Інформація з оформлення листів до іноземних ділових партнерів

Листи до ділових партнерів із далекого зарубіжжя, як і листування між ними самими, оформляють за іншими правилами. Є міжнародні стандарти (ISO) на основні документи, в тому числі й на комерційні листи.

Листи до іноземних ділових партнерів надсилають, аби заявити про існування своєї фірми (підприємства), поінформувати про продукцію, що випускається, та надання послуг, про участь у торговельній діяльності, у вирішенні питань, пов’язаних із постачанням, ціноутворенням, формами розрахунків, відрядженнями, підготовкою фахівців тощо.

Від якості підготовки й оформлення ділового листа значною мірою залежить рівень спілкування адресата з автором. Тому, надсилаючи листа до іноземного ділового партнера, необхідно враховувати все: від надписання конверта й добору бланка до складання й оформлення власне листа.

У таких листах відстань між реквізитами становить 2-4 інтервали; суворе дотримання положень табулятора не вимагається. Поширене, переважно, блокове розташування реквізитів, коли всі рядки кожного реквізиту друкуються без відступів від межі лівого берега. Широко використовується принцип відкритої пунктуації, тобто не ставляться коми, двокрапки в реквізиті “Адресат”, у зверненні, заключній формі ввічливості (це не стосується тексту документа).

Тут ітиметься про підготування й оформлення комерційних листів до ділових партнерів із США та Великої Британії.

Надписання конверта. В лівій верхній частині лицьового боку конверта зазначають адресу відправника, а в правій нижній – адресу одержувача.

Адресу одержувача наводять у такому порядку: спочатку зазначають власне одержувача (це може бути назва фірми, підприємства), імя та прізвище адресата, його посаду; з нового рядка – номер будинку, назву вулиці; в наступному рядкові – назву міста, штату (для США), графства (для Великої Британії), поштовий округ; рядком нижче – назву країни. Якщо лист надсилається до Лондона, то скорочено зазначають також поштовий район: E.C. (East Central), N.W (North West), W.C. (West Central) і т. д. Наприклад:

London, W.C.,

На конверті, вище від адреси одержувача, може зазначатися спосіб відправлення, наприклад “REGISTERED” (рекомендований), “EKSPRESS DELIVERY” (з терміновою доставкою), “TO BE CALLED FOR” “POST RESTANTE” (до запитання) тощо.

REGISTERED Messer’s. Robin Greswell & Co., Limited 51 Sydney Street, London, W.C., England  

Отже, адреса одержувача на конверті може мати такий вигляд:

Або

POST RESTANTE Prentice-Hall, Inc. 170 Sunset Street, New York*, N.Y., 10022 U.S.A.  

Адресу відправника оформляють за звичайними правилами.

У кінці назв багатьох британських фірм (підприємств) зазначається: “Limited” (або скорочено – “Ltd”) – від “limited liability company”, тобто “товариство з обмеженою відповідальністю” (це означає, що відповідальність членів товариства – акціонерів – обмежується сумою їхніх акцій).

До назв американських фірм (підприємств) може додаватися слово “Corporation” (Co.), що означає “акціонерна корпорація”, або “Incorporated” (Inc.), тобто “зареєстровано як корпорація”.

Якщо адреса особи, котрій хочуть надіслати листа, точно не відома, то його адресують фірмі (підприємству), що підтримує сторону з цією особою й може передати або переслати їй листа. В такому разі перед назвою фірми (підприємства) друкують: “In care of”, “Care of” або скорочено “С/о”, що перекладається як “на піклування” і вживається в значені “на адресу”.

Наприклад:

Mr. A.Musika C/o Prentice-Hall, Inc. 170 Sunset Street, New York*, N.Y., 10022 U.S.A.

Фірмові бланки для розглядуваних листів мають бути двомовними. Їх слід виготовляти на високоякісному папері формату А4 з берегами, які дорівнюють 1 дюйму (2, 54 см). У лівому верхньому куті чи в центрі (переважно) верхньої часини аркуша розташовуються емблема та назва підприємства (реквізит 1). Якщо підприємство маловідоме й із назви не зрозуміло, чим воно займається, то може зазначатися профіль його діяльності, наприклад: “ТУРИСТИЧНЕ БЮРО”, “БЮРО ПЕРЕКЛАДІВ”, “ПЕРЕВЕЗЕННЯ ВАНТАЖІВ” тощо. Якщо це товариство з обмеженою відповідальністю, то після його назви зазначають: “ Лтд ” в українському блоку й “Ltd” – в англомовному.

Під назвою підприємства або внизу аркуша наводять юридичну адресу фірми (підприємства), яка складається з поштової й телеграфної адрес, номерів телефонів, телефаксів, номера реєстраційної ліцензії, ідентифікаційного коду за ЄДРПОУ, номерів телефонів представництв фірми (підприємства) та її філії, електронної адреси (реквізит 2)

Виготовляючи такі фірмові бланки, банківські реквізити можна не зазначати.

Дата добавления: 2017-01-13