Лекція № 4

План

1. Основні терміни та поняття.

2. Діловодство в системі управління підприємством.

3. Мета діловодства.

Ключові терміни та поняття: діловодство, документ, документування, система документації, інформаційно-пошукова система, організаційно-розпорядча документація.

Нормативні та регулюючі документи: ДСТУ 2732-2004 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять.

Література: Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути, Блощинська В.А. Сучасне діловодство, Комова М.В. Діловодство, Гордієнко К.Д. Діловодство в роботі секретаря, Погиба Л. Г. Складання ділових паперів

1. Термін «діловодство» означає сукупність процесів, що забезпе­чують документування управлінської інформації та організування роботи зі службовими документами. Стандарт (ДСТУ 2732) дає таке визначення терміна «документ»: інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі.

Загальне (адміністративне) діловодство - процеси, що забезпечують документування організаційно-розпорядної інформації і організацію роботи з відповідними документами.

Спеціальне діловодство (бухгалтерське, нотаріальне діловодство, діловодство з особового складу) - процеси, що забезпечують документування інформації, специфічної для кожної функції управління.

Документування управлінської діяльності - це процеси створення управлінських документів.

Організація роботи з документами - це створення умов, які забезпечують рух, пошук і зберігання документів.

Інформаційно-пошукова система (ІПС) певного органа управління - це документи, створені внаслідок діяльності органа управління, довідковий апарат до нього, методи і засоби їх оброблення і використання.

Організаційно-розпорядча документація (ОРД) - це сукупність документів, які забезпечують організаційну функцію апарату управління.

Сучасне діловодство - система життєво важливих дій орган­ізації, підприємства, установи, закладу, пов'язаних, в першу чергу, з діловою документацією, яка необхідна для функціону­вання сучасних установ різних форм власності, і засобами, які забезпечують її надійність в різних формах ділового спілкуван­ня, що мають документальне відображення.

Слово документ (documentum) у перекладі з латинської мови означає повчальний приклад, взірець, доказ. Цей термін має кілька значень:

а) діловий папір, який посвідчує певний юридичний факт, підтверджує право на що-небудь;

б) письмове посвідчення, яке офіційно підтверджує особу;

в) письмовий твір, рисунок, грамота як свідчення про щось історичне, важливе.

Для юриста документ — засіб доказу, для історика - першоджерело, для працівника управління -- засіб фік­сації, передавання інформації. Багатозначність терміна зумовлена тим, що документи використовуються в бага­тьох сферах людської діяльності з різною метою і є ре­зультатом відображення фактів, подій, явищ об'єктивної дійсності й розумової діяльності людини. Документи, як основний вид ділової мови, носії інформації, є засобом засвідчення, доведення певних фактів, отже, є основою для прийняття рішень, узагальнень, для доказів, тобто мають велике правове значення. Документи повинні бу­ти правильно складені за формою (формуляр документа - від лат. formula — образ, вид, форма) і за змістом, з до­триманням відповідних кожному реквізитів (від лат. requisitum — необхідне, потрібне) — сукупності формаль­них елементів у складі документа, відсутність яких поз­бавляє документ юридичної сили.

Отже, поняття «інформація», «документ», «діловодство», «уп­равління» — ланки одного ланцюга. За образним висловом автора книги «Корпоративний документообіг» Майкла Дж. Д. Саттона, «документ - це серце і душа кожної організації, кровоносні су­дини будь-якого бізнесу» і ще там само дається документу така дотепна характеристика: «документ - це незакінчений процес, тоді як процес — це документ, ще не відправлений до архіву».

2. На основі документів прийма­ються рішення управлінського, виробничого та господарського характеру. Документи, в більшості випадків, є вагомим і неза­перечним аргументом при вирішенні суперечок між діловими партнерами. Документ є засобом підтвердження правомірності дій керівників з юридичної точки зору. А тому керівники підприємств несуть, в першу чергу, персональну відпові­дальність за правильність оформлення документів та їх подаль­ше зберігання як основних об'єктів, що відображають діяльність установ у всіх сферах практичного втілення вироб­ничих, господарських і наукових завдань.

При роботі з документами слід керуватися виробленими вітчизняною та світовою практикою методами і прийомами, що забезпечують ритмічну роботу закладу по організації діловод­ного процесу.

Діловодний процес передбачає не тільки правильне оформ­лення та функціонування документів, а й наявність знань з організації окремих ділянок роботи, що повинні документува­тися, а саме організації ділових зустрічей, робочих нарад, засі­дань та інших масових заходів, що сприяють розвитку і вдос­коналенню діловодного потенціалу установи

Багато документів, які подаються представникам державних структур, котрі ревізують діяльність організацій, повинні бути оформлені належним чином з усвідомленням відповідальності за викладене в ділових паперах.

Рекомендації з документування діяльності закладу є універ­сальними і можуть бути застосовані на практиці на будь-якому підприємстві незалежно від специфіки та напрямку діяльності.

Розподіл праці в управлінні зумовлює наявність від­особлених видів діяльності - функцій управління. У процесі виконання кожної з них створюють систему документації. Система документації - це взаємопов'язані і взаємозумовлені документи, які відображають результати документування, здійснюваного на основі правових норм (способів), форм в процесі реалізації функцій державних, суспільних систем управління.

Загальні функції управління: планування, організація, координація, контроль тощо - властиві всім органам управління.

Спеціальні функції: постачання, облік, фінансування - можуть бути реалізовані в органі управління повністю або частково.

Внаслідок здійснення загальних і спеціальних функцій управління утворюють дві групи документів.

До першої належать документи, які створюють в процесі організаційно-розпорядчої та виконавчої діяльності закладів, організацій, підприємств: в органах державного управління, суду, прокуратури, у громадських організаціях, в адміністрації підприємств та закладів. Документацію, яка забезпечує організаційну функцію апарату управління, називають організаційно-розпорядчою (ОРД).

Другу групу утворюють документи, специфічні для кожної із спеціальних функцій управління, а також для таких галузей діяльності, як транспорт, зв'язок, статистика, юриспруденція, військова справа. Наприклад, для бухгалтер­ського обліку такими документами є головна книга, журнальні та меморіальні ордери, зворотні та контрольні відомості; для технічного контролю - технічні умови, протоколи і акти випробувань, рекламації, акти про брак, свідоцтва про внесення змін в конструкцію виробів; для матеріально-технічного постачання - замовлення, специфікації, фондові повідомлення, наряди, фактури; для вищих навчальних закладів - навчальні плани, програми, екзаменаційні відо­мості; для закладів охорони здоров'я - історії хвороби.

Наведена класифікація діловодств умовна. Функції управління реалізують за допомогою документів, створюваних у сферах адміністративного і спеціального діловодства. У спеціальному діловодстві використовують види документів, методи роботи з ними, які застосовують в адміністративному діловодстві. Водночас і спеціальні діловодства (кадрове, статистичне, транспортне) впливають на адміністративне.

Управління виробничо-господарськими системами, рівень організації та ефективність управлінської праці прямо залежать від того, наскільки раціонально поставлено діловодство в органі­зації.

Проте ставлення до діловодства як до процесу, що сприяє реалізації всіх управлінських функцій, до правил створення документа як до запоруки забезпечення доказовості, юридичної сили документа, ставлення до зберігання документа як до джере­ла інформації та умови оперативного доступу до неї, у багатьох з керівників більш ніж прохолодне, можна навіть сказати поб­лажливо-зневажливе. Тому велике значення для успішного діло­водства в організації має всебічна підтримка діловодних служб з боку керівника цієї організації. Прагнення до впровадження систем управління документацією вище там, де керівництво ус­відомлює, наскільки близьким є управління документацією до основних цілей організації.

Упровадження систем управління документацією пов'язано також з подоланням таких перешкод, як неорганізованість, непідготовленість, неузгодженість, невідповідність, недовіра, несумлінність і багатьма іншими «не».

Щоб підійти до створення систем управління документацією, необхідно піддати жорсткій правовій регламентації зміст управ­лінських рішень, уніфікувати форму подання інформації.

Вдосконалення діловодства є важливою умовою підвищення ефективності управлінської діяльності.

Дотримання стандартів з діловодства сприяє встановленню чіткого організаційно-технічного порядку, викоріненню бюро­кратизму та тяганини. Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу скоротити час на їх складання, опрацювання та пошук, організовувати чіткий контроль за проходженням та виконанням документів. Правильно підготовлений та належним чином оформлений документ - це свідчення культури виконавця.

Значення діловодства як однієї зі сфер управлінської діяльності визначає ряд чинників, перш за все його універсальність. Основу інформаційної сфери будь-якого підприємства, організації, фірми складають традиційні машинописні, рукописні, друковані документи. Інформація, яку вони містять, може бути використана (зафіксована, опрацьована, систематизована, передана) тільки внаслідок здійснення ряду діловодних операцій. Діловодні операції займають значну частку у загальному обсязі управлінської праці. На роботу з документами фахівці витрачають 20-60% робочого часу, а в деяких закладах - до 80%.

Організація діловодства впливає на оперативність, економність, надійність функціонування апарату управління, організацію і культуру праці управлінських працівників. За умови раціонально організованого діловодного процесу фахівці і керівники звільняються від невластивих для них операцій. Внаслідок цього підвищується ефективність праці, скорочуються витрати, пов'язані з функціонуванням апарату управління.

3. Метою діловодства є створення необхідних умов для швидкої й ефективної роботи підприємства, установи чи організації. У діловод­стві можна виділити такі складові частини — систему документації, систему документування, організацію роботи з документами.

Мета курсу - системне уявлення про суть, структуру, функції та призначення різних документів, які знаходяться в обігу державних та приватних організацій, а та­кож ознайомлення з процесом їх створення, обробки, зберігання і подальшого використання.

Особливості сучасного діловодства полягають, насамперед, у широкому застосуванні комп'ютерних систем розроблення та друкування документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі, впровадження раціональних прийомів роботи'.

Сучасним спеціалістам слід пам'ятати, що повсяк­часне і широке використання технічних засобів і, в першу чер­гу, персональних ЕОМ (комп'ютерів) останнього покоління не замінить в діловодстві інтелектуально-наукового підходу в організації роботи з документами. Технічні засоби лише полег­шують цю роботу, дозволяють працювати у відповідному ритмі і забезпечують зберігання та відтворення необхідної інформації. Людський фактор в діловодстві - основа його гнучкості та над­ійності в кожному окремому випадку.

Діловодство, забезпечуючи контроль за виконанням документів і прийнятих рішень, сприяє зміцненню державної та виконавчої дисципліни. Від правильної організації діловодства залежить повнота комплектування Націо­нального архівного фонду. Стан архівної справи значною мірою залежить від методики і практики діловодства.

Вдосконалення діловодства здійснюють відповідно до державних стандартів і основних положень Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД), висвітлених, зокрема, в інструкціях з діловодства.

Розвиток комп'ютеризованих систем управління зумовив розроблення і затвердження уніфікованих систем документації, Єдиної системи класифікації і кодування техніко-економічної інформації (ЄСККТІ).

Контрольні питання:

1. В чому полягають особливості сучасного діловодства?

2. Вдосконалення яких аспектів управлінської діяльності залежить від рівня організації діловодства?

3. Які документи формують нормативну базу діловодства?

4. Які юридичні норми встановлено чинним законо­давством щодо використання мови у діловодстві?

5. Які управлінські процеси становлять сутність діловодства як галузі діяльності?

6. Які документи забезпечують організаційну функцію управління?

7. Які документи забезпечують спеціальні функції управління?

8. Які процеси охоплює загальне діловодство?

9. Які процеси охоплює спеціальне діловодство?

Тема. Понятійний апарат управлінської діяльності і діловодства

Дата добавления: 2014-01-04