Введение 1 страница. Фотография готовой работы

Рис 2.2 Настенно-декоративная работа с фото-рамками.

1. Бегония Р. «Школа флористики» / Руби Бегония; (пер с англ. М. Авдониной), - М.: Эксмо, 2006 – 112с.: ил.

2. В.В. Чуб, К. Д. Лезина. Полная энциклопедия комнатных растений. М.: ЭКСМО – Пресс.

4. Комнатные растения. Большая иллюстрированная энциклопедия. Перевод с французского Крупичевой А.Л. автор Маккалистер Р. (издательство: Экспо 2009 год).

5. Л.А. Бурлацкая. Комнатные растения. М.: АСТ, 2009.

6. Литература: Городское цветочное хозяйство. Волошин М.П. Забелин И.А. Кормилицин А.М. Киселев Г.Е. Симферополь 2005 год.

7. Минеке Курпешок «Декоративные композиции из цветов» (перевод с англ. Кима А.Н.), -- М.: Издательство «Лабиринт пресс», 2002 – 144ил.

9. Пола Прайк «Современная аранжировка цветов» (перевод с англ. Позднякова Н.А.), -- М.: АРТ-РОДНИК, 2008, 192с., ил.

10. Сад и огород, Дроздов С.И. Калюжная А.И. Митяева М.А. статья 2007 год. Получена через сеть интернет.

11. Сергеева Э. «Мир цветов: икебана, этикет, язык, гороскоп» - Ростов-на-Дону: Феникс: 2006 – 252с.

12. Фомина. Ю. «Современные букеты». – М.: Издательский дом «Ниола 21-й век», 2004 – 144с.: ил.

13. Цветоводство, 3 издание, автор Былов Н. 2005 год. Город Москва.

14. Экология растений, автор Алехин В.В. 3 издание 2003 год.

Централизация архивного дела создала предпосылки для централизованного учета документов. Установлены единые требования к учетным данным (без чего было бы невозможно их суммирование и обобщение), единая методика учета и единые формы учетных документов.

Состав и объем почти любого комплекса документов (в особенности комплексов, в состав которых входят материалы действующих учреждений), не являются стабильными. Они изменяются по мере приема одних материалов, передачи и выделения к уничтожению других и т. п. Это требует от системы учета динамичности, т. е. способности оперативно отражать все изменения, как в объеме, так и в составе документов.

Однако функции учета не ограничиваются вопросами обеспечения сохранности и использования архивных материалов. Учет способствует проведению планомерного комплектования государственных архивов в соответствии с их профилем, а также организации планирования работы архивов и их отчетности.

В XIX веке в архивах не велось централизованного учета документов. Вот к каким печальным последствиям это привело: «Рядом с фальсификацией архивных документов развивается в нашем отечестве и другое зло: расхищение государственных архивов. В частных руках образовались драгоценные коллекции древних рукописей, составленные из документов, похищенных из архивов правительственных учреждений; одни из таких коллекций уходят за границу, другие гибнут по смерти своих владельцев…; третьи возвращаются в правительственные учреждения, но уже за плату из средств государственного казначейства. Одно из таких собраний древних рукописей, похищенных из правительственных и монастырских архивов, было куплено на средства казны на 100 тысяч рублей. Такому же расхищению подлежат и провинциальные архивы, наиболее древнее и ценное уже выбрано из архивов».

Во избежание хищнического расхищения документальных богатств законодательными и нормативными актами Российской Федерации предусмотрено обязательное ведение учета документов, как в государственных, так и в негосударственных архивах. Так, например, ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации» установил, что: «Все документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету. Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации устанавливается Федеральной архивной службой России»; Документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации независимо от места хранения, вида носителя, техники и способа закрепления информации подлежит обязательному государственному учету.

Современные правила учета базируется на Регламенте государственного учета документов Архивного фонда РФ, зарегистрированном Министерством юстиции России от 8 июля 1997 года. Регламент установил требования о порядке и сроках представления учетных сведений в отношении учреждений системы Федеральной архивной службы и организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, физических и юридических лиц хранящих документы АФ РФ.

Учет документов - это определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражении этого количества и состава в учетных документах. На основе фиксации в учетных документах принадлежности каждой единицы хранения к определенному комплексу документов учет обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска документов, контроля наличия и состояния на основе единого методического обеспечения.

Глава 1. Теоретические аспекты централизованного учета документов в организации

Под учетным документом понимается, документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета. На основе фиксации в учетных документах принадлежности каждой единицы хранения к определенному комплексу документов учет обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска документов, контроля наличия т состояния на основе единого методического обеспечения.

Регистрация сведений о количестве документов во внутренних учетных документах архива.

Заполнение на их основе документов централизованного государственного учета, которые представляются в органы управления архивным делом субъектов Федерации.

Составление в органах управления архивным делом сводных документов централизованного государственного учета и представление их в Росархив.

Прежде чем приступить к рассмотрению учетных форм, необходимо указать, что научной основной учета документов являются принципы централизации, унификации, динамичности, полноты и достоверности, которые реализуются на: установление общих для всех хранилищ документов Архивного фонда страны единиц учета;

единства организации хранения и учета документов;

строгой регламентации и стабильности форм учетных документов и требований к их заполнению;

оперативного внесения в установленные сроки во все учетные документы изменений об объеме и составе документов АФ РФ, отражающих их фактическое количество и состав.

Все учетные документы делятся на внутренние и централизованного государственного учета. К внутренним учетным документам относятся: книга поступлений, список фондов, лист фонда, архивная опись, дело фонда. Кроме того, при необходимости и в зависимости от состава документов могут также вестись отдельные описи страхового фонда, реестры описей, карточки и книги учета документов, передаваемые в другие архивы, книги учета фондов и дел и др. полистный учет документов осуществляется на основе внутренних описей и листа - заверителя дела.

1.1 Основные учетные документы архивного фонда в организации

Книга учета поступления документов - очень важный справочник, предназначенный для первичного учета поступающих в архив документов. Это учетный документ, в хронологической последовательности фиксирующий поступления в архив, а также основные данные о них. С ее помощью можно узнать, откуда, когда, в каком состоянии, и в каком количестве получены архивом документы. Книга помогает правильно раскрыть динамику роста архивных фондов за определенный отрезок времени.

В нее в хронологической последовательности заносятся, все поступления независимо от того является поступление первым или повторным. Сдатчик - фонд держатель может не совпадать с фонд образователем, в таком случае следует указать обоих. Необходимо охарактеризовать состав и состояние документов, а также годы. Если поступила россыпь, то необходимо ее взвесить. Состав документов указывается на основании сдаточной описи, а если ее нет - на основании хотя бы приблизительного знакомства с документами поступления.

Список фондов – представляет перечень наименований архивных фондов в порядке их номеров, которые они получают по мере поступления.

Указывается официально принятое название учреждения - фонд образователя и официально принятое сокращенное название. Если название фонд образователя менялось, то указывается его последнее наименование.

Главная цель списков фондов - закрепить за каждым фондом свой уникальный номер. Номер присваивается фонду один раз, как имя человеку, и его нельзя изменить. При выбытии фонда из архива «освободившийся» номер не может быть присвоен другому фонду, т.к. прежний номер мог войти в научный оборот.

Лист фонда - включает сведения о названии со всеми его переименованиями и номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе документов фонда и наличие описей. Лист фонда раскрывает и динамику изменений состава и состояния фонда. Это осуществляется на основе записей о поступлении и выбытия документов:

Лист фонда состоит из трех основных разделов:

- сведения о местонахождения фонда и его номере;

Сведения о движение документов приводятся отдельно для описанных и неописанных документов.

При учете россыпи может быть указано количество дел, документов или листов; при учете описанных материалов - только количество единиц хранения. По листу фонда присваивается номер описи. Если материалы какой-либо описи выбывают из архива, то ее номер не присваивается другой описи.

Архивная опись является учетным справочником, на основе которого ведется поединичный и суммарный учет, путем сложения данных итоговых записей всех описей фонда.

Дело фонда – комплекс документов, отражающих историю архивного фонда.

В дело фонда включается историческая справка о фондообразователе; схема систематизации дел фонда; рабочая инструкция по обработке фонда; акты о приеме документов; акты о выделение документов к уничтожению; акты проверки наличия и состояния документов; копии характеристик фонда, составленных для путеводителя; справки об использовании материалов фонда и др.

Таким образом, из дела фонда можно получить следующие сведения:

О дате создания учреждения, подчиненности, функциях, реорганизации, условиях хранения материалов, видах научно-технической обработки материалов. Каждому делу фонда присваивается номер фонда и его название. Дела фондов хранятся в порядке их номеров. Все документы, находящиеся в деле фонда, должны быть подшиты и пронумерованы; на них составляется внутренняя опись.

Документы централизованного государственного учета составляется на основе суммирования данных, извлеченных из документов «Внутреннего учета». Основным документом, в котором зафиксированы правила его ведения, является Регламент государственного учета документов АФ РФ. Основным документом централизованного учета является паспорт архива. Паспорт государственного архива составляется на 1 января каждого года и состоит из разделов, которые показывают его состав и объем: архивные материалы, страховой фонд копий, НСА, условия хранения документов.

Карточка фонда служит основой для создания фондового каталога субъекта Федерации Центрального фондового каталога, Федеральной Архивной службы. Она содержит сводные данные из листа фонда. Карточки фонда составляются только в государственных архивах и архивах РАН.

В государственном архиве на основе поступивших паспортов архивов организаций составляются сведения о состояние хранения документов в организациях - источниках комплектования на 1 декабря один раз в 3 года. Они включают данные о количестве источников комплектования:

а также о наличии в ведомственных архивах номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству, помещений и штатов.

Для того чтобы механизм централизованного учета четко работал, необходимо строго соблюдать сроки представления учетных документов в вышестоящие органы.

2 Проверка наличия и состояния документов - важнейший этап учета документов

Проверка наличия и состояния документов является одним из основных видов работ в архивах. Это самый эффективный, хотя и очень трудоемкий вид деятельности по совершенствованию организации хранения и учета дел. Результаты проверки наличия, обеспечивающие получение достоверных данных об объеме и состоянии дел, позволяют наиболее рационально планировать всю дальнейшую работу по обеспечению сохранности документов.

Проверка наличия и состояния документов проводится в целях установления:

фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по описям (книга учета и описания).

выявление документов, подлежащих различным видам реставрационной и технической обработки.

Таким образом, в ходе проверки наличия комплексно решается ряд важных задач по сохранности и учету документов.

· определение фактического количества дел, находящихся на хранении;

· выявление и устранение недостатков в учете документов;

· выявление необнаруженных дел и проведение их розыска;

· выявление и учет документов, имеющие различные дефекты носителя и текста и требующих улучшения физического состояния.

Проверки наличия и состояния документов проводятся в плановом порядке (цикличные) и единовременно (внеочередное).

Первоначально вопрос о сроках проверки наличия документов строго не регламентировался. В правилах работы государственных архивов 1962 г. не было закреплено определенной периодичности проверки наличия фондов. Но к концу 1970-х гг., после кражи документов в одном из центральных государственных архивов, пришли к выводу о необходимости пересмотра сложившихся подходов к проведению этой работы. В 1977 г. были основные правила работы государственных архивов 1984 г., устанавливающие жесткую периодичность проверки наличия фондов, исходя из категории их ценности.

В основных правилах работы государственных архивов Российской Федерации (2002 г.) определена периодичность плановых проверок документов в зависимости от их ценности и материального носителя. Так, уникальные документы проверяются ежегодно; особо ценные документы на бумажной основе один раз в 10 лет; аудиовизуальные и машиночитаемые (электронные документы) - один раз в 5 лет; кинодокументы на нитрооснове - один раз в 2 года. Внеплановые проверки проводятся в случаях чрезвычайных ситуация, стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могли быть утрачены или повреждены документы. При смене заведующих хранилищами также проводится внеочередная и единовременная проверка наличия и состояния всех документов архива или отдельных частей (комплексов).

В целях контроля за обеспечением сохранности документов при организации их использования периодически проводятся проверки наличия и состояния документов, выдававшихся из хранилищ в течении года. Сроки таких проверок устанавливаются руководством архива.

Методически и практически проверка наличия - это несложный вид работы, фактически это сверка имеющихся в наличии документов с учетными формами - описью или книгой учета и описания.

Важное значение имеет первый этап работы по проверки наличия дел, так называемая выверка учетных документов, которая включает:

установление полноты учетных документов на проверяемые архивные фонды;

уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи;

проверку правильности составления их итоговых записей, как важнейшего учетного элемента описи.

Таким образом, в ходе выверки учетных документов устанавливается то количество дел, которое должно находиться на архивной полке.

Проверку наличия и состояния документов обычно проводит группа специалистов, но в отдельных случаях допускается осуществление проверки одним сотрудником. В ходе работы необходимо:

сохранять порядок расположения дел на стеллажах и в первичных средствах хранения;

подкладывать на свои места, обнаруженные во время проверки, неправильно подложенные единицы хранения данного фонда;

изымать из проверяемого фонда и передавать хранителю неправильно подложенные единицы хранения других фондов;

изымать единицы хранения, не внесенные в опись, и помещать их в конец фонда (комплекса документов) для последующей обработки и описания.

Документы, выданные в читальный зал и рабочие помещения архива, проверяются, на общих основаниях их номера устанавливаются по картам-заместителям и книгам выдачи документов из хранилищ.

Документы, выданные на временное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи и считаются имеющими в наличии.

Категорически не допускается внесение в ходе проверки наличия каких-либо пометок или изменений в описи и другие учетные документы.

Результаты проверки наличия и состояния дел и обнаруженные в ходе недостатки заносятся в лист проверки наличия, который составляется непосредственно в ходе работы, как правило, на каждую опись отдельно. На основе листа составляется обязательный учетный документ - акт проверки наличия и состояния документов.

Целесообразно одновременно с актом проверки наличия и состояния документов при необходимости составлять и другие акты - о технических ошибках в учетных документах, об обнаружении документов, не относящихся к данному фонду, неучтенных, о неисправимых повреждениях и т.п.

Одна из задач проверки наличия - выявление необнаруженных дел, то есть тех единиц хранения, которые «незаконно», без документального подтверждения отсутствуют на местах хранения. На все такие дела составляется карточка учета необнаруженных дел, из которых формируется в традиционном или автоматизированном режиме учетно-контрольная картотека. Как правило, при учете необнаруженных дел указываются следующие реквизиты: название фонда, номера описи и единицы хранения, заголовок и объем единицы хранения, крайние даты документов дела, дата, когда впервые выявилось отсутствие документов, отметки о ходе розыска и его результаты.

В случае необнаружения в ходе проверки наличия дел организуется их розыск. Он проводится в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в других структурных подразделениях учреждения. Дела, найденные в ходе розыска, подкладывается на место постоянного хранения, о чем в картотеке необнаруженных дел делается соответствующая отметка.

Документы, отсутствие которых документально подтверждено, снимаются с учета в установленном порядке. В этом случае также делается отметка в картотеке необнаруженных документов.

На документы, не найденные в ходе розыска, составляется справка о ходе розыска и акт произвольной формы о снятии с учета необнаруженных документов. Эта справка является главным основанием для принятия обоснованного решения о списании документов, поэтому она должна максимально полно отражать целый комплекс необходимых сведений по истории фонда и организации розыска дел, подтверждать полноту и качество его проведения.

Решение о снятии документов с учета это большая ответственность, ведь списывание дел архивисты расписываются в собственной профессиональной беспомощности, не умение обеспечит сохранность вверенного им национального документного достояния. Оно должно приниматься коллегиально. Рассматривать такие вопросы может экспертно-проверочная комиссия. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы.

В ходе проверки и наличия документов в обязательном порядке фиксируется физическое состояние документов. На основе этих данных создаются картотеки учета физического и технического состояния архивных документов. Которые служат основой для планирования и проведения работ по его улучшению. Все выявленные особенности физического состояния документов фиксируется в учетно-контрольных документах. В случае выявления неисправимо поврежденных документов составляется заключение о полной невозможности восстановления их основы и использования текстовой и изобразительной информации и акт о неисправимых повреждениях документов, на основании которого происходит снятие документов с учета. Это правило не распространяется, только на уникальные документы их снятие с учета не допускается. Таковы основные вопросы, связанные с организацией проверки наличия и состояния документов.

Таким образом, учёт архивных документов - отличная возможность проверить наличие всех, указанных в архивном справочнике, документов. Именно поэтому он способствует предотвращению их исчезновения и, соответственно, защищает от различных неприятностей, связанных с утечкой информации.

1.2 Нормативно-правовые акты, регулирующие сферу учета документов в архиве организации

1.1. Настоящие единые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (далее - Правила) разработаны в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169) и распространяются на государственные и муниципальные архивы, музеи и библиотеки, организации Российской академии наук (архив РАН, научные архивы региональных отделений и научных центров РАН, научно-отраслевые и мемориальные архивы РАН, осуществляющие постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации) (далее - архивы), которые в соответствии с законодательством Российской Федерации осуществляют постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, а также временное хранение других архивных документов, принятых от ликвидированных органов государственной власти, иных государственных органов (далее - государственные органы), органов местного самоуправления и организаций. 1.2. Документы Архивного фонда Российской Федерации - архивные документы, прошедшие экспертизу ценности документов, поставленные на государственный учет и подлежащие постоянному хранению. 1.3. Документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, относятся к другим архивным документам. 1.4. Государственные и муниципальные музеи и библиотеки, муниципальные архивы руководствуются настоящими Правилами с учетом своего правового статуса и особенностей деятельности. 1.5. Организация хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в федеральных органах исполнительной власти и организациях, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, регулируется другими нормативными правовыми актами. 1.6. Формы учетных и иных документов архивов, упоминаемые в настоящих Правилах и отсутствующие в приложениях к ним, устанавливаются специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела. II. ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ 2.1. В архиве документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы организуются по исторически и/или логически связанным совокупностям - архивным фондам. По отношению к некоторым видам архивных документов допускается их нефондовая организация (см. п. 2.10.). 2.1.1. Разновидностями архивного фонда являются: архивный фонд государственного органа, органа местного самоуправления, организации, состоящий из образовавшихся в процессе их деятельности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов; объединенный архивный фонд, состоящий из образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций, а также граждан документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи; архивный фонд личного происхождения (семьи, рода), состоящий из образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного гражданина, семьи, рода архивных документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации. К архивному фонду приравнивается совокупность отдельных документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, образовавшихся в деятельности разных источников комплектования архива (фондообразователей), объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и другим) (далее - архивная коллекция). 2.2. По степени ценности документы Архивного фонда Российской Федерации делятся на ценные, особо ценные и уникальные. 2.2.1. Все отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации документы, вне зависимости от их происхождения, вида носителя, степени секретности, места хранения и формы собственности, являются ценными. 2.2.2. В составе Архивного фонда Российской Федерации выделяются особо ценные документы, имеющие непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которых устанавливается особый режим учета, хранения и использования. 2.2.3. В составе особо ценных документов выделяются уникальные документы, не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации и (или) их внешним признакам, невосполнимые при утрате с точки зрения их значения и (или) автографичности (см. п. 3.7.4.). 2.2.4. Архивные документы временного хранения, имеющиеся в составе архивных фондов, в том числе от ликвидированных организаций, или поступивших в архивы вследствие чрезвычайных обстоятельств, выделяются к уничтожению в установленном порядке (см. п. 5.3.2). 2.3. По категориям доступа архивные документы делятся на открытые, ограниченного доступа и на хранящиеся на особых условиях доступа к ним. 2.3.1. Открытыми являются все архивные документы, доступ к которым не ограничен в соответствии с международными договорами Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности. 2.3.2. К архивным документам ограниченного доступа относятся: архивные документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну или иные охраняемые законодательством Российской Федерации тайны; архивные документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу его безопасности; архивные документы, собственники или владельцы которых, передавая их в архив, установили в договоре условия доступа к ним и их использования. Доступ к указанным архивным документам до утраты ими секретности или конфиденциальности, а также их использование осуществляются в установленном порядке. 2.3.3. Ограничивается доступ к подлинникам особо ценных, в том числе уникальных документов, и к документам Архивного фонда Российской Федерации, признанным в порядке, установленном п. 2.11.7.1. настоящих Правил, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии. Фондирование архивных документов 2.4. Работа по фондированию (определению, уточнению фондовой принадлежности архивных документов и хронологических границ архивных фондов) осуществляется в источниках комплектования архивов (фондообразователях) в процессе формирования дел на основе номенклатур дел и отбора документов для передачи на хранение в архив, а также в архивах - при описании принятых неупорядоченными архивных документов, переработке неудовлетворительно составленных описей, при создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования. 2.4.1. Определение фондовой принадлежности архивных документов заключается в отнесении их к архивному фонду соответствующего фондообразователя. Архивные документы, являющиеся входящими, относятся к архивному фонду того фондообразователя, который их получил. Архивные документы, являющиеся исходящими копиями (отпусками), относятся к архивному фонду того фондообразователя, который является их автором. Архивные документы внутреннего обращения относятся к архивному фонду того фондообразователя, в котором они созданы. 2.4.2. В случае реорганизации или ликвидации организации с передачей ее функций вновь созданной организации, законченные производством дела включаются в архивный фонд реорганизуемой или ликвидированной организации, а незаконченные дела, переданные для окончания производством организации-правопреемнику, включаются в архивный фонд последней. Из архивного фонда личного происхождения архивные документы организации выделяются и присоединяются к соответствующему архивному фонду при условии, если этот архивный фонд находится на хранении в данном архиве и архивные документы организации не связаны с деятельностью гражданина, образовавшего архивный фонд личного происхождения. Не подлежат выделению из архивного фонда гражданина - руководителя и члена соответствующих общественных организаций архивные документы этих общественных организаций. 2.4.3. Единый архивный фонд с архивными документами организации составляют: архивные документы представительств и филиалов; архивные документы совещательных органов, созданных при организации; архивные документы временных администраций организации, находящейся в стадии банкротства; архивные документы созданных при организации первичных общественных организаций (за исключением организаций КПСС и ВЛКСМ), существовавших до принятия законодательства Российской Федерации об общественных объединениях; архивные документы ликвидационной комиссии организации. Архивные документы общественной организации (профсоюзной и др.), существующей при организации с момента регистрации этой общественной организации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях, при их поступлении на хранение в архив составляют самостоятельный архивный фонд или присоединяются к архивному фонду соответствующей организации, образуя объединенный архивный фонд. 2.5. Объединенный архивный фонд формируется из архивных документов: организаций, однородных по целевому назначению и функциям, действующих на определенной территории; руководящего органа и подчиненных ему организаций, действующих на определенной территории; организаций, объединенных объектом деятельности; последовательно сменявших друг друга организаций, если функции предшественников полностью или частично передавались и передаются их преемникам; двух или более архивных фондов личного происхождения, если граждане связаны между собой близкими родственными, профессиональными, творческими, деловыми отношениями. 2.6. Архивная коллекция поступает в архив или формируется в архиве из отдельных разрозненных архивных документов, имеющих признаки общности. Исторически сложившаяся архивная коллекция, поступившая из другого архива, от организации или гражданина, перефондированию не подлежит. 2.7. Архивные документы, сформированные в архивный фонд, объединенный архивный фонд или архивную коллекцию, перефондированию не подлежат. Перефондирование архивных документов допускается в исключительных случаях, при обнаружении ошибок фондирования, затрудняющих поиск архивных документов. 2.8. В зависимости от времени образования и правового статуса источника комплектования (фондообразователя) его архивные документы принимаются в архив или как продолжающаяся часть уже имеющегося архивного фонда, или как новый архивный фонд. 2.8.1. В связи с принятием Конституции Российской Федерации в 1993 году: 2.8.1.1. новые архивные фонды составляют архивные документы: органов законодательной власти Российской Федерации и субъектов Российской Федерации; органов исполнительной власти Российской Федерации и республик в составе Российской Федерации; глав (губернаторов) краев, областей, автономных округов Российской Федерации и их администраций; отраслевых органов исполнительной власти краев, областей, Москвы и Санкт-Петербурга, автономных округов Российской Федерации, если их задачи и функции изменились; органов судебной власти Российской Федерации; органов местного самоуправления; Генеральной прокуратуры Российской Федерации; Счетной палаты Российской Федерации; Центрального банка Российской Федерации (Банка России); Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, избирательных комиссий органов государственной власти субъектов Российской Федерации. Допускается формирование объединенных архивных фондов из архивных документов избирательных комиссий по выборам органов местного самоуправления; 2.8.1.2. единые архивные фонды составляют архивные документы: отраслевых управлений и отделов исполкомов советов народных депутатов краев, областей, г. Москвы и г. Санкт-Петербурга, автономных округов РСФСР и соответствующих отраслевых органов исполнительной власти краев, областей, г. Москва и Санкт-Петербург, автономных округов Российской Федерации, если их задачи и функции остались без изменения; органов судебной власти и прокуратур республик, краев, областей, гг. Москва и Санкт-Петербург, автономных округов, городов и районов РСФСР и соответствующих органов судебной власти и прокуратур в республиках, краях, областях, г. Москвы и г. Санкт-Петербурга, автономных округах Российской Федерации, муниципальных районах и городских округах; представительного и исполнительно-распорядительного органов муниципального поселения. 2.8.2. В связи с преобразованием муниципальных образований (их объединением, разделением, а также изменением статуса городского поселения) новые архивные фонды составляют архивные документы созданных органов местного самоуправления. Изменение границ муниципальных образований не является основанием для создания новых архивных фондов из архивных документов соответствующих органов местного самоуправления. 2.8.3. При реорганизации организации новые архивные фонды создаются в случаях: изменения целевого назначения, профиля деятельности и функций организации; преобразования организации с изменением формы собственности имущества организации (приватизация, акционирование, национализация и т.п.). Из архивных документов государственной или муниципальной организации, подвергшейся преобразованию с изменением формы собственности имущества организации, и архивных документов вновь возникшей организации(й)-правопреемника(ов) допускается формирование объединенного архивного фонда в случае передачи архивных документов организации(й)-правопреемника(ов) в государственную или муниципальную собственность. 2.8.4. Не является основанием для создания нового архивного фонда: расширение или сужение территориальных границ деятельности или функций организации; выделение из организации одной или нескольких новых организаций с передачей им отдельных функций первой организации; изменение подчиненности организации, ее структуры, переименование или внесение изменений в название, не сопровождающиеся изменением первоначальных функций; смена учредителя(ей) организации, без изменения формы собственности имущества этой организации. 2.8.5. Архивные документы организации, прекратившей свою деятельность вследствие ликвидации, в том числе по причине чрезвычайных обстоятельств или стихийных бедствий, а затем восстановленной с теми же функциями, составляют единый архивный фонд. 2.8.6. Хронологическими границами архивного фонда являются: архивного фонда государственного органа, органа местного самоуправления, организации - устанавливаемые на основе нормативных актов официальные даты их образования (регистрации) и ликвидации. При наличии нескольких нормативных актов за дату образования государственного органа, органа местного самоуправления, организации принимается дата наиболее раннего из них; объединенного архивного фонда - даты образования (регистрации) наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организаций, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда; архивного фонда личного происхождения - даты рождения и смерти гражданина, членов семьи или рода (по аналогии с объединенным архивным фондом); архивной коллекции - даты самого раннего и самого позднего документа. Хронологические границы архивного фонда могут не совпадать с крайними датами составляющих его архивных документов: в фонде государственного органа, органа местного самоуправления, организации - в связи с возможным отсутствием архивных документов начального и/или завершающего этапов деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, организации, включением в состав фонда более ранних архивных документов, переданных для завершения производством дела предшественником государственного органа, органа местного самоуправления, организации; в фонде личного происхождения - за счет документов, связанных с откликами на смерть гражданина, проведением памятно-юбилейных мероприятий и др. Организация архивных документов в пределах архивного фонда 2.9. В пределах архивного фонда архивные документы организуются по единицам хранения. Единицы хранения систематизируются согласно схеме систематизации архивных документов в архивном фонде. 2.9.1. Схема систематизации архивных документов в архивном фонде является основанием для внутренней организации единиц хранения архивного фонда и закрепляется описью (описями) дел, документов. Систематизация единиц хранения в пределах архивного фонда по разделам (подразделам) схемы систематизации проводится с учетом одного или нескольких следующих признаков: структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям); хронологического (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения); функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения); номинального (по делопроизводственной форме - видам и разновидностям документов); корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения); географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты); авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов). При систематизации единиц хранения аудиовизуальной и электронной документации дополнительно используется объектный и форматный признаки. Единицы хранения группируются последовательно по признакам, применение которых является наиболее целесообразным для всех или отдельных групп архивных документов архивного фонда. Документы по личному составу, а также научно-технические документы в архивных фондах научно-исследовательских организаций, рукописи в издательствах, истории болезней в медицинских организациях, акты проверок в фондах контрольных органов выделяются в особые группы и систематизируются обособленно. Архивные документы архивного фонда семьи, рода систематизируются вначале по отдельным гражданам, документы каждого гражданина - по разделам схемы систематизации. В архивном фонде семьи на первое место выносятся архивные документы наиболее известного гражданина, затем - архивные документы членов семьи в порядке степени родства. В архивном фонде рода архивные документы располагаются в порядке генеалогической последовательности, причем архивные документы, относящиеся ко всему роду (генеалогические таблицы, имущественно-хозяйственные документы) помещаются в начале. Единицы хранения, включенные в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий. Для архивных фондов однотипных организаций используется общая схема систематизации. В пределах архивной коллекции архивные документы одного вида (разновидности) группируются по авторскому признаку с расположением групп единиц хранения в алфавитном порядке названий организаций или фамилий граждан. В пределах архивной коллекции, созданной по тематическому признаку, группировка архивных документов проводится по темам или вопросам, расположенным в порядке их значимости или хронологии. В соответствии со схемой систематизации единицы хранения группируются в следующем порядке: единицы хранения относятся к тому году, в котором они начаты производством, или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации (структурного подразделения) для продолжения производства; единицы хранения, содержащие планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления; долгосрочные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода; единицы хранения, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены; в пределах года или хронологического периода единицы хранения располагаются по значимости функций организации (или - в порядке значимости и логической взаимосвязи видов и разновидностей документов); единицы хранения, представляющие собой личные дела, систематизируются по годам увольнения и алфавиту фамилий. Группы единиц хранения в пределах последних (завершающих) ступеней систематизации распределяются по их значимости или хронологии.