Студопедия

КАТЕГОРИИ:



Мы поможем в написании ваших работ!

Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748)

Мы поможем в написании ваших работ!

Лекція № 5. 1. Особливості організації сучасного діловодства


План

1. Особливості організації сучасного діловодства

2. Класифікація інформації, як основи документа.

3. Функції і значення документів.

 

Ключові терміни та поняття: уніфікація, трафаретизації, функції документів.

Література: Палеха Ю.І. Документаційне забезпечення управління, Сморжанюк Т.П. Документаційне забезпечення управління.

 

1. Велике значення для створення управлінських документів має уніфікація- встановлення єдиного комплексу їх видів і різновидів для аналогічних управлінських ситуацій, єдиних форм та правил складання і оформлення.

Уніфікація документів включає їх стандартизацію, зменшення їх видів та різновидів, встановлення певного кола ділових паперів, з допомогою яких здійснюється управлінська діяльність.

Трафаретизація – це спосіб уніфікації текстів документів, який полягає в тому, щоб вся інформація, характерна для групи документів ділилась умовно на трафаретну (постійну) та індивідуальну (зміну).

Трафаретизація дає змогу включити якомога більший обсяг постійної інформації в типовий бланк. Складання документів з застосуванням трафаретів побудоване на поєднанні текстів або їх частин, що часто трапляються зі змінними частинами. Трафаретна частина документів друкується на бланку або вводиться в пам’ять комп’ютера, а зміна заповнюється від руки або за необхідністю додруковується. Трафаретизація допомагає ширше застосовувати засоби механізації і автоматизації ділових процесів.

За допомогою документів встановлюються офіційно – ділові контакти між закладами, установами, а також налагоджуються приватні стосунки між людьми. Ділове спілкування ведеться державною мовою-українською.

 

2. Головною складовою документа є інформація. Інформація може бути недокументальною — не закріпленою — та документальною — закріпле­ною на відповідному носії (папері, магнітній стрічці, дискеті, лазерному диску тощо), призначеному для її зберігання та передавання в просторі й часі.

Документаційне забезпечення інформації — одна з основних життєво необхідних сфер діяльності людини. Саме за допомогою ділових паперів — листів, факсимільних, електронних повідомлень, протоколів, актів, на­казів, звітів, договорів тощо — встановлюються офіційні, ділові, парт­нерські відносини на таких рівнях:



- міждержавному;

- між державою та юридичними особами;

- між підприємствами, організаціями, установами;

- між фізичними та юридичними особами.

Важливу роль відіграє зовнішній вигляд документа, що засвідчує стиль управління певного адміністративного органу, дисципліну та культур­ний рівень працівника. Недбало оформлений документ свідчить про низький рівень культури праці, а отже, має негативні наслідки у формуванні позитивного іміджу суб’єкта управлінської діяльності. Нині в суспільстві триває уніфікація процесів документування управлінської інформації, їх унормування закріплено державними та національними стандартами.

Інформацію класифікують за певними ознаками.

За повнотою охоплення явища — повна; часткова; надлишкова.

За періодом дії — разова; періодична; довгострокова.

За змістом — планово-облікова; фінансова; бухгалтерська; річна; адміністративна та ер.

За рівнем достовірності — достовірна; недостовірна.

Основним носієм інформації є документ. Інформація може надходити за централізованою (документація прямує в певний єдиний центр організації — канцелярію), децентралізованою (документи надходять за призначенням у відділи, підрозділи тощо) та змішаною схемами.

Документація — це письмове надання інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини, носієм якої вона є.

Документацію класифікують за такими ознаками:

За змістом: адміністративна; планово-облікова; комерційна; фінан­сова; зовнішньоекономічна; бухгалтерська; з обліку кадрів; технічна та ер.

За складністю: проста (відображує один процес); складна (відображує кілька процесів).

За призначенням: індивідуальна; типова.

За місцем у менеджменті: службово-інформаційна (службові листи, записки, акти тощо); розпорядча (накази, розпорядження, вказівки, інструкції, постанови, протоколи); спеціальна (фінан­сова, бухгалтерська, планова, звітна тощо).

Інформація, що переноситься в документи, може бути різних на­прямів: управлінська; наукова; технічна; медична; облікова тощо. Так, управлінська інформація слугує для керування підприємством, його діяльністю та функціонуванням. Наукова інформація (преса, навчальна література, телебачення) містить повідомлення про досягнення та від­криття у сфері науки. Медична інформація пов’язана не лише з обслугову­ванням та існуванням закладів охорони здоров’я, а й містить відомості про ліки, висвітлює досягнення в медицині та косметології. Облікова інформація потрібна для всіх підприємств незалежно від галузі та фор­ми власності.

У господарській діяльності підприємств (організацій) документи є но­сіями як економічної, так і юридичної інформації. Носіями економічної інформації документи стають з огляду нате, що за їх допомогою здійсню­ються первинна реєстрація господарських операцій, їх вимірювання та оцінювання. Економічна інформація документа — це відомості про рух матеріальних цінностей та коштів, що дає змогу здійснювати контроль за їх використанням і наявністю на балансі підприємства. До таких доку­ментів, зокрема, належать: платіжне доручення (вимога); товаротранспорт­на накладна; касовий ордер.

Носіями правової інформації документи стають з огляду на те, що, як матеріальні об’єкти, вони містять відомості, необхідні для отримання ви­черпної інформації про виконану операцію і забезпечення їхньої доказо­вої (юридичної) сили. Документ матиме юридичне значення тільки в тому разі, якщо він буде підтверджений усіма необхідними для цього реквізи­тами.

3. Документи мають правове та господарське значення, зокрема можуть служити писемними доказами, бути джерелом різних відомостей довідкового характеру, відтворювати факти діяльності установи, знаходити в закінчених і переданих до архіву справах відомості, що мають значення, як для поточної оперативної роботи, так і для історії. Планування, ділове листування, звітність призначенні для безпосередньо управлінської діяльності, тому вони мусять бути зручними для користування.



Загальні функції документів:

- інформаційна (зберігає інформацію);

- соціальна (задовольняє соціальні потреби);

- комунікативна (засіб зв’язку між організаціями та суспільними структурами);

- культурна (передає культуру, традиції, рівень науково-практичного прогресу).

Спеціальні функції документів:

- управлінська (велика роль документів в управлінні);

- правова (має юридичну силу);

- історична (являє собою джерело історії).

Вимоги до документів:

- достовірність;

- переконливість;

- належним чином відредаговані та оформленні;

- з конкретними пропозиціями та вказівками.

Сучасні вимоги до оформлення документів, зокрема, організаційно-розпорядчих зафіксовані в державних стандартах.

 

Контрольні питання:

1. Дайте визначення поняттям «трафаретизація», «уніфікація».

2. За якими ознаками класифікується інформація?

3. За якими ознаками класифікується документація?

4. Назвіть функції документів.

5. Назвіть вимоги до документів.

 

 

Тема. Класифікація документів

<== предыдущая лекция | следующая лекция ==>
Лекція № 4 | Класифікація основних документів у діловодстві

Дата добавления: 2014-01-04; Просмотров: 244; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы!


Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет



ПОИСК ПО САЙТУ:


Рекомендуемые страницы:

Читайте также:
studopedia.su - Студопедия (2013 - 2021) год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав! Последнее добавление
Генерация страницы за: 0.005 сек.