Деловое совещание

ДЕСЯТЬ ФАКТОРОВ УСПЕХА ДЕЛОВОЙ БЕСЕДЫ

1. Профессиональные знания юриста, менеджера, релайтера - дают возможность для реализации высокой объективности, достоверности и глубины изложения информации, а также для владения ситуацией.

2. Ясность - позволяет увязать факты и детали, избежать двусмысленности, путаницы, недосказанности.

3. Наглядность - максимальное использование иллюстративных материалов (документов, информационных источников, таблиц, схем и пр.), общеизвестных ассоциаций и параллелей - снижает аб­страктность изложения информации.

4. Постоянная направленность - следует постоянно держать в голове основные задачи беседы и в какой-то мере знакомить с ними собеседника.

5. Ритм - повышение интенсивности беседы по мере приближе­ния ее к концу.

6. Повторение - повторение основных положений и мыслей по­могает собеседнику воспринять информацию.

7. Элемент внезапности - представляет собой продуманную, но неожиданную для собеседника увязку деталей и фактов.

8. "Насыщенность" рассуждений - необходимо следить за тем, чтобы в ходе беседы чередовались "взлеты", когда от собеседника требуется максимальная концентрация, и "спады", которые исполь­зуются для передышки и закрепления мыслей и ассоциаций у собе­седника.

9. Рамки передачи информации - французский писатель и мыс­литель Вольтер как-то сказал: "Секрет быть скучным состоит в том, чтобы рассказывать все".

10. Юмор и ирония - в определенной дозе и ситуативно уместно они поднимают дух собеседников, их готовность к восприятию даже неприятных аспектов беседы.

В труде менеджера беседа является одним из ведущих методов управления и воздействия на подчиненных. Так же широко она ис­пользуется и в юридической практике, например при допросах свиде­телей и потерпевших, подозреваемых и обвиняемых, в работе с клиен­тами у адвокатов, с посетителями юридических консультаций и пр.

Можно различать типы совещаний в зависимости от управленческих функций.

СОВЕЩАНИЯ ПО ПЛАНИРОВАНИЮ. На таких совещаниях обсуж­даются вопросы целеполагания, стратегии и тактики деятельности фирмы.(организации), ресурсы, необходимые для реализации планов.

СОВЕЩАНИЯ ПО МОТИВАЦИИ ТРУДА. Обсуждаются проблемы «производительности и качества труда коллектива, отдельных работников. Рассматриваются причины низкой мотивации, возможности ее изменения, детальное и материальное стимулирование. Кроме того, предметом обсуждения на таком совещании становятся вопросы дисциплины, повышения активности людей, развития у них приверженности фирме, корпоративной культуре.

СОВЕЩАНИЯ ПО ВНУТРИФИРМЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ. Предме­том обсуждения на таком совещании становятся вопросы структуриро­вания организации, координации действий структурных подразделений; проблемы делегирования полномочий, внесение корректив в структуру или направление деятельности фирмы (предприятия) из-за изменений во внешней среде; вопросы ответственности и др.

СОВЕЩАНИЯ ПО КОНТРОЛЮ ЗА ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ РАБОТНИ­КОВ. Как правило, обсуждаются результаты той или иной деятельности, достижение поставленных целей, проблемы срывов, низкая производительность, причины этих явлений, а также коррекция планов и задач в соответствии со сложившимися обстоятельствами, дисциплинарная ответственность работников, способы контроля и пр.

СОВЕЩАНИЯ, СПЕЦИФИЧЕСКИЕ ДЛЯ ФИРМЫ (ПРЕДПРИЯТИЯ) Обсуждаются оперативные вопросы управления в связи с ситуацией в фирме, инновации и возможности их внедрения, проблемы выживаемости, конкурентоспособности, имиджа фирмы.⁴

Как и к любой беседе, к совещанию необходимо подготовиться.

Определить цели. Цель совещания - это описание ожидаемого результата, нужного типа решения, желательного итога работы.

Тема совещания - это предмет обсуждения. Чем более точно и в нужном направлении сформулирован предмет обсуждения, тем больше шансов получить нужный результат. Тема должна быть актуальной, конкретно сформулированной и представлять интерес для участников совещания. Очень важно выносить на совещание лишь те темы, которые не удается решать отдельным специалистам в рабочем порядке - требуется коллективное осмысление.

Повестка совещания - это, как правило, письменный документ, рассы­лаемый заранее участникам совещания и содержащий следующую инфор­мацию: тема совещания; цель совещания; перечень обсуждаемых вопро­сов; время начала и окончания совещания; место, где оно будет прохо­дить; фамилии и должности докладчиков, выступающих по основной ин­формации, людей и ответственных за подготовку вопросов; время, отве­денное на каждый вопрос; место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу.

Когда участники совещания информированы заранее о предмете обсу­ждения, могут не только предварительно ознакомиться с материалами, но и продумать конструктивные предложения по решению проблем. В тех случаях, когда люди предварительно не информированы, на совещаниях высказывают мнения, точки зрения, что провоцирует дискуссию и не спо­собствует принятию эффективного решения.

Время проведения. Целесообразно проводить деловые совещания в оп­ределенный день недели (за исключением внеплановых, экстренных засе­даний), желательно в конце рабочего дня или во второй его половине. Час­то проводимые внеплановые совещания выбивают людей из рабочего ритма, снижают культуру делового общения, вносят сумятицу в заранее спланированные сотрудниками мероприятия. Поэтому злоупотреблять та­кого рода оперативными встречами не следует.

Длительность совещания не должна превышать полутора-двух часов (после двух часов непрерывной работы большинству участников по чисто физиологическим причинам становится безразлично, как решится вопрос).

Число участников. Оптимальное число участников совместных обсуж­дений 6-7 человек. Увеличение числа приглаженных резко снижает эф­фективность совещания, одновременно удлиняя его. Приглашать на со­вещание следует лишь тех руководителей среднего звена и специалистов, в чьей компетентности находится обсуждаемая проблема и кто способен решать вопросы. Кроме того, рекомендуется разрешить уход с совещания тех работников, чей вопрос уже обсужден, и приходить специалистам не на все совещание, а согласно регламенту, на момент обсуждения их про­блемы.

Зарубежные менеджеры широко практикуют опыт делегирования пол­номочий по ведению совещания тем специалистам, кто наиболее компе­тентен в обсуждаемой проблеме. Во-первых, это способствует повышению ответственности за принимаемые решения у разных работников, а во-вторых, повышает активность участников по генерированию идей или конструктивных предложений. Замечено, что когда совещание ведет первый руководитель, то участники такого совещания стараются "не высовывать­ся" думают не столько о проблеме, сколько о самосохранении и зачастую "одобряют" решение, предлагаемое руководителем, не считая его эффек­тивным из-за отсутствия выбора.

Организация пространственной среды. Рекомендуется во время сове­щания рассаживать его участников таким образом, чтобы люди видели глаза, лицо, мимику, жесты друг друга. Это способствует наилучшему восприятию информации. Однако когда речь идет о внутрифирменных со­вещаниях, рекомендуют позаботиться о совместимости персонала.

Руководить совещанием легче, когда знаешь типологию людей, участ­вующих в нем: их интересы, причуды, вопросы, которые они, как правило, задают, стрессоустойчивость и пр. Марк X. Маккормак в книге "Секреты бизнеса для всех" предлагает некоторые типы персонажей (не обязательно плохих), за которыми нужно следить в ходе любого внутрифирменного совещания.

Говорящие начистоту - это люди, которые всегда честно высказывают свое мнение. Они не хитрят, у них нет задних мыслей. Это ценные участ­ники любого совещания. Но их.необходимо защищать. Они склонны «за­цикливаться» на мысли, что "лучшая оборона - это правда", и могут не столько положить конец спорам, сколько породить новые.

МУЧЕНИКИ хорошо разряжают обстановку и быстро берут на себя от­ветственность, когда что-то пошло не так. Опасность в том, что они берут на себя вину чересчур быстро, возможно, прежде, чем вы сумеете доко­паться, кто и что стоит у истоков случившегося.

«Каменные» лица держат свои мысли при себе, а возможно, делятся ими с боссом после того, как остальные разойдутся. Годятся их предложе­ния или нет, но вам постоянно приходится гадать, какую игру эти люди ведут и на чьей они стороне.

Заводилы болельщиков усвоили поразительную силу слов "Вы правы. Я никогда не думал об этом".

Ораторы начинают говорить мягко, потом расходятся и даже через 15 минут не в силах остановиться, извергая из себя что-то режущее слух и ос­корбляющее сознание. Проникновение в суть вещей подменяется у них эмоциями и краснобайством. Создается впечатление, что они из кожи вон лезут, чтобы убедить в первую очередь самих себя, а не вас. Обращайтесь с ними с осторожностью - или вообще не обращайте на них внимания.

"Адвокаты дьявола". Для них все спорно. Хорошо то, что подобно на­стырному обвинителю они часто докапываются до правды. Плохо то, что они отнимают чересчур много времени и наносят слишком много ран. На совещание следует приглашать не более одного из них РАЗРУШИТЕЛИ слова не могут произнести, чтобы не погубить чью-то идею, чей-то проект или чье-то самолюбие.

Любители расслабиться откидываются на спинку стула, поудобнее § устраивают ноги, настраиваются на долгий приятный отдых и вовсе не то­ропятся решать вопросы, стоящие на повестке дня. Целесообразно встре­чаться с такими партнерами в холле или в помещении, где нет стульев.

Государственные мужи продвигают себя или заставляют двигаться вперед совещание за счет умелого обращения с людьми. Теоретически та­ким государственным мужем должен быть руководитель совещания⁵.

В процессе подготовки совещания попробуйте ответить на следующие вопросы, которые помогут сделать мероприятие максимально полезным: Требуется ли вообще проводить совещание? Какая есть возможность заменить совещание? Возможно ли сведение моего участия до минимума? Что сделать, чтобы сократить число участников до минимума? Удобно ли выбрано время?Имеются ли все необходимые для проведения совещания материалы? Каковы цели отдельных пунктов повестки дня?Указано ли время для отдельных тем обсуждения и кто из сотрудников должен непременно в этом участвовать?Как лучше рассадить участников совещания и какие приемы создания творческой атмосферы использовать?

Дата добавления: 2014-01-04