Комп’ютеризація бюджетування зовнішньоекономічної діяльності на підприємстві

При впровадженні та застосуванні на підприємствах бюджетування зазвичай виникає запитання, коли необхідно здійснювати його автоматизацію. Оптимальним варіантом при цьому є здійснення системної автоматизації бюджетування на підприємстві вже після відпрацювання методики, методології бюджетування, вибору форм основних, допоміжних та спеціальних бюджетів, кошторисів, розроблення моделі консолідування бюджетних показників, відпрацювання каналів оперативної передачі фінансової інформації та здійснення декількох циклів розроблення, аналізу та корегування бюджетів. Доцільно водночас зазначити, що повноцінне бюджетування неможливе без автоматизації цієї управлінської технології, тому що здійснити оперативний збір, оброблення і консолідування фактичних даних без автоматизації практично неможливо.

Типовий проект автоматизації бюджетування на підприємстві охоплює такі етапи:

1) Аналіз вимог стосовно автоматизації бюджетування та вивчення пропозицій на ринку.

2) Проектування бюджетної системи та створення необхідної технічної архітектури.

3) Вибір, встановлення, налагодження та тестування програмної продукції.

4) Навчання користувачів.

5) Впровадження в експлуатацію, підтримка та супровід проекту.

Розглянемо кожний із етапів ретельніше.

Аналіз вимог стосовно автоматизації бюджетування передбачає підбір такої автоматизованої бюджетної системи, яка би відповідала галузі діяльності, особливостям побудови організаційної структури управління, дозволяла би швидко акумулювати необхідні дані відповідно до управлінських цілей та забезпечувала би високий рівень їх достовірності. Тобто основними вимогами щодо автоматизації бюджетування є:

─ відповідність фінансовим можливостям підприємства;

─ адаптивність автоматизованої системи бюджетування;

─ забезпечення багатоваріантності бюджетування на гнучких засадах;

─ швидкість навчання користувачів та можливість внесення змін;

─ комплексне охоплення усього інформаційного масиву даних;

─ прозорість взаємозв’язків між різними модулями програмної продукції;

─ наявність консультативної допомоги користувачам;

─ здатність пристосування до будь-якої організаційної структури управління тощо.

Комп’ютерні програми для цілей бюджетування повинні дозволяти:

─ формувати необхідний набір показників управління при мінімальній вартості програмного забезпечення;

─ формувати необхідні макети бюджетних форм;

─ мати можливість інтегрування з іншими програмами;

─ одночасно працювати в мережі великій кількості користувачів.

Проектування бюджетної системи та створення необхідної технічної архітектури передбачає вибір параметрів та характеристику майбутньої автоматизованої бюджетної системи а також визначення складу технічних засобів (комп’ютерів, сереверів, передавальних пристроїв, операційних систем тощо), необхідних для фунукціонування бюджетної системи.

Етап вибору, встановлення, налагодження та тестування програмної продукції є найбільш складним та відповідальним, оскільки він часто визначає ефективність автоматизації бюджетування. Доцільно зауважити, що для автоматизації бюджетування у великих корпораціях, холдингових компаніях часто використовують програмну продукцію, що належить до певного класу інтегрованих систем управління (ІСУ). Фахівці згруповують ІСУ у такі основні класи:

─ MRP (Manufacturing Requirements Planning): передбачає управління лише виробництвом;

─ MRP II (Manufacturing Resource Planning): включає бізнес-планування, планування попиту, реалізації, виробництва, потреби у матеріальних ресурсах, виробничих потужностях, управління замовленнями клієнтів, оцінку виконання тошо;

─ ERP (Enterprise Resource Planning): передбачає управління усіма різновидами ресурсів підприємства, включаючи моделювання, різноманітні аналітичні інструменти, оптимізацію прийняття управлінських рішень (даний стандарт трансформував систему MRP II та поповнився такими функціональними модулями, як прогнозування попиту, управління проектами, витратами, складами, опрацюванням технологічної інформації тощо);

─ ERP II (Enterprise Resource and Relationship Planning): створює можливості для управління на противагу попереднім системам зовнішніми стосунками підприємства із постачальниками, замовниками, партнерами тощо;

─ S-MES (Standartised Manufacturing Executions System): забезпечує контролювання стану і розподілу ресурсів, диспетчеризацію виробничих процесів, збір і обробку даних, управління виробничими процесами, планування і супровід виробництва, управління якістю продукції, аналіз продуктивності, складання графіків робіт, формування системи документообігу, управління персоналом, управління виробничими фондами тощо.

Усі інтегровані управлінські системи дозволяють упорядкувати виробничі процеси, мінімізувати часові втрати за усіма операціями, знизити брак, відпрацювати документообіг тощо. Але водночас системи таких класів є надзвичайно дорогими, характеризуються низьким рівнем адаптивності, тривалістю впровадження, налагодження та тестування, складністю навчання користувачів. Найбільш відомими системами автоматизації бюджетування, які розробляються у високорозвинутих країнах на засадах відповідних класів інтегрованих управлінських систем, є SAP/R3, BAAN IV, IFS та інші. Наприклад, SAP/R3 є найвідомішим програмним продуктом німецького виоробництва класу ERP. Ця програма може підлягати будь-яким модифікаціям та змінам. Звичайно для цього необхідні великі фінансові витрати, а також ретельне відпрацювання усіх регламентів та процедур бюджетування для забезпечення їх сумісності з іншими модулями. При цьому мова фактично йде про докорінну перебудову усіх сфер діяльності підприємства від системи документообігу, до системи обліку під західні вимоги, що зазвичай не кореспондується із національним закорнодавством. Отже перевагами таких систем є можливість застосування у великій, територіально диверсифікованій організації, надійність та широкий спектр функцій, урахування усіх сфер функціонування організації. Але вони для вітчизняних підприємств характеризуються значним переліком недоліків, а саме: складності у галузевій та ринковій адаптації, надлишковий аналітичний інструментарій, висока вартість (наприклад, середня вартість проекту впровадження, включаючи вартість ліцензії, технологічний консалтинг та підтримку, становить від 40 до 1200 тис. дол. США). Відповідно такі системи є, як правило доступними лише для великих фінансово могутніх підприємств та різних об’єднань.

Конкурентами для таких систем є розробки російських програмістів, спеціалізовані програмні продукти яких за функціональними характеристиками та технологічним рівнем є достатньо привабливими. Параметри російських автоматизованих бюджетних систем охарактеризовано у табл. 1.9.

Таблиця 1.9

Дата добавления: 2014-01-04