Технология обмена данными в Microsoft Office

В Windows для обмена данными между приложениями используются Clipboard (Буфер обмена), DDE и OLE.

Буфер обмена (Clipboard). Буфер обмена представляет собой временное хранилище данных, которое служит для однократного обмена между приложениями. Если, например, вам нужно перенести куда-то фрагмент текста или рисунок, то с помощью буфера обмена («кармана») это легко выполнимо. Выделите нужный документ или его фрагмент, скопируйте его в буфер и затем вставьте эти данные из буфера в целевой документ или приложение.

Обмен данными возможен и в сети. Для этого используется программа Microsoft Exchange.

Динамический обмен данными (DDE, Dynamic Data Exchange). Под DDE понимается механизм, обеспечивающий автоматическое использование одних и тех же данных разными приложениями. Например, в текстовом документе приведены цены и артикулы различных продуктов, но эти же цены и артикулы значатся в некоторой таблице и/или в банке данных. Было бы очень удобно, если бы соответствующие записи (числа и др.) автоматически изменялись в предложенном тексте после того, как они изменятся в банке данных (например, после очередного витка инфляции).

В среде Windows эта технология принципиально возможна только в тех случаях, когда используемые приложения поддерживают DDE. К сожалению, это относится далеко не ко всем приложениям Windows.

Связывание и внедрение объектов (OLE, Object Linking and Embedding). Эта технология предусматривает гибкие динамические связи между документами (точнее, объектами). OLE возможно также в сети. В OLE имеются две возможности для связи между объектами: нужную информацию пользователь может или «внедрить» в целевой документ, или установить длительную связь (LINK) между документом и источником информации. Внедренная (включенная) информация уже не изменяется, тогда как при создании связи информация заимствуется со всеми текущими изменениями.

Вставленная через буфер обмена информация анонимна, т.е. ее происхождение неизвестно.

Работа с буфером обмена (Clipboard). Если вы хотите передать (скопировать) какую-то информацию в другой документ или приложение через буфер обмена, выполните следующие действия:

1. Выделите информацию в соответствующем приложении.

2. Скопируйте данные в буфер обмена, например, посредством команды COPY (Копировать) из меню EDIT (Редактирование) или комбинацией клавиш (Ctrl+ C).

3. Перейдите в другой документ и установите курсор в месте будущего ввода.

4. Вставьте информацию, например, с помощью команды PASTE (Вставить) из меню EDIT (Редактирование) или комбинации клавиш (Ctrl+ V).

Работа с OLE. Возможность связывания объектов существенно зависит от функциональных возможностей приложения. Так что в этом месте рекомендуется еще раз заглянуть в руководство для используемого приложения.

Как и в случае передачи файлов через буфер обмена, пользуйтесь меню EDIT.

Внедрение объекта (Embedding). Внедренный объект сохраняется вместе с документом. Однако его связь с приложением, в котором он создан, не нарушается.

Чтобы внедрить объект, например рисунок, в документ программы Word for Windows, проделайте следующее:

1. Выберите в меню INSERT (Вставка) команду OBJEKT (Объект).

2. Из перечня возможных типов объектов выберите нужный, например PAINTBRUSH PICTURE (Рисунок Paintbrush).

3. После этого запустится приложение - например, Paint. Теперь вы можете действовать по своему усмотрению: создать новый рисунок или загрузить какой-то из имеющихся на диске.

4. В меню FILE выберите команду EXIT & RETURN TO DOCUMENT (Выйти и вернуться в документ).

5. Теперь новый объект появится в текстовом документе, подготовленном в Word for Windows.

Двойным щелчком мышью на внедренном объекте или через команду PAINTBRUSH PICTURE OBJECT (Рисунок Paintbrush) из меню EDIT (Редактирование) вы теперь можете в любое время исправлять (редактировать) этот рисунок. При этом Word for Windows, разумеется, запустит программу Paint.

Создание связи (Link). При создании связи (Link) в вашем документе сохраняется не сам объект, а лишь ссылка на файл, в котором этот объект сохранен. Если с помощью Paintbrush создана, например, иллюстрация с именем HOTDOG.PCX, то можно установить связь с этим объектом. И любые изменения этого файла будут сразу же переноситься в ваш документ.

Чтобы вставить, например, какой-либо рисунок в WordPad-документ, и выполните следующее:

1. Запустите приложение, с которым вы хотите организовать связь, пусть это будет Paint.

2. Загрузите документ или рисунок, для которого вы хотите организовать связь, или изготовьте новый рисунок. Сохраните созданное вами произведение под новым именем файла.

3. Перейдите в текстовый редактор WORDPAD. Здесь установите курсор в нужное место и выберите из меню INSERT команду OBJECT (Объект).

4. В открывшемся окне задействуйте переключатель CREATE FROM FILE (Вставить из файла) и активируйте выключатель LINK (Связь). Затем щелкните мышью на кнопке BROWSE (Пролистать).

5. В открывшемся окне найдите сохраненный вами файл с рисунком и щелкните на кнопке ОК (Да).

6. Теперь объект появится в текстовом документе; его можно в любое время исправлять (редактировать).

Кроме описанного пути для вставки объекта можно использовать команду PASTE SPECIAL (Специальная вставка) из меню EDIT.

В открывшемся диалоговом окне нужно сделать выбор: хотите вы только внедрить содержимое буфера обмена - переключатель PASTE (Вставить) или осуществить связь с исходным документом - переключатель PASTE LINK (Вставить со связью). Дополнительно существует возможность выбрать из приведенного списка As... (Как...) формат вставки. В нижней части диалогового окна указано, каков будет результат при данном выборе.

Если вы хотите вставить в текущий документ не исходный документ, а его пиктограмму, активируйте выключатель DISPLAY AS ICON (Изображать как пиктограмму). В меню EDIT (Правка) текущего основного документа имеются дополнительно: команда для редактирования связей, внедряемых в документ LINKS... (Связи...); команда для просмотра свойств выделенного объекта - OBJECT PROPERTIES (Свойства объекта), а также его правки и запуска. С помощью этих команд связь можно обновить или разорвать.

Использование пакета PowerPoint для презентаций

Для повседневной работы с текстом обычно используется текстовый процессор, для вычислений - табличный процессор, для хранения и обработки числовой и текстовой информации - база данных. А вот для рекламы и распространения достижений, для эффективного и выразительного общения с аудиторией нужен мощный презентационный процессор.

Таким процессором презентаций является программный комплекс PowerPoint, который превращает введенную текстовую и числовую информацию в профессионально выполненные слайды, наполненные диаграммами, таблицами, графическими иллюстрациями и пригодные для плодотворной работы с весьма требовательной современной аудиторией.

Пакет PowerPoint разработан фирмой Microsoft для работы в среде Windows. Он входит в комплект приложений Windows, Microsoft Office, но может быть приобретен и отдельно. Для многих крупных организаций программный комплекс PowerPoint стал стандартным средством создания презентаций.

PowerPoint - это графический пакет подготовки презентаций и слайд-фильмов. Он предоставляет пользователю все необходимое - мощные функции работы с текстом, включая отрисовку контура текста, средства для рисования, построения диаграмм, широкий набор стандартных иллюстраций и т.п.

Презентация - это набор слайдов и спецэффектов, сопровождающих их показ на экране, раздаточный материал, а также конспект и план доклада, хранящиеся в одном файле, созданном с помощью PowerPoint. Этот файл также называется презентацией.

Слайд - это отдельный кадр презентации, который может включать в себя заголовок, текст, графику, диаграммы и т.д. Созданные средствами PowerPoint слайды можно распечатать на черно-белом или цветном принтере либо с помощью специальных агентств изготовить 35-миллиметровые слайды на фотопленке.

Раздаточный материал - в качестве раздаточного материала служат распечатанные в компактном виде слайды презентации: два, четыре или шесть слайдов на одной странице.

Конспект доклада - в процессе работы над презентацией в PowerPoint можно получить конспект доклада, при печати которого на каждой странице будет выведено уменьшенное изображение слайда и текст, поясняющий его содержание.

Структура презентации - представляет собой документ, содержащий только заголовки слайдов, а также основной текст без графических изображений и специального оформления.

Программа весьма удобна, интуитивно понятна для пользователя и помогает ему на всех этапах подготовки презентации, подсказывая порядок действий или прямо руководя процессом создания слайдов (рис. 1.8, 1.9). PowerPoint запрашивает всю необходимую текстовую и числовую информацию (ее можно набирать на клавиатуре или импортировать из других приложений), а также предоставляет широкий выбор готовых вариантов дизайна. В результате получается последовательность высококачественных графических образов, которая ранее могла быть создана только профессиональным художником.

После завершения работы над презентацией можно напечатать слайды на бумаге для раздачи на совещании, добавить к каждому слайду заметки докладчика, а также подготовить диапозитивы для демонстрации их на экране с помощью эпидиаскопа или проекционного аппарата типа «Overhead». Презентацию можно также зарегистрировать в виде впечатляющих, ярких 35-миллиметровых фотографических слайдов (если вы имеете необходимое оборудование или возможность обратиться в соответствующее бюро обслуживания). Но и это еще не все. Можно сохранить результаты работы в файле, добавить специальные эффекты и вывести презентацию на экран вашего компьютера или с помощью компьютерного проектора - на большой аудиторный экран. Такого рода электронные презентации стали в последнее время очень популярными, поэтому использование возможностей PowerPoint в этой области позволит вам продемонстрировать хороший стиль работы.

Для создания высокопрофессиональных видеоматериалов с помощью PowerPoint не обязательно быть художником. Поставляемые в комплекте с программой шаблоны дизайна обеспечивают высокое качество результата, а использование всех возможностей PowerPoint не требует глубоких знаний принципов работы компьютера. Подсказки программы обеспечивают выполнение всех необходимых шагов в нужной последовательности, и когда перед пользователем возникает некоторая проблема выбора, одна из встроенных программ - Мастеров (Wizards) - позволяет принять верные предварительные решения.

Образно говоря, единственное, чего не может PowerPoint, - так это вместо вас правильно произносить слова доклада. Но и здесь программа окажет существенную помощь, придав вам (благодаря высокому качеству видеоматериала) уверенность в себе при выступлении.

Специальные средства PowerPoint существенно упрощают работу по созданию презентации, независимо от того, какими свойствами эта презентация должна обладать

Вам необходимо быстро создать презентацию, содержащую простые и компактные видеоматериалы для сопровождения устного доклада

Такие средства PowerPoint, как Мастер автосодержания (Autocontent Wizard) и шаблоны, не только позволяют создать конкретную презентацию в минимальный срок, но и разработать проект стандартной презентации на будущее Вы просто выбираете тему и дизайн, а затем наблюдаете, как PowerPoint самостоятельно генерирует содержательную последовательность привлекательных, высокопрофессиональных слайдов

Вам необходима насыщенная фактическим материалом презентация, содержащая значительное количество графиков и схем⁹

С помощью PowerPoint вы можете обратиться к таким приложениям Microsoft Office, как Graph, Organization Chart, Word или Excel, которые позволяют прямо в окне PowerPoint создать тщательно оформленные видеоматериалы, наиболее доступно представляющие числовую и текстовую информацию, изобразить в деталях структуру некоторой организации и провести сравнительный анализ используемых идей

Вам необходима электронная суперпрезентация со множеством головокружительных эффектов⁹

Используя слайды, сопровождаемые демонстрацией «оживших» графиков и диаграмм, звуковыми сигналами, музыкой и встроенными видеокадрами, PowerPoint может создать впечатляющий слайд-фильм с очень сложным видеорядом

Этот фильм можно даже сделать интерактивным, и тогда оператор получает возможность принимать решения в ходе демонстрации и при необходимости углубляться в рассмотрение какой-либо темы или выводить на экран некоторую скрытую информацию для обоснования отдельного положения или ответа на вопросы аудитории

Вам необходима презентация, демонстрирующая работу «команды» и содержащая ее эмблему (логотип) и фирменные цвета

Наборы легко модифицируемых образцов слайдов и цветовых схем являются частью богатого арсенала PowerPoint Отредактировав образец, вы можете поместить эмблему на фоне каждого слайда или выбрать специальную цветовую гамму, например, соответствующую цветам фирмы

Вам необходимо собрать вместе текстовый и графический материал из других приложений Microsoft Office

PowerPoint легко интегрирует текст, графики, числовые данные и диаграммы, созданные другими компонентами Microsoft Office (например, Microsoft Word или Microsoft Excel), в данную презентацию С помощью встроенного механизма объектного связывания и внедрения (OLE) вы можете редактировать импортированный объект, не выходя из PowerPoint При этом в вашем распоряжении находятся все средства соответствующего приложения-источника

Дата добавления: 2014-01-04