III. Сканирование, преобразование в цифровую форму

11. Не подлежат сканированию документы, содержащие государственную тайну и иные сведения, не подлежащие разглашению в соответствии с действующим законодательством, документы, имеющие ограничительную пометку «для служебного пользования».

12. Сканирование документов кадастровых дел объектов землеустройства, участков государственной границы Российской Федерации, кадастрового деления, геодезической и картографической основы государственного кадастра недвижимости осуществляется в отношении всех имеющихся в кадастровых делах бумажных документов без их изъятия и дальнейшего уничтожения.

13. Сканирование документов кадастровых дел осуществляется в соответствии со следующими техническими параметрами:

- сканирование документов формата А4 и более выполняется с разрешением 300 dpi;

- сканирование документов формата менее А4 выполняется с разрешением 600 dpi;

- режим сканирования – черно-белый, а для документов в цвете – цветной (если на документе имеется только синяя печать, то документ сканируется в черно-белом виде);

- отсканированный документ (электронный файл) сохраняется в формате PDF (один документ – один электронный образ, в формате файлов, предусматривающем возможность отображения в одном файле всех листов многостраничного документа);

- документы, которые больше формата сканирующего устройства, сканируются по фрагментам (участкам).

14. Единица хранения – дело, содержащие отдельные документы. Каждый документ дела сканируется по-отдельности.

15. Осуществляется сканирование каждой страницы документа (включая оборотную сторону листа, если она заполнена символьной (текстовой), графической и иной информацией, за исключением случаев, при которых на обратной стороне содержаться элементы бланка (например, водяные знаки)).

16. Уполномоченное лицо, ответственное за сканирование документов кадастровых дел, осуществляет проверку отсканированных документов (читаемость текста, обрезка изображения, присутствие «мусора» на изображении, а также полистный просмотр и сравнение бумажных документов с документами в электронной форме, сверка соответствия бумажных листов в деле, проверка последовательности листов документа, проверка (при наличии) отсканированных файлов оборотной стороны бумажных листов документов) и при необходимости осуществляет пересканирование документа.

17. Сохранение электронного документа (электронный файл) осуществляется на жестком диске персонального компьютера (ПК) в папке файловой системы с именем идентификатора кадастрового дела.

18. Электронному документу (электронному файлу) при сохранении присваивается «имя файла» в соответствии с названием документа, например – «Выписка из похозяйственной книги».

19. После сохранения электронного документа осуществляется проверка на возможность корректного открытия и прочтения.

20. Формируется опись документов перекомплектованных кадастровых дел в бумажном виде.

21. В описи документов кадастрового дела указываются:

- номер по порядку (порядковый номер документа, помещенного в дело), индекс дела;

- реквизиты документа (наименование, регистрационный номер, дата и т.п.);

- номера листов документа, на которых расположен каждый документ;

- дата включения документа в кадастровое дело;

- место хранения документа на бумажном носителе (идентификатор кадастрового дела и номер документа в кадастровом деле, если документ помещен
в иное кадастровое дело на бумажном носителе, либо наименование органа (организации), осуществляющего хранение документа);

- подпись, фамилия и инициалы специалиста органа кадастрового учета, ответственного за перекомплектование и перевод в электронный вид кадастровых дел.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и отдельно количество листов внутренней описи.

22. Электронные документы заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного работника органа кадастрового учета.

Дата добавления: 2017-02-01