КАТЕГОРИИ: Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748) |
Лекція № 5. 1. Особливості організації сучасного діловодства
План 1. Особливості організації сучасного діловодства 2. Класифікація інформації, як основи документа. 3. Функції і значення документів.
Ключові терміни та поняття: уніфікація, трафаретизації, функції документів. Література: Палеха Ю.І. Документаційне забезпечення управління, Сморжанюк Т.П. Документаційне забезпечення управління.
1. Велике значення для створення управлінських документів має уніфікація- встановлення єдиного комплексу їх видів і різновидів для аналогічних управлінських ситуацій, єдиних форм та правил складання і оформлення. Уніфікація документів включає їх стандартизацію, зменшення їх видів та різновидів, встановлення певного кола ділових паперів, з допомогою яких здійснюється управлінська діяльність. Трафаретизація – це спосіб уніфікації текстів документів, який полягає в тому, щоб вся інформація, характерна для групи документів ділилась умовно на трафаретну (постійну) та індивідуальну (зміну). Трафаретизація дає змогу включити якомога більший обсяг постійної інформації в типовий бланк. Складання документів з застосуванням трафаретів побудоване на поєднанні текстів або їх частин, що часто трапляються зі змінними частинами. Трафаретна частина документів друкується на бланку або вводиться в пам’ять комп’ютера, а зміна заповнюється від руки або за необхідністю додруковується. Трафаретизація допомагає ширше застосовувати засоби механізації і автоматизації ділових процесів. За допомогою документів встановлюються офіційно – ділові контакти між закладами, установами, а також налагоджуються приватні стосунки між людьми. Ділове спілкування ведеться державною мовою-українською.
2. Головною складовою документа є інформація. Інформація може бути недокументальною — не закріпленою — та документальною — закріпленою на відповідному носії (папері, магнітній стрічці, дискеті, лазерному диску тощо), призначеному для її зберігання та передавання в просторі й часі. Документаційне забезпечення інформації — одна з основних життєво необхідних сфер діяльності людини. Саме за допомогою ділових паперів — листів, факсимільних, електронних повідомлень, протоколів, актів, наказів, звітів, договорів тощо — встановлюються офіційні, ділові, партнерські відносини на таких рівнях: - міждержавному; - між державою та юридичними особами; - між підприємствами, організаціями, установами; - між фізичними та юридичними особами. Важливу роль відіграє зовнішній вигляд документа, що засвідчує стиль управління певного адміністративного органу, дисципліну та культурний рівень працівника. Недбало оформлений документ свідчить про низький рівень культури праці, а отже, має негативні наслідки у формуванні позитивного іміджу суб’єкта управлінської діяльності. Нині в суспільстві триває уніфікація процесів документування управлінської інформації, їх унормування закріплено державними та національними стандартами. Інформацію класифікують за певними ознаками. За повнотою охоплення явища — повна; часткова; надлишкова. За періодом дії — разова; періодична; довгострокова. За змістом — планово-облікова; фінансова; бухгалтерська; річна; адміністративна та ер. За рівнем достовірності — достовірна; недостовірна. Основним носієм інформації є документ. Інформація може надходити за централізованою (документація прямує в певний єдиний центр організації — канцелярію), децентралізованою (документи надходять за призначенням у відділи, підрозділи тощо) та змішаною схемами. Документація — це письмове надання інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини, носієм якої вона є. Документацію класифікують за такими ознаками: За змістом: адміністративна; планово-облікова; комерційна; фінансова; зовнішньоекономічна; бухгалтерська; з обліку кадрів; технічна та ер. За складністю: проста (відображує один процес); складна (відображує кілька процесів). За призначенням: індивідуальна; типова. За місцем у менеджменті: службово-інформаційна (службові листи, записки, акти тощо); розпорядча (накази, розпорядження, вказівки, інструкції, постанови, протоколи); спеціальна (фінансова, бухгалтерська, планова, звітна тощо). Інформація, що переноситься в документи, може бути різних напрямів: управлінська; наукова; технічна; медична; облікова тощо. Так, управлінська інформація слугує для керування підприємством, його діяльністю та функціонуванням. Наукова інформація (преса, навчальна література, телебачення) містить повідомлення про досягнення та відкриття у сфері науки. Медична інформація пов’язана не лише з обслуговуванням та існуванням закладів охорони здоров’я, а й містить відомості про ліки, висвітлює досягнення в медицині та косметології. Облікова інформація потрібна для всіх підприємств незалежно від галузі та форми власності. У господарській діяльності підприємств (організацій) документи є носіями як економічної, так і юридичної інформації. Носіями економічної інформації документи стають з огляду нате, що за їх допомогою здійснюються первинна реєстрація господарських операцій, їх вимірювання та оцінювання. Економічна інформація документа — це відомості про рух матеріальних цінностей та коштів, що дає змогу здійснювати контроль за їх використанням і наявністю на балансі підприємства. До таких документів, зокрема, належать: платіжне доручення (вимога); товаротранспортна накладна; касовий ордер. Носіями правової інформації документи стають з огляду на те, що, як матеріальні об’єкти, вони містять відомості, необхідні для отримання вичерпної інформації про виконану операцію і забезпечення їхньої доказової (юридичної) сили. Документ матиме юридичне значення тільки в тому разі, якщо він буде підтверджений усіма необхідними для цього реквізитами. 3. Документи мають правове та господарське значення, зокрема можуть служити писемними доказами, бути джерелом різних відомостей довідкового характеру, відтворювати факти діяльності установи, знаходити в закінчених і переданих до архіву справах відомості, що мають значення, як для поточної оперативної роботи, так і для історії. Планування, ділове листування, звітність призначенні для безпосередньо управлінської діяльності, тому вони мусять бути зручними для користування. Загальні функції документів: - інформаційна (зберігає інформацію); - соціальна (задовольняє соціальні потреби); - комунікативна (засіб зв’язку між організаціями та суспільними структурами); - культурна (передає культуру, традиції, рівень науково-практичного прогресу). Спеціальні функції документів: - управлінська (велика роль документів в управлінні); - правова (має юридичну силу); - історична (являє собою джерело історії). Вимоги до документів: - достовірність; - переконливість; - належним чином відредаговані та оформленні; - з конкретними пропозиціями та вказівками. Сучасні вимоги до оформлення документів, зокрема, організаційно-розпорядчих зафіксовані в державних стандартах.
Контрольні питання: 1. Дайте визначення поняттям «трафаретизація», «уніфікація». 2. За якими ознаками класифікується інформація? 3. За якими ознаками класифікується документація? 4. Назвіть функції документів. 5. Назвіть вимоги до документів.
Тема. Класифікація документів
Дата добавления: 2014-01-04; Просмотров: 347; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы! Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет |