Загальні вимоги до складання документів

План

ТЕМА № 15. ЗАГАЛЬНІ ВИМОГИ ДО СКЛАДАННЯ ДОКУМЕНТІВ. ОСНОВНІ РЕКВІЗИТИ. ВИДИ ДОКУМЕНТІВ

Сполучуваність слів. Вживання прийменників

Словосполучення – це поєднання двох або більше повнозначних слів синтаксичним зв’язком.

Між словами у словосполученні існують такі типи зв’язку: узгодження (головне слово узгоджується із залежним в роді, числі, відмінку, напр.: вирішене питання), керування (головне слово вимагає від залежного певної форми, напр.: наказ керівника), прилягання (головне слово сполучається із прислівником, дієприслівником або інфінітивом, напр.: завершувати пізно). Найбільш складними є словосполучення зі зв’язком керування, а особливо ті, які мають прийменники. Для уникнення помилок в побудові таких словосполучень слід пам’ятати, що після прикметників у вищому ступені порівняння вживаються прийменники від, за, сполучник ніж, напр.: дорожчий за золото; після прикметників багатий, скупий, хворий тощо перед іменником вживається прийменник на, напр.: бідний на знання; при числівниках 2, 3, 4 іменник стоїть у Н.в. мн., а при числівниках півтора, півтори – у Р.в. одн., напр.: чотири місяці, півтора дня, півтори години.

У багатьох випадках можлива синонімічна взаємозаміна безприйменникових словосполучень прийменниковими, одним словом і навпаки, напр.: книжкова крамниця, крамниця з книжками, книгарня. Для ділового стилю української мови характерні часто повторювані усталені словосполучення дієслівного типу, у яких вибір прийменників неможливий, напр.: витрати на, відрахування на, винагорода за, покладатися на, у відповідь на, у відповідності з, відповідно до, у зв’язку з, згідно з, на додаток до тощо.

За прийменниками в українській мові традиційно закріплені такі значення: просторове (в, у, на, з, над, перед, вздовж, при, до тощо), часове (за, у, до, о, через, над, з тощо), причинове (з, від, через, в силу, з нагоди, завдяки, всуперед тощо), мети (для, на, заради), порівняння (проти тощо). Для ділового мовлення важливим є правильне вживання прийменника по, особливо тоді, коли мова йде про переклад російських словосполучень українською мовою. Російські сполуки з прийменником по перекладаються в українській мові словосполученнями з прийменниками за, з, на, для, після, у, по та безприйменниковими, н-д: за свідченням, з ініціативи, на замовлення, для складання, після одержання, у справах, повідомити телефоном.

1. Загальні вимоги до складання документів

2. Текст документа

3. Основні реквізити

4. Види документів

Культура писемного ділового мовлення визначається як загальною культурою суспільства, так і культурою кожного його члена, зокрема державного службовця, який працює з документами, причетний до справочинства. Пишучи, завжди слід пам’ятати про майбутнього читача (у т. ч. й про себе). Тому необхідно дотримуватися виразності письма, чіткості літер, акуратності (охайність) тексту.

Писати завжди слід, відступаючи від краю аркуша (зліва чи справа, а в документах – тільки зліва), – цього вимагають і технічні умови, наприклад, підшивання ділових паперів, і традиція зберігати поле для заміток, правок, доповнень, і навіть естетика форматів. Розміщувати текст на форматі (стандартний аркуш паперу) слід з урахуванням пропорції, естетики співвідношення формату й обсягу тексту. Не варто «втискувати» в рядок частину фрази – вона вільно може бути перенесена на наступний рядок.

У писемному мовленні складними є скорочення записування, рубрикація, вибір слова, словоформи, особливості побудови усталених словосполучень (штампів) і речень та ін.

Наразі з’ясуємо найголовніші особливості писемного ділового мовлення, але насамперед охарактеризуємо сутність документа, його структурні елементи, класифікаційні ознаки, загальні вимоги до його складання.

Слово документ (лат. document – доказ) – це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності й розумову діяльність людини.

Документ мас правове та господарське значення, може служити писемним доказом і джерелом різноманітних відомостей інформативного характеру. Вони сприяють удосконаленню внутрішньої організації будь-якого підприємства, закладу чи установи.

Поняття «службовий документ» охоплює:

1) директивні та розпорядчі документи (закони, постанови, накази та ін.);

2) адміністративно-організаційні документи (плани, устави, статути, акти, звіти, протоколи, службові листи та ін.);

3) документи щодо особового складу (заява, автобіографія, характеристика та ін.);

4) фінансову документацію;

5) облікову документацію.

Особливий тип службової документації становлять документи, які регулюють міждержавні стосунки. Усі документи створюються відповідно з офіційно прийнятою формою – формуляром (за певним зразком).

Документ має бути достовірним, переконливим, належним чином відредагованим і оформленим, повинен містити конкретні й змістовні пропозиції та вказівки.

До документа висуваються такі вимоги:

1) не повинен суперечити чинному законодавству й директивним указівкам органів вищого рівня;

2) має бути достовірним, тобто базуватися на фактах;

3) повинен містити конкретні й реальні пропозиції або вказівки.

4) має бути максимально точним і водночас доступним;

5) повинен бути ретельно відредагованим і оформленим;

6) має бути придатним для тривалого зберігання.

Дата добавления: 2017-02-01