II. Изъятие документов из кадастровых дел

5. В пункте 4.2.2. Стратегии выделено три группы документов, к которым применяются различные правила хранения:

первая группа документов включает документы, подлежащие постоянному хранению на бумажных носителях и переводу в электронный вид;

вторая группа документов состоит из документов, подлежащих переводу
в электронную форму и последующему (по окончании сроков хранения) уничтожению документов на бумажных носителях (далее – Документы временного хранения);

третья группа документов включает перечень таких документов, которые
не подлежат ни переводу в электронную форму, ни хранению на бумажных носителях (т.е. документы выделяемые к уничтожению) (далее – Уничтожаемые документы).

6. При проведении работ по перекомплектованию и переводу в электронный вид кадастровых дел в форме бумажных документов, не подлежащие хранению в кадастровом деле документы изымаются с одновременным формированием новой описи документов, хранящихся в кадастровом деле. Опись документов кадастрового дела на бумажном носителе после изъятия из него документов подготавливается в соответствии с пунктом 20 настоящих Методических рекомендаций. При этом старая опись документов, хранящихся
в кадастровом деле, не уничтожается, а помещается в кадастровое дело с отметками об изъятых документах.

7. В соответствии с пунктом 16 Порядка № 435 в старой описи документов, хранящихся в кадастровом деле, создается отметка об изъятых документах. В такую отметку включается следующая информация:

- фамилия, инициалы и должность, уполномоченного лица, осуществляющего перекомплектование и перевод в электронный вид кадастровых дел, изъявшего документ на бумажном носителе из кадастрового дела на бумажном носителе, подпись лица, осуществившего изъятие документа;

- дату изъятия документов, не подлежащих включению в кадастровые дела.

Отметка об изъятых документах в старой описи документов, хранящихся
в кадастровом деле, может быть создана ручным или автоматизированным способом, а также с использованием штампов.

8. При изъятии документов, не подлежащих хранению в кадастровых делах, уполномоченным лицом, ответственным за перекомплектование кадастровых дел, подготавливается реестры изъятых из кадастровых дел документов (далее – Реестр) подлежащих уничтожению или реестры изъятых из кадастровых дел документов подлежащих дальнейшему временному хранению.

В Реестре должна содержаться, в том числе следующая информация:

- идентификатор кадастрового дела, в соответствии с пунктом 90 Порядка№ 42 (далее – идентификатор кадастрового дела);

- наименование и реквизиты (дата и номер) документа;

- количество листов документа.

9. Перечень изымаемых из кадастровых дел документов, подлежащих хранению или уничтожению, установлен в приложении к настоящим Методическим рекомендациям.

10. Документы, приложенные к заявлению о кадастровом учете, относятся к первой группе документов (документы, подлежащие постоянному хранению
на бумажных носителях и переводу в электронный вид), если иное не установлено
в приложении к настоящим Методическим рекомендациям.

Дата добавления: 2017-02-01