Сводная ведомость стоимостей функций

Описаниефункции	Наименование соответствующего элемента	Наименование показа­телей затрат (оценка стоимости функции)	Единица измерения	Стоимость функции
мини-мально возможная	макси-мально допустимая
1...	1...	1.1.... 1.2....
2...	2...	2.1. … 2.2....

Работу по оценке стоимостей отдельных функций оформляют в виде сводной таблицы стоимостей функций, форма которой дана в табл. 2. Следует заметить, что функция может иметь несколько показателей оценки, при этом в табл. 2 приводят только основные показатели.

Оценка функций и установление стоимостных ориен­тиров в виде минимально возможной и максимально допу­стимой стоимости функций делают процесс снижения за­трат целенаправленным.

Выявление зон наибольшего сосредоточения затрат (п. 2.6).

При выявлении функциональных зон наиболь­шего сосредоточения затрат в изучаемом объекте можно использовать несколько подходов.

1. После выявления затрат на выполнение функций элементов для каждой из них определяют значимость отдельной функции(P_i) в общем спектре функционирования отдельного объекта.

Далее определяют долю излишних и недостающих затрат

(2)

где Qi — относительные затраты на выполнение функции i-м элементом в процентах. Значение Ri соответствует доле повышенных (излишних) или пониженных (недостающих) затрат по отношению к стоимости изучаемого объекта.

Наибольшие положительные значения Ri соответствуют зонам наибольшего сосредоточения затрат. Если повышение эффективности работы объекта в целом является актуальной задачей, то следует рассматривать наибольшие отрицательные значения Ri повышения эффективности работы i-го элемента.

2. С помощью табл. 2 и 3 составляют таблицу наибольших разностей между существующей (в рассматриваемом объекте) и минимально возможной стоимостью функций, форма которой дана в табл. 3, где относительная разность берется между существующей и минимально возможной стоимостями по отношению к существующей. В этой таблице функции упорядочивают по уменьшению разностей до 5—10 %. Зоны наибольшего сосредоточения излишних затрат соответствуют наибольшим разностям стоимостей функций.

3. Для выявления зон наибольшего сосредоточения затрат используют АВС-анализ, который предполагает разбивку элементов объекта на три группы:

группа А — дорогостоящие элементы (детали, узлы);

группа В — элементы средней стоимости;

группа С – элементы низкой стоимости.

Таблица 3

Таблица наибольших разностей стоимости функций

Описание функции	Наименование соответствующего элемента	Относительная разность стоимостей
1....	…	…
2....	…	…

Таблица 4

Классификация зон сосредоточения затрат

Группа элементов	Доля от общего числа элементов, %	Доля от общих затрат на объект, %
А
Б
С

Для выявления зон наибольшего сосредоточения затрат используют данные расчетов по формуле (2) и данные табл. 3, на основе которых составляют список функций с наибольшими затратами. В этот список включают функции (элементы), которые одновременно имеют наибольшие значения в табл. 3 н наибольшие положительные значения Ri. Кроме того, выделяют функции с наибольшими отрицательными значениями Ri, для реализации которых необходимы дополнительные затраты.

Другой способ выделения зон наибольшего сосредоточения затрат состоит в том, что на основании табл. 3 и 4 составляют два списка таких зон: первый (главный) список включает функции (элементы), которые одновре­менно вошли в табл. 3 и группу элементов А в табл. 4, второй (дополнительный) список включает функции эле­ментов, которые одновременно вошли в табл. 3 и группу В в табл. 4.

Существует еще один подход выявления зон наибольшего сосредоточения затрат. В соответствии с изложенной выше классификацией функций затраты обычно имеют следующее нормативное распределение:

основные функции 20—30 %;

вспомогательные функции 40—50 %;

ненужные функции 5—10 %.

При оценке функций нередко обнаруживается, что на осуществление вспомогательных функций приходится чрезмерно большая доля затрат (60—70 %), т. е. здесь заложены основные резервы снижения себестоимости.

В результате проведения информационно-аналитического этапа получаем следующую документацию:

· таблицу анализа функций системы управления и ее конструктивную функциональную структуру;

· перечень главных, основных, вспомогательных и ненужных функций;

· список критериев развития, основных показателей и требований, предъявляемых к улучшаемой системе;

· сводную таблицу стоимостей функций;

· список и характеристику зон наибольшего сосредоточения затрат;

· постановку задач по устранению элементов с ненужными функциями;

· постановку задач по удешевлению функций, содержащих излишние затраты;

· список неясных вопросов, возникших при сборе, систематизации и анализе информации, для последующего обсуждения со специалистами;

· перечень и описание возникших идей по улучшению системы управления.

При выполнении информационно-аналитического этапа можно отметить следующие характерные ошибки:

Ø слабое привлечение знаний и опыта специалистов других служб из-за ложной боязни потерять свой авторитет или из-за нежелания, а иногда и неумения, наладить с ними деловые контакты;

Ø получение слишком скудного или чрезмерно большого объема информации об исследуемом объекте, на что затрачивается слишком много времени и ресурсов; поэтому следует ограничиваться оптимальным объемом информации, определяемым конкретными целями анализа и временем, оговоренном в плане работы;

Ø пренебрежение известными правилами делопроизводства; вся собранная и обработанная информация должна систематизироваться и надежно храниться для повторного использования.

Весьма характерной ошибкой является отвлечение на одну из первых идей, возникших в процессе сбора и анализа информации. Идея может показаться интересной, перспективной. Появляется желание заняться ее разработкой и, по существу, прекратить дальнейший сбор и анализ информации. От таких соблазнов следует уходить, не изменяя главным принципам системного анализа.

Функционально-стоимостной анализ системы управления на примере ООО «Стройсервис».

Рассмотрим пример, иллюстрирующий использование ФСА на втором этапе (пп. 2.1.-2.7.) при решении задачи усовершенствования системы управления предприятием.

2.1. Сфера деятельности ООО «Стройсервис» - строительно-монтажные работы, капитальный и косметический ремонт зданий и сооружений. Основные объекты, на которых «Стройсервис» ведет работы, находятся в г. Волгограде.

2.2. Так как масштаб деятельности данного предприятия сравнительно небольшой, организационная структура ООО «Стройсервис» сравнительно проста и может быть схематически представлена данным образом:

Рис. 1. Принципиальная схема организационной структуры ООО «Стройсервис».

Единоличным начальником данной фирмы является ее генеральный директор. Ему непосредственно подчиняется его заместитель, секретарь, менеджер по финансам, а также бухгалтерия. Заместитель генерального директора отвечает за ход работ на объектах, контролирует работу агентов по снабжению, вспомогательных служб. Агенты по снабжению выполняют заказы прорабов на поставку необходимых материалов, оборудования, инструментов.

По мере необходимости руководитель фирмы создает рабочие группы по решению тех или иных конкретных задач. Подобные задачи обычно возникают в самом начале выполнения заказа, когда нужно оформить необходимые документы, получить разрешение соответствующих инстанций, уладить все юридические аспекты дела, разработать проектные документы, согласовать сметы и т.д. Обычно в рабочую группу входят менеджер по финансам, работник из бухгалтерии и один из прорабов. В зависимости от значимости заказа подобной рабочей группой руководит генеральный директор либо его заместитель.

2.3. Список основных требований к системе управления данным предприятием можно сформулировать таким образом:

Ø обеспечение работы предприятия без простоев,

Ø выплата дивидендов учредителям предприятия,

Ø своевременная уплата налоговых платежей в бюджет, во избежание штрафных санкций,

Ø обеспечения выполнение заказов, максимально удовлетворяющих запросы клиентов,

Можно выделить следующие критерии развития:

Ø качество выполняемых работ,

Ø скорость выполнения заказов,

Ø затраты на управленческую деятельность.

Теперь выявим функции, которые выполняет каждое звено этой структуры:

Таблица 5

Дата добавления: 2017-02-01