Класифікація документів

Ознаки	Класифікація
За найменуванням	заява; лист; наказ; протокол та ін.
За змістом інформації	загальні; адміністративні; *спеціалізовані з фінансових, комерційних питань тощо.
За призначенням	організаційні; розпорядчі; інформаційні; колегіальних органів.
За походженням	внутрішні; зовнішні.
За напрямом	вхідні; вихідні.
За джерелами виникнення	первинні; вторинні.
За формою	стандартні (типові) мають однакову форму і заповнюються в певній послідовності й за обов’язковими правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення); індивідуальні (нетипові) документи створюються в кожному конкретному випадку для розв’язання окремих ситуацій.
За технікою відтворення	рукописні; відтворені механічним способом.
За ступенем гласності	*для службового користування (ДСК) таємні; цілком таємні.
За терміном зберігання	постійного зберігання; тривалого зберігання (понад 10 років); *тимчасового зберігання (до 10 років).
За стадіями відтворення	оригінали; копії (відпуск-це повна копія відправленого оригіналу, яка залишається у відправника; витяг-відтворює частину тексту; дублікат - другий примірник документа, виданий у зв’язку з втратою оригіналу).
За юридичною силою	справжні документи бувають дійсні, що мають юридичну силу, і недійсні, що втратили юридичну силу; підробні - це документи,зміст або реквізити яких не відповідають істинним. Підробка буває: -матеріальною, де подаються неправильні відомості, робляться виправлення, підчищення; -інтелектуальною, коли документ готується свідомо неправдивого змісту.
За носієм інформації	на папері; диску; фотоплівці; магнітній плівці; стрічці; перфострічці.
За складністю	*прості (односкладні) відображають одне питання, тобто текст документа складається лише із закінчення; складні (двоскладні) висвітлюють кілька питань, тобто текст документа містить інші логічні елементи.
За терміном виконання	звичайні; безстрокові термінові; *дуже термінові.

Стандартизація тексту документів – це відбір певних слів, типових мовних зворотів, установлення правил побудови речень і словосполучень.

Стандартизація тексту, на перший погляд, - проблема суто лінгвістична. Проте, за даними інженерної психології, стандартизований текст сприймається у 8-10 разів швидше, ніж нестандартизований; якщо врахувати також економію часу на підготовку стандартизованих документів, то стає зрозуміло, що стандартизація текстів документів – проблема також економічна. Варто підкреслити, що її розв’язання сприяє підвищенню загальної культури професійного мовлення.

Залежно від рівня стандартизації тексту документи поділяють на дві категорії:

а) документи з текстами високого рівня стандартизації;

б) документи з текстами низького рівня стандартизації.

Документи з текстами високого рівня стандартизації – це документи, які складають за затвердженою формою, використовуючи типові й трафаретні тексти.

Типові тексти – це тексти-зразки, на основі яких легко побудувати тексти аналогічного змісту. При цьому важливо якнайточніше зберегти основні формулювання тексту-зразка (наприклад, заяви, доручення, розписки тощо).

Трафаретні тексти – це тексти, які містять постійну інформацію документів певного виду. Постійну інформацію дослівно відтворюють (друкують) на бланку, а змінну вносять у спеціально зроблені пропуски (наприклад, довідка, акт, особова картка і т.д.).

Документи з текстами низького рівня стандартизації – це документи, у яких добір слів, словосполучень, побудова речень кожного разу залежать від конкретних ситуацій. За способом викладу документи цієї категорії поділяють на розповіді, описи, міркування.

У текстах-розповідях ідеться про події, явища, факти в хронологічній послідовності (автобіографія, протокол, пояснювальна записка).

У текстах-описах характеризують явища, предмети, людей, перераховуючи їхні ознаки, властивості, особливості (характеристика, резюме, звіт, наказ, рекомендаційний лист).

Текст-міркування розкриває внутрішні зв’язки певних явищ і доводить визначену тезу. Розрізняють дедуктивний спосіб міркування (від загального до часткового) й індуктивний (від часткового до загального) (доповідна записка, службовий лист, акт).

Усі три способи викладу в документі можуть поєднуватися.