проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд.,

перераб. и доп. – М.: ИНФРА – М, 2003.

Дата добавления: 2015-08-31