Системи автоматизації управління проектами

ІНСТРУКЦІЯ КОРИСТУВАЧА ІС

Після створення автоматизованої системи всі правила роботи, використання всіх можливих функцій описується в документі «Інструкція (настанови) користувача системи».

Настанова користувача. Документ містить такі розділи

1. Вступ.

2. Призначення і умови використання.

3. Підготовка до роботи.

4. Опис операцій.

5. Аварійні ситуації.

6. Рекомендації по засвоєнню.

В розділі «Вступ» вказують:

1. Галузь використання.

2. Короткий опис можливостей.

3. Рівень підготовки користувача.

4. Перелік експлуатаційної документації, з яким необхідно ознайомитися користувачу.

В розділі «Призначення і умови використання» вказують:

1. Види діяльності, функції, для автоматизації яких призначений даний засіб автоматизації.

2. Умови при дотриманні яких забезпечується використання засобу автоматизації, у відповідності з призначенням.

В розділі «Підготовка до роботи» вказують:

1. Склад і зміст носія даних.

2. Порядок завантаження даних і програм.

3. Порядок перевірки роботоздатності.

В розділі «Опис операцій» вказують:

1. Опис всіх виконуваних функцій, задач, комплексів задач, процедур;

2. Опис операцій технологічного процесу обробки даних, потрібних для виконання функцій, комплексів задач, процедур.

Для кожної операції обробки даних вказують:

1. Назва;

2. Умови, за дотримання яких можливо виконання операції;

3. Підготовчі дії;

4. Основні дії у відповідній послідовності;

5. Заключні дії;

6. Ресурси, що витрачаються на операцію.

В розділі «Аварійні ситуації» вказують:

1. Дії в разі недотримання умов виконання технологічного процесу, в тому числі при тривалих відмовах технічних засобів;

2. Дії по відновленню програм та / або даних при відмові носіїв або наявності помилок в даних;

3. Дії в разі появи несанкціонованого втручання в дані;

4. Дії в інших аварійних ситуаціях.

В розділі «Рекомендації по засвоєнню» зазначають рекомендації по засвоєнню та експлуатації, включно опис контрольного прикладу, правило його запуску і виконання.

Управління проектами – це процес управління командою і ресурсами проекту за допомогою спеціальних методів та прийомів з метою успішного досягнення поставленої мети. Основними принципами управління проектами є:

- цілеспрямованість – цільова орієнтація проекту на забезпечення кінцевих цілей діяльності підприємства;

- системність – це означає, що, з одного боку, процес управління проектами є одним цілим зі своїми закономірностями, а, з іншого боку, є можливість розділу проекту на підсистеми і дослідження їх взаємозв’язку, оскільки кожна з них впливає як на всі інші підсистеми, та і на весь проект в цілому. Тим самим виникає можливість відкрити і спроектувати раціональний зв’язок підсистем, їх співвідношення і субординацію, дати кількісні і якісні оцінки ходу реалізації проекту та окремих його частин;

- комплексність передбачає спільне використання різних форм та методів управління при розробці і реалізації нововведень, розгляд окремих елементів проекту.

Для методології управління проектами характерне признання неможливості зробити реалізацію проекту абсолютно ритмічною у всіх компонентах. При реалізації якісно відмінних один від одного фаз життєвого циклу проекту інтенсивність роботи різних виконавців суттєво змінюється. Для управління проектами на кожній стадії характерний цілісний підхід до проекту у всіх його аспектах: фінансових, адміністративних, технічних, промислових, технологічних, екологічних тощо. Управління проектами в значній мірі орієнтовано не тільки на сам проект, а також і на те середовище, в якому він реалізується, і припускає збалансоване сполучення інтересів всіх учасників проекту, їх відповідальності та прав. До числа учасників проекту відносяться заказники, споживачі, інвестори, постачальники, учасники робіт, команда управління проектом.

При реалізації проектів великими підприємствами, наприклад, можливе застосування організаційної системи управління, включаючи:

- вище керівництво, яке відповідає за формулювання філей розвитку підприємства, прийняття стратегічних рішень та стійке функціонування своїх компаній;

- груп управління проектами, кожна з яких відповідає за свій проект;

- лінійного керівництва фірм-контрагентів, відділів і т. д. які відповідають за виконання планів, встановлених їх підрозділами виходячи з графіків реалізації проектів;

- диспетчерські служби, які відповідають за координацію планів робіт учасниками проекту, вирішують ресурсні конфлікти (ресурсний конфлікт виникає у випадках, коли для виконання робіт потреба в деякому ресурсі перевищує його наявність. Такі конфлікти неминучі і повинні вирішуватися на основі поставленої вищим керівництвом системи пріоритетів), контролюють виконання планів та здійснюють оперативне рішення.

Будь-яка форма організації управління проектами не застосовувалась би в підприємства, для неї особливо важливі процеси управління змінами. Це пов’язано з тим, що навіть для тих, хто має великий досвід роботи в ринковій економіці фірм, характерна необхідність постійно передавлювати підходи для підвищення своєї ефективності. Це потребує розуміння виключної важливості задоволення потреб конкретних заказників (саме заказники платять заробітну платню), критичного підходу до своєї діяльності, постійної готовності відказуватися від основних методів та форм роботи на користь більш ефективних.

Важливим являється формування командного духу, в якому «місцеві» інтереси всіх структурних підрозділів підлягають загальним, стратегічним інтересам підприємства. Для цього необхідно орієнтувати організаційну структуру не на виконання окремих функцій, а на відповідальність за процеси, які зв’язані з досягненням цілей окремих проектів та підприємства в цілому. Звичайно, в свою чергу процеси можуть складатися із окремих функцій, але об’єднання функцій в процеси (їх часто називають бізнес-процесами) придає функціям зовсім інший сенс, потребує від персоналу орієнтуватися перш за все на стратегічні цілі проектів та підприємства.

В цілях створення потрібного психологічного клімату персоналу будь-якій підприємства необхідно прививати розуміння необхідності залучення заказників високою якістю продукції при максимально коротких циклах виконання контрактів.

Звичайно, в кожному проекті є специфічні для кожної прикладної області процеси. Але практично в кожному проекті присутні процеси загальні для всіх прикладних областей, які і розглядаються в управління проектами і являються його сутністю. Методика управління для всіх них має єдину структуру, в якій виділяють наступні групи основних процесів:

1) Процеси ініціалізації;

2) Процеси планування;

3) Процеси виконання;

4) Процеси аналізу;

5) Процеси управління;

6) Процеси закінчення.

Процеси перерахованих груп тісно пов’язані між собою і на різних стадіях будь-якого проекту вони реалізуються з різною інтенсивністю. Взаємозв’язок основних груп процесів управління проектом показано на рисунку 14.

Рис. 14. Принципова схема взаємозв’язку основних

груп процесів управління проектами.

Сутністю процесів ініціалізації являє собою прийняте рішення про керуючий перехід проекту з одної фази в іншу.

Процеси планування призначені забезпечити всебічну розробку планів виконання проекту. На практиці для планування зусилля прикладаються відповідно до цілей проекту та користі, отриманої при плануванні інформації. Для управління проектами характерно признання неминуче відхилення реалізації кожного проекту від плану, навіть якщо план ідеальний. Необхідно розуміти, що передбачити все попередньо неможливо, а також непередбачені обставини являються неминучі. Тому для методології управління проектами характерна відмова від змог передбачити всі дрібниці на самих ранніх стадіях проекту і в відповідності з нею рівень деталізації графіків повинен відповідати глибині перспективи, на яку вони орієнтовані. Це дозволяє широко використовувати відносно спрощені графіки, в яких відсутня зайва деталізація, що повинно забезпечуватися постійною готовністю звернути знову на непередбачені обставини, які з’являються в користь проекту за рахунок їх своєчасного та відкритого розгляду. При такому підході в учасників проекту немає необхідності скривати небажані обставини чи розглядати їх вибірково.

Слід звернути увагу, що ряд процесів планування мають чіткі логічні та інформаційні взаємозв’язки та виконуються встановленому порядку майже у всіх проектах. Такі процеси розглядаються як основні процеси планування. Їх склад і схема взаємозв’язку процесів планування, побудована з урахуванням положення про автоматизацію.

Важливим аспектом планування є планування цілей проекту. В сучасних умовах реалізації майже любого проекту повинна забезпечувати досягнення достатньо складної системи цілей, які стоять при реалізації проекту перед фірмою чи підприємством. В умовах ринкової економіки ця система цілей як правило включає себе:

- досягнення бажаючого рівня рентабельності;

- досягнення та збереження стійкості фінансового положення;

- розширення об’єму продаж і т.д.

Разом з тим, цілі проекту не повинні зводитися до сугубо утилітарним. Більш того, основна ціль проекту обов’язково повинна бути зв’язана з намаганням підприємства чи фірми до ідеалу, з утвердженням її позиції на вибраному сегменті ринку. Планування цілей проекту тісно пов’язана з управлянням цілями, які можуть уточнюватися чи навіть трансформуватися в ході реалізації проекту.

Планування будь-якого проекту припускає розробки бюджету зв’язаних з його реалізацією витрат виходячи із того, що всі види ресурсів представляють собою затримуючі реалізацію проекту фактори.

Основою для планування проекту являє собою графік його реалізації. В залежності від стадії реалізації проекту, накопиченого досвіду та рівня управління можуть використовуватися різні графіки, але визначною вимогою до графіків реалізації проектів являється їх комплексність, яка визначається урахуванням всіх потенційних затримуючих факторів. Нехай графік буде збільшеним, але він повинен, по можливості, врахувати всіх виконавців та всі стадії робіт.

Процеси аналізу включать в себе аналіз як плану, так і виконання проекту.

Аналіз плану повинен відповісти на питання про те, наскільки план реалізації проекту задовольняє пред’явлені до проекту вимоги, а також очікуванням учасників проекту. Результатом аналізу плану являється оцінка показників плану групою управління проектом та іншими учасниками проекту. Результатом аналізу плану може бути, наприклад, рішення про необхідність прийняття організаційно-планових рішень і відповідні змінам вихідних даних для розробки плану. В такому випадку необхідно розробити новий варіант плану реалізації проекту. В кінцевому рахунку, результатом аналізу плану повинно бути прийняття його в якості базового плану проекту, який в майбутньому стане основою для кількісної оцінки виконання.

Процеси аналізу ходу реалізації проекту призначені для оцінки стану та прогнозу очікуваних показників проекту, їх відповідність тим критеріям та обмеженням, які визначені на стадії планування. Такі критерії не можуть бути універсальними, але практично завжди в число основних обмежень та критеріїв успіху будь-якого проекту по визначенню входять ступінь досягнення цілей, строки, якість та вартість проекту. Якщо аналіз реалізації проекту призводить до негативного прогнозу, то це може являти основою для рішення про необхідність корегуючи дій.

Процеси аналізу, як і процеси планування, можливо розділити на основні та додаткові. До основних відносяться ті, які прямо пов’язані з цілями проекту та показниками, які характеризують успішність виконання проекту. Додаткові процеси пов’язані з аналізом факторів, які впливають на цілі та критерії успішності проекту.

Під процесами виконання проекту (рис. 15) розуміють процеси реалізації складеного плану. Важлива їх особливість ґрунтується на тому, що показники, які визначають хід роботи та отримані результати, повинні регулярно аналізуватися для того, щоб виявити відхилення від наміченого плану та оцінити їх вплив на нього.

Рис. 15. Принципова схема процесів виконання.

Тому основним із цих процесів являється процес виконання затвердженого плану проекту.

Процеси управління (рис. 16) виконанням проекту включають розробку та реалізацію рішень про необхідні управляючі дії, які мають ціль успішну реалізацію проекту. Якщо проект реалізується в строгій відповідності з планом, то управління зводиться до доведенню до учасників проекту планових завдань і до контролю їх реалізації.

Рис. 16. Принципова схема процесів управління.

На відміну від того, у випадках, коли в результаті виконання процесів аналізу буде виявлено відхилення показників реалізації проекту від планових, процеси управління призначені для того, щоб цілеспрямовано скоригувати план реалізації проекту,

При реалізації всієї сукупності процесів управління найбільше значення має управлінське рішення по використанню ресурсів та технологій їх часто розглядають в кості основних управляючих факторів), тоді як контракти, організацію та персонал і взаємодію розглядають як допоміжні управляючі фактори.

Процеси завершення проекту мають за свою мету забезпечити упорядковане завершення проекту. Включаючи закриття заключних контрактів, кінцеві розрахунки зі всіма учасниками проекту, документальне оформлення необхідних рішень та накопичення звітних документів, необхідних для вивчення досвіду в цілому.

Приведений опис дозволяє зробити висновок про те, що багато процесів управління проектами потребують реалізації трудомістких, однотипних і чисто формальних процедур. Велика частина таких процедур пов’язана з обробкою графіка реалізації проекту.

Тому в практику управління проектами увійшло використання спеціалізованих програмних засобів, призначених для підтримки найбільш трудомістких та рутинних процедур, без яких неможливо забезпечити виконання найбільш важливих процесів управління проектами – системи управління проектами.

Системи управління проектами призначені в основному для підтримки засобами інформаційних технологій розробки графіків реалізації проектів, від слідкування ходу та результатів робіт, а також аналіз виконання робіт у зіставленні нанесеними витратами та прогнозування показників завершення проекту.

Для всіх систем управління проектами характерно наступне:

- Основними елементами проекту є роботи, ресурси та призначення (мається на увазі призначення ресурсів роботам), які формуються з врахуванням сутності конкретного проекту.

- Модель реалізації проекту (графік) формується таким чином, що всі роботи в проекті відображають технологічну послідовність їх виконання з врахуванням ієрархічної структури робіт проекту.

- Ієрархічна структура робіт дозволяє забезпечити цільове формування необхідних для реалізації проекту пакетів робіт і попереднє розподілення по ним основних видів витрат.

- Важливими видами ресурсів, контролю яких приділяється найбільша увага: час, ресурси та фінансове забезпечення.

- Для систем управління проектами характерна наявність баз даних попередньо визначеної структур, які містять пойменовані дані (показник), багато з яких мають попередньо визначений сенс. З таким показниками в системах управління проектами зіставляються правила їх автоматичного обчислення, чи набір допустимих значень.

В якості основних груп даних, які описують кожний проект незалежно від його сутності, можливо виділити: опис робіт проекту; опис взаємозв’язку робіт; розподіл ресурсів для робіт проекту (призначення).

Календарний розклад всього проекту в цілому (чи основних видів ресурсів):

- Крім полів, сенс яких визначений попередньо, системи управління проектами дозволяють формувати поля, визначених користувачем. Поля можуть описувати як графік в цілому, так і роботи чи ресурси, які входять до його складу.

- В якості основної методики розрахунку основних показників графіку проекту використовується добре зарекомендований метод критичного шляху – основа методів сітьового планування і управління. Під методом критичного шляху розуміють сукупність методик та формул сітьового планування та управління, які забезпечують автоматичний розрахунок для всіх робіт графіку моментів раннього та пізнього початку, раннього та пізнього кінця, а також повних та вільних резервів часу. Роботи, які мають від’ємний чи нульовий резерв часу, вважається, що вони знаходяться на критичному шляху. Часто включають до складу критичного шляху роботи, які мають достатньо малий, не перевищуючий деякої наперед заданої малої додатної величини. Такі роботи визначають строк закінчення всього проекту і потребують до себе підвищеної уваги збоку керівництва. В деяких системах управління проектами додатком до методу критичного шляху можуть використовуватися і інші методики сітьового планування та управління (наприклад. методи статичного моделювання тривалості робіт PERT чи Monte-Carlo).

- В якості основного засобу представлення даних про проект в системах управління проектами зазвичай використовують лінійні діаграми (за кордоном, їх називають діаграмами Ганта на честь їх винахідника). Під лінійною діаграмою розуміють перелік робіт проекту (упорядкованої будь-яким чином), поєднаної з тимчасовою діаграмою, на якій в масштабі часу зображені процеси виконання робіт. Таблична частина лінійної діаграми може містити будь-яку кількість колонок з показниками робіт.

- В пам’яті ПК при створені системи управління проектами засобами програмування формуються сукупності правил та процедур розрахунку значень одних показників по відомим зайченям, інших. Як правило, з метою підвищення гнучкості систем управління проектами та створення додаткових зручностей для користувачів підтримуються альтернативні способи та схеми розрахунків.

- Сукупність заповнених полів бази даних і процедур розрахунків формують модель графіку проекту, яка навіть в умовах існування неповної та неточної інформації дозволяє вивчати реакцію моделі на характерні зовнішні дії і на цій основі прогнозувати розвиток ситуації.

- Велика увага в системах управління проектами приділяється наочного представлення результатів розрахунків, причому встановилися наступні форми представлення даних: лінійна діаграма; сітьова діаграма взаємозв’язку робіт; діаграма потреб ресурсів, яка може бути представлена в графічній або табличній формах; розклад робіт, які визначають в розрізі календарних дат завантаження ресурсів з розподілом на конкретні роботи.

- В кожній із перекислених вище основних форм можуть бути представленні всі дані чи їх підмножина, яка визначається за деяким критерієм (умовою).

- Системи управління проектами допускають внесення будь-яких змін в графіку, які відображають просування робіт по проекту (включаючи дійсні дати виконання робіт і витрати, їх поточний стан) і порівняння поточного стану проекту з попереднім планом, прогноз потреби ресурсів і строку появи події.

Все це дозволяє широко використовувати системи управління проектами для таких цілей, як неекономічних показників проекту;

- своєчасне виявлення зв’язаних з реалізацією проекту проблем і аналіз способів їх вирішення;

- обґрунтування управляючих рішень;

- документування прогнозів і результатів робіт за допомогою екранних форм та звітів.

У створенні проекти автоматизованих систем найважливішими етапами роботи є складання, планування та аналіз проектів тобто використання навичок управління проектом. Потужним інструментом для виконання цієї роботи є комплекс програм Microsoft Project.

Дата добавления: 2017-02-01