Усовершенствование методов работы с клиентами

Предложения по работе предприятия

Как известно, одна из основных функций рекламного агентства - это удовлетворение потребностей клиента-рекламодателя. Это может достигаться только лишь путем эффективной организации работы агентства или агента с клиентом. Важной функцией организации рекламного процесса является поиск потенциального рекламодателя. К сожалению, на данном этапе развития рекламного агентства «Хабаровский ОПТОВИК» картина складывается следующим образом: агент начинает работу практически с «завязанными» глазами, так как у него нет своей базы данных для разработки. Работа по поиску клиентов сводится к просматриванию конкурирующих СМИ и потенциальных на его взгляд рекламодателей.

В связи с этим необходимо, чтобы у каждого агента была постоянно обновляющаяся база данных (см. табл. 2).

Маршрутная таблица рекламного агента.

табл. 2

Название фирмы	Адрес	Телефон	Вид деятельности	Контактные лица	Личные заметки
ЗАО «ГАИ»	Республиканская,17	36-67-19, 36-45-07, 36-29-72	Оптовая и розничная торговля продуктами питания	Ген. директор Грибанов Игорь Вадимович	Крупный, платежеспособный, но привередливый клиент

С появлением данной системы учета клиентов достигается следующее:

· систематизированный поиск клиентов-рекламодателей;

· постоянное обновление своей базы данных (появление новых фирм, закрытие старых, переезд на другой адрес и т.д.);

· устранение проблемы пересечения деятельности двух и более рекламных агентов с новым клиентом (посещение несколькими агентами одного потенциального клиента с целью сотрудничества, что неминуемо приводит к раздражению клиента и отталкивающему эффекту к рекламному агентству в целом);

· облегчение работы рекламного агента;

· создание оптимальной формы отчетности перед начальством.

На этапе разработки макета часто возникает такая ситуация, когда агент, в силу отсутствия необходимой квалификации и должного опыта работы с клиентами, старается переложить все заботы по составлению макета на плечи самого рекламодателя. Это, во-первых, создает негативное впечатление, как о рекламном агенте, так и об агентстве в целом; во-вторых, тормозит процесс сотрудничества клиента с агентством. В этом случае для повышения эффективности работы агента с клиентом рекомендуется иметь в наличии каждому рекламному агенту альбом-каталог с примерными образцами рекламных макетов и логотипов. Это, в конце концов, облегчает работу не только рекламного агента, но и компьютерного отдела, так как снижаются затраты времени на поиск материала и создание кардинально новых рекламных макетов.

На этапе согласования уже готового макета с рекламодателем возникает следующая проблема – невозможность предоставления макета в цветном варианте, что существенно замедляет и усложняет процесс визирования. На данный момент это «решается» следующим образом:

· рекламодатель, теряя свое рабочее время, сам приезжает в офис, чтобы посмотреть свою рекламу в компьютерной версии;

· агенту приходится на словах объяснять «цветную» версию черно-белой рекламы.

Обе вышеперечисленные проблемы можно разрешить простейшим способом: приобрести цветной лазерный принтер и включить стоимость печати в стоимость изготовления макета.

Например, если стоимость цветного струйного принтера «Hewlett Packard» - 10 000-00 рублей, а средняя стоимость изготовления макета – 170-00 рублей, то можно за каждую печать макета брать дополнительно 30-00 рублей, то есть всего 200-00 рублей за изготовление одного цветного макета. Исходя из того, что в среднем в номере пятнадцать «цветных» рекламодателей, этот принтер может окупиться за двадцать две недели:

30-00 (рублей) * 15 (рекламодатели) = 450-00 (рублей) – стоимость изготовления всех цветных макетов в одном номере рекламно-информационного справочнике «Хабаровский ОПТОВИК»;

10 000-00 (рублей) / 450-00 (рублей) = 22,2 (недели) – срок окупаемости цветного лазерного принтера “Hewlett Packard”.

Еще одним существенным упущением в работе рекламного агентства является то, что реклама публикуется по факту предъявления счет - фактуры, а не по факту поступления денег на расчетный счет организации. В связи с этим возникает проблема, когда некоторые клиенты не торопятся оплачивать рекламные услуги по выставленному счету в течение длительного периода времени, вследствие чего возникает задолженность агентства перед типографией. Поэтому, на мой взгляд, в связи со сложившейся экономической ситуацией в стране, наиболее рациональным выходом является публикация рекламных объявлений по факту поступления денег на расчетный счет (предоплата).

В тех случаях, когда рекламодатель работает напрямую с редакцией, нередко возникающие конфликтные ситуации приходится решать непосредственно заместителю главного редактора, даже если проблема незначительна. Для того чтобы устранить данную проблему, необходимо ввести должность начальника отдела рекламы и наделить его полномочиями решать все конфликтные вопросы (см. рис. 3).

Рис. 3. Предполагаемая организационная структура рекламного агентства «Хабаровский ОПТОВИК»

Дата добавления: 2017-02-01