Области применения информационных систем в экономике

Информационные системы при интегрированном автоматизированном управлении экономическими объектами.

Прежде чем приступить к рассмотрению информационных систем, их классификации и использованию при управлении экономическими объектами, необходимо определить термины информационная система и информационная технология.

Информационная система (ИС) собирает, обрабатывает, хранит, анализирует и распространяет информацию для специфических целей. Как и любая система, ИС включает входную информацию (данные, инструкции) и выходную информацию (отчеты, расчеты). Она обрабатывает входную информацию и производит выходную информацию, которая посылается пользователю или другой системе. Она может так же включать механизм обратной связи, который контролирует операции. Как и любая другая система, ИС действует в окружающей среде (см. рис.1.1.).

Рис.1.1. Схематический вид информационной системы.

Компьютеризованная ИС – это ИС, которая использует компьютерную технологию для выполнения некоторых или всех своих задач.

Такие системы могут включать персональный компьютер и программное обеспечение или они могут включать несколько тысяч компьютеров различных размеров с сотнями принтеров, плоттеров и других устройств, такие как коммуникационные сети и базы данных.

В большинстве случаев ИС включают также людей.

Ниже перечислены базовые компоненты информационных систем:

- техническое обеспечение это набор устройств, таких как процессор, монитор, клавиатура и др., которые позволяют осуществлять доступ к данным и информации, ее обработку и предоставление;

- программное обеспечение это набор программ, который дает возможность техническому обеспечению обрабатывать данные;

- база данных это совокупность связанных файлов, таблиц, отношений и т.д., которые хранят данные и их объединения;

- сеть это связующая система, которая позволяет осуществлять разделение ресурсов различных компьютеров;

- процедуры это набор инструкций о том, как комбинировать вышеназванные компоненты для того, чтобы обрабатывать информацию и генерировать требуемые выходы;

- люди это те индивидуальности, которые работают с системой или используют ее выходы.

Как видно, информационная система объединяет намного больше, чем только компьютеры. Успешное использование ИС требует понимания бизнеса и его окружения, которое поддерживается ИС. Например, для проектирования ИС, которая поддерживает исполнение транзакций на фондовой бирже, необходимо понимать все процедуры, связанные с покупкой и продажей акций, облигаций, опционов и т.д.

Информационная технология (ИТ), в узком определении, относится к технологической стороне информационной системы. ИТ включает технические обеспечение, базы данных, программное обеспечение, сети и другие средства. Она может рассматриваться как подсистема ИС. Иногда термин ИТ используется в широком смысле для описания совокупности нескольких ИС, пользователей и менеджмента всей организации.

ИТ отличаются по типу обрабатываемой информации (рис.1.2), но могут объединяться в интегрированные технологии.

Теперь, когда определены базовые термины, рассмотрим классификацию ИС.

ИС могут быть классифицированы несколькими путями: по организационным уровням, основным функциональным областям и обеспечиваемой поддержке.

1. Классификация по организационной структуре. Организации состоят из таких компонентов, как отделения, департаменты и группы. Одним из путей классификации ИС является разделение по организационным структурным линиям иерархии. Таким образом, мы можем найти ИС, построенные для высшего звена управления, для отделений, департаментов, оперативных функциональных единиц и даже для отдельных работников. Такие системы могут быть самостоятельными или же они могут быть взаимосвязаны.

	Виды обрабатываемой информации
	Данные	Текст	Графика	Знания	Объекты реального мира
Виды ИТ	СУБД, языки программиро-вания, табличные процессоры	Текстовые процессоры и гипертекст.	Графические процессоры.	Интеллектуальные системы.	Средства мультимедиа.
	Интегрированные пакеты: объединение различных технологий.

Рис.1.2. ИТ в зависимости от типа обрабатываемой информации.

- ИС для департаментов. Часто организация использует несколько прикладных программ в одной функциональной области или департаменте. Например, в финансовом департаменте некоторые программы могут быть полностью независимы от других, в то время как другие взаимосвязаны. Совокупность прикладных программ в области финансового менеджмента называются ИС финансового менеджмента. Таким образом, она упоминается как одна ИС для департамента, даже если состоит из нескольких прикладных подсистем.

- ИС предприятия. Так как ИС для департаментов обычно являются родственными функциональным областям, то совокупность всех приложений для департаментов составляет ИС всего предприятия.

- Межорганизационные системы. Эти ИС связывают две и более организаций и являются общими между бизнес партнерами, и экстенсивно используются для электронной коммерции, зачастую через Экстранет (extranet).

2. Классификация по функциональным областям. ИС на уровне департамента поддерживают традиционные функциональные области предприятия или фирмы. Основными функциональными системами являются:

В каждой функциональной области некоторые рутинные и повторяющиеся задачи существуют как основа для решений и действий организации. Подготовка платежных ведомостей и счетов для оплаты являются типичными примерами. ИС, которая поддерживает решение этих задач, называется система обработки транзакций. Эти ИС поддерживают задачи, решаемые во всех функциональных областях, но особенно в бухгалтерии и финансах.

3. Классификация по обеспечиваемой поддержке. Третий путь классификации информационных систем – в соответствии с типом поддержки, который она обеспечивает, независимо от функциональной области. Например, ИС может поддерживать офисных служащих почти в любой функциональной области. Также и менеджеров, независимо от того, где они работают, могут быть поддержаны компьютеризированной системой принятия решений. Основными типами ИС по этой классификации являются:

- система обработки транзакций (СОТ или TPS) – поддерживает повторяющиеся, рутинные задачи и действия, а также штат исполнителя;

- информационная система менеджмента (ИСМ) – поддерживает функциональную деятельность менеджеров;

- офисная автоматизированная система – поддерживает офисных служащих;

- система поддержки решений (СПР) – поддерживает принятие решений менеджерами и аналитиками;

- исполнительная информационная система поддерживает решения высшего управленческого звена (EIS);

- интеллектуальная информационная система (ИИС) – поддерживает главным образом менеджеров по управлению знаниями, аналитиков, но может также поддерживать другие группы сотрудников.

Отношения между различными типами информационных систем поддержки принятия решений можно обобщить следующим образом:

- каждая система поддержки имеет достаточно уникальные характеристики и может быть классифицирована как отдельный объект;

- взаимоотношения и координация между различными типами систем находятся в динамике и постоянном развитии;

- во многих случаях две или более системы интегрируются в форму гибридной информационной системы;

- между системами циркулируют информационные потоки.

Применение информационных систем можно рассматривать с различных позиций: характера деятельности, которую они поддерживают (проблемная область) и функциональной области, где они используются (предметная область).

Проблемные области могут быть операционными, управленческими и стратегическими.

Оперативные системы имеют дело с ежедневно повторяющимися операциями, такими, как выдача заданий сотрудникам, учет рабочего времени, размещение заказа на поставку товара и др. Оперативная деятельность по своей природе краткосрочная. Информационные системы, которые их поддерживают – это, главным образом, системы обработки транзакций, информационные системы менеджмента и простые системы поддержки принятия решений. Оперативные системы используются менеджерами низшего звена (т.н. линейными менеджерами), диспетчерами, операторами и офисными служащими.

Управленческие системы, называемые также тактические системы, имеют дело с деятельностью менеджмента среднего уровня, такой как краткосрочное планирование, организационные задачи, управление, мониторинг и контроль.

Управленческие информационные системы имеют более широкие возможности, чем оперативные системы, но, как и оперативные системы, они используют в основном внутренние источники данных.

- Периодические отчеты и отчеты по запросам.

- Прогнозы (анализ трендов, прогнозы продаж, прогнозы денежных потоков или доли рынка).

- Рутинные решения. Менеджеры среднего класса вовлечены во множество рутинных решений (составление графиков работ и рабочих расписаний, заказ материалов и запасных частей, решения о том, что производить, когда и в каких количествах). Для этого используются стандартные компьютерные математические, статические и финансовые модели.

- Связи и коммуникации. Функциональные менеджеры нуждаются в постоянном взаимодействии друг с другом и со специалистами.

Стратегические системы имеют дело с решениями, которые значительно меняют образ и направления бизнеса. Традиционно, стратегические системы включают только долгосрочное планирование. Введение новых производственных линий, расширение бизнеса путем приобретения поддерживающих и сопутствующих бизнес сфер, распространение операций в зарубежные страны это только некоторые основные примеры долгосрочной деятельности.

Менеджеры высшего звена принимают стратегические решения. Управленческие решения принимаются менеджерами среднего звена, а линейные менеджеры и операторы принимают оперативные и текущие решения.

На рис.1.3. показаны информационные системы, поддерживающие решения различного типа и менеджеров на разных уровнях иерархии организации.

Рис.1.3. Информационные системы, поддерживающие решения менеджеров на разных уровнях иерархии организации.

Фигура представлена в виде треугольника для отражения количественного соотношения сотрудников на различных уровнях иерархии.

Как видно из рисунка, введен дополнительный уровень между высшим руководством и менеджерами среднего звена. Это специалисты в различных областях (такие как финансовые и маркетинговые аналитики, менеджеры знаний и другие).

Они являются советниками для менеджеров высшего и среднего звена. Многие из этих профессионалов могут рассматриваться как работники знаний.

Работники знаний - это люди, которые создают информацию и знания в процессе своей деятельности, интегрируют их в бизнес или трансформируют в бизнес-решения. Работники знаний – это менеджеры знаний организации, финансовые и маркетинговые аналитики, плановики производства, инженеры высшей квалификации, юристы, системные интеграторы. Они ответственны за нахождение или развитие новых знаний и решений для организации, и интеграции их с существующими знаниями. Они также осуществляют советы и консультации руководству организации. Наконец, они действуют как проводники внедрения новых процедур, технологий или процессов.

Работники знаний могут поддерживаться различными информационными системами, начиная от механизмов поиска информации в Интернет и заканчивая интеллектуальными и экспертными системами, помогающими в интеграции информации. Они могут использовать также интеллектуальные САПР (CAD – System) и гипертекстовые технологии, которые помогают им улучшать производительность и качество работы.

Работникам знаний необходимо постоянно учиться и переучиваться. Одним из путей, помогающим им улучшать свои представления о проблемной области и квалификацию, является использование экспертных систем (ЭС или ES), которые являются разновидностью интеллектуальных систем. ЭС могут обеспечивать знания экспертов высшей квалификации, а также облегчить тренинг и обучение.

Для анализа областей применения ИС с позиций экономической деятельности, рассмотрим модель информационных систем в производственной области, т.к. она наиболее полно отражает также и сопутствующие функциональные области, такие как финансы, маркетинг, бухгалтерия.

На рис.1.4. представлена модель применения информационных систем в производственной области. Видно, что решаемые прикладные задачи на рис.1.4. классифицированы на классических уровнях: оперативном, тактическом и стратегическом. Такая классификация полезна для понимания характера обеспечиваемой поддержки менеджеров различного уровня.

Рассмотрим основные задачи производственного планирования и управления и поддерживающие их информационные системы.

Планирование потребности в материалах (Material Requirements Planning - MRP) под производственную программу или производственный заказ.

MRP – это процесс планирования, который интегрирует производство, поставки и управление оборудованием при изготовлении родственных продуктов. Программное обеспечение, которое облегчает планирование приобретения (или производства) комплектующих частей, сборочных узлов, компонентов или материалов в соответствии с потребностями производства, также называют MRP. Компьютеризация этого процесса вызвана сложностью взаимоотношений и связей между многими продуктами и их компонентами, и необходимостью изменять план каждый раз, когда изменяется дата поставки или заказанное количество материалов.

MRP имеет дело только с производственным расписанием и оборудованием. Но многие сложные процессы могут повлечь распределение также связанных ресурсов. В этом случае используется более сложное интегрированное программное обеспечение – MRP II.

Планирование производственных ресурсов (Manufacturing Resource Planning – MRP II) – это процесс планирования, который интегрирует производство, оборудование, поставки, финансовые и трудовые ресурсы на предприятии.

MRP II – это также интегрированная компьютерная система, которая связывает MRP с другими функциональными областями. Более высокая интеграция может быть достигнута применением ERP (комплексное планирование работы предприятия), о чем будет говорится ниже. MRP II определяет стоимость комплектующих частей и денежные средства, необходимые для оплаты этих частей. Оно также рассчитывает трудовые затраты, стоимость инструментов, ремонта оборудования, стоимость энергии. Наконец, оно рассчитывает детальный бюджет. Другие функции предприятия (или компании) также могут быть связаны с этой системой. Например, информация о том, когда будут поставлены материалы, компоненты и комплектующие, необходима финансовому департаменту для планирования и подготовки платежей. Департамент маркетинга может определить текущее время отгрузки товара покупателю и уточнить график поставок потребителям.

Система «Точно – в - срок» (Just – in – Time System JIT) – это концепция, в соответствии с которой материалы и комплектующие части прибывают к рабочему месту когда это требуется, что минимизирует количество оборудования, затраты и простои. MRP связаны (или даже могут быть частью) с концепцией JIT.

JIT является попыткой минимизировать затраты всех видов (пространства, труда, материалов, энергии и т.д.) и непрерывно улучшать процессы и системы.

Управление оборудованием определяет сколько необходимо оборудования. Избыток может дорого обходится; также как и недостаток оборудования. Три стоимостные характеристики играют важные роли при принятии решений относительно оборудования: стоимость обслуживания оборудования, стоимость заказа и стоимость не имеющегося в наличии оборудования, когда оно необходимо (связано с величиной упущенной выгоды).

Базовыми являются два решения: когда заказывать и сколько единиц. Эти решения поддерживаются многими моделями, т.к. сценарии по оборудованию могут быть разнообразными и сложными.

Системы контроля качества обеспечивают информацией о качестве поступающих материалов и комплектующих частей, так же как о качестве полуфабрикатных изделий в процессе производства и готовой продукции. Эти системы хранят результаты всех проверок. Они также сравнивают текущие результаты со стандартами. Данные контроля качества могут собираться сенсорами и храниться в базе данных для анализа. Периодически генерируются отчеты (такие как процент дефектов, процент необходимых

переделок) и сравнения распространяются среди соответствующих департаментов.

Рис.1.4. Модель применения информационных систем в производственной и сопутствующих функциональных областях.

Система автоматизированного проектирования (САПР) – Computer – Aided Design (CAD) – это система, которая дает возможность производить чертежи конструируемых устройств и узлов в реальном времени, представляя их на экране компьютера, с последующей возможностью их хранения, манипулирования и модернизации в электронном виде. Большинство САПР позволяют конструктору чертить модель проектируемого устройства, используя множество простых двухмерных геометрических фигур, которые формируют трехмерные образы. Образы могут быть перенесены на экран, можно изменять размеры, ориентацию в пространстве, частично урезать или корректировать с целью создания желаемого чертежа изделия.

Возможность доступа к конструкторской БД, позволяет конструктору быстро и легко модифицировать старую конструкцию, с целью соответствия новым требованиям. Все это увеличивает производительность конструктора; ускоряет процесс конструирования; уменьшает ошибки конструирования, возникающие при спешном конструкторском копировании; уменьшает количество конструкторов, необходимых для выполнения такого же объема работы. Это также означает, что конструкторы могут фокусироваться на выполнении работы, которая преимущественно не рутинная, т.к. САПР берет на себя большинство рутинной работы.

Автоматизированное производство (АП) – Computer – Aided Manufacturing (CAM) включает в себя компьютеризованные технологии, которые облегчают планирование, технологические операции и управление технологическими процессами. Такие технологии включают автоматизированное планирование, цифровое управление, программирование роботов, MRP II, планирование требуемых мощностей, цеховое управление.

Теперь кратко охарактеризуем другие функциональные области применения ИС.

Управление маркетингом. ИС используется для реализации многих функций управления маркетингом, в частности:

1. Ценообразование продуктов или услуг. Объемы продаж в большинстве определяются ценами на продукты и услуги. Цена является также главным определяющим фактором прибыли. Ценообразование – это трудное решение, и довольно часто бывает необходимо менять цены.

2. Анализ продаж и трендов. Маркетинговые системы обработки транзакций собирают данные о продажах, которые могут быть отделены и сгруппированы исполнительной ИС по нескольким измерениям для раннего обнаружения проблем и возможностей, обычно для поиска тенденций.

3. Планирование новых продуктов, услуг и рынков сбыта. Внедрение новых или улучшенных продуктов и услуг может быть дорогим и рискованным. Важным вопросом применительно к новому продукту или услуге является: «Будет ли это продано?». Подходящий ответ требует тщательного анализа, планирования и прогнозирования. Все это может быть выполнено наилучшим образом с использованием ИТ, т.к. в процесс вовлекается большое количество определенных факторов и неопределенностей. ИС используется для автоматизации и других функций при управлении маркетингом.

Управление финансами. Главной целью финансовой функциональной области является управление денежными потоками на входе, внутри и на выходе организации. Современные финансовые ИС являются настолько разнообразными ми всеобъемлющими, что для их описания потребуется несколько книг. Общая структура финансовой системы разделена также на три уровня: оперативные, тактически и стратегический. ИС могут поддерживать всю деятельность и функции финансовой системы, также как коммуникации и взаимодействия с внутренним и внешним окружением. Перечислим некоторые функции и виды этой деятельности. Подробнее о применении ИС в финансовой области будет говориться ниже.

2. Финансовое планирование и планирование бюджета:

- финансовое и экономическое прогнозирование;

- доступ к финансовым и экономическим отчетам;

Управляющие информационные системы Первые управляющие информационные системы (Management Information Systems - MIS) стали появляться в 70-х годах ХХ века с развитием вычислительной техники.

Рис. 6.9. Схема обработки данных и подготовки информации в MIS Такие ИС обслуживают управленческий уровень, обеспечивая менеджеров среднего и высшего звеньев текущей информацией о выполнении основных бизнес-процессов в компании и о некоторых изменениях во внешней среде. Они обеспечивают интерактивный доступ к показателям текущей деятельности фирмы, архиву отчетов и решений, приказам, распоряжениям, протоколам совещаний, отчетным формам. Обычно такие системы ориентированы в основном на внутреннего пользователя и обслуживают функции планирования, управления подразделениями и службами, контроля и поддержки решений на управленческом уровне. Блок-схема типичной MIS приведена на рис. 6.9. Приведем основные характеристики корпоративных управляющих систем. Такие системы:

работают с формализованными и/или частично формализованными данными и поддерживают частично структурированные и слабоструктурированные решения в широком диапазоне на функционально-оперативном и управленческих уровнях, преобразуя формализованные данные в "MIS-файлы". Решения, поддержанные MIS, обязательны для исполнения на эксплуатационном уровне, пополняют "копилку" решений в KWS и транслируются посредством OAS;
ориентированы на обеспечение текущих бизнес-процессов управленческими решениями, на создание отчетов и контроль исполнения;
задают правила формирования информационных потоков и пучков внутри информационного поля компании, информационные требования известны и устойчивы;
имеют небольшие аналитические возможности, ограниченные рамками текущей деятельности на уровне подразделений;
недостаточно гибки, но имеют возможности для адаптации в любом подразделении;
помогают в принятии оперативных решений, используя прошлые и настоящие данные, при этом используется больше внутренних данных, чем внешних.

Автоматизированная информационная система управления деятельностью предприятия - это взаимосвязанная совокупность данных, процедур, процессов, стандартов, программно-аппаратных и телекоммуникационных средств, предназначенная для сбора, обработки, систематизации, распределения, хранения, доставки в автоматизированном режиме информации конечному пользователю в соответствии с требованиями, вытекающими из целей деятельности. MIS, как правило, является одним из основных модулей общей корпоративной ИС; для его разработки, внедрения и интеграции требуется тщательный анализ процессов и идентификация параметров информационного поля организации. В российских компаниях MIS обычно развивается на базе систем TPS и OAS, с которых часто начинается автоматизация рутинных процедур и процессов. Вследствие этого MIS постепенно превращается в автоматизированную информационную систему управления предприятием (не путать с АСУП - Автоматизированной Системой Управления Производством).

Рис. 6.10. Состав автоматизированной информационной системы управления (MIS) Технология работы в компьютеризированной информационной системе строится так, чтобы ею могло одновременно пользоваться большое количество сотрудников. Пользователями MIS являются практически все менеджеры компании. Выходные данные - периодические результаты деятельности в виде сводок, резюме, отчетов, докладных записок, служебные расследования. В связи с тем, что часть такой информации может быть конфиденциальной, менеджеры обладают доступом различной степени. MIS имеет функциональную и обеспечивающую части (рис. 6.10. Техническое обеспечение - комплекс технических средств, средств эксплуатационной поддержки и документация на эти средства и технологические процессы, внутренние стандарты предприятия. Это:

технические средства сбора, регистрации, накопления, обработки, отображения, размножения, доставки, сохранения и обеспечения безопасности информации;
компьютеры любых моделей, мощные серверные и сетевые устройства, оргтехника;
телекоммуникационная техника и средства связи;
общесистемная документация, включающая государственные, отраслевые и корпоративные стандарты по техническому обеспечению;
специализированная документация, содержащая методические материалы по всем этапам проектирования, разработки, внедрения, сопровождения и применения технических и технологических средств;
нормативно-справочная документация для выполнения технического обеспечения.

Математическое обеспечение - совокупность математических методов, моделей, алгоритмов обработки информации, типовые задачи управления системами, теории массового обслуживания, теории игр и другие. Программное обеспечение - комплексы программ, ориентированных на пользователей и предназначенные для решения типовых задач обработки информации. Они служат для расширения функциональных возможностей процессов контроля и управления. В программное обеспечение входят пакеты прикладных программ, которые реализуют экономико-математические модели разной степени адекватности, отражающие функционирование реального объекта. Методическое и организационное обеспечение - совокупность методов, средств и документов, регламентирующих взаимодействие модулей ИС, технических и технологических средств, персонала в процессе разработки, внедрения и эксплуатации ИС. Лингвистическое (онтологическое) обеспечение - набор согласованных правил, методик, словарей, алгоритмических языков высокого уровня, языков управления и манипулирования данными, позволяющий специалистам, разработчикам, пользователям и эксплуатационникам говорить на одном языке. Это средство общения с программным, техническим и информационным обеспечением, а также совокупность терминов, используемых в данной информационной системе. Правовое обеспечение - федеральные законы и указы президента РФ, постановления государственных органов власти, приказы, отраслевые инструкции, нормативные акты налоговых органов и таможенной службы. На этапе разработки ИС: нормативные акты, связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика ИС, правовое регулирование споров, обеспечение этапов разработки и внедрения охраной прав интеллектуальной собственности. На этапе функционирования ИС: определения статуса и сферы действия ИТ в конкретных органах управления и контроля, прав и обязанностей персонала, процедуры сбора и обработки информации, обеспечение прав доступа пользователям, нормативная документация о работе с информацией, содержащей секретные и конфиденциальные сведения. Обучение персонала и сертификация систем и оборудования - набор требований к уровню подготовки специалистов и обслуживающего персонала, учебно-методическая и плановая документации подготовки и повышения квалификации. Требования и спецификации для подготовки разработанных систем для сертификации в отраслевых, государственных и международных сертифицирующих организациях (Госстандарт, Оборонсертифик, ISO, SEI и т. д.). Функциональная часть MIS реализует назначение информационной системы. Здесь содержится модель управления организацией, отдельных ее составляющих и взаимосвязи. В рамках функциональной части происходит трансформация целей и задач управления в функции, функций - в алгоритмы, алгоритмов - в конкретные управляющие воздействия на управляемый объект. Эти действия выполняются в подсистемах MIS, выделенных на каждом уровне управления в соответствии с предназначенной функцией (таблица 6.1).

Таблица 6.1. Базовые функции управляющей информационной системы
Информационная подсистема маркетинга	Производственные подсистемы	Финансовые и учетные подсистемы	Кадровая и квалификационная подсистемы	Подсистемы высших менеджеров
Исследование рынка, сегментация, прогнозирование продаж	Планирование объемов работ, разработка календарных планов	Управление портфелем заказов и ценных бумаг	Анализ и прогнозирование потребностей в трудовых ресурсах	Элементы стратегического планирования. Реагирование на изменения во внешней среде
Управление закупками и продажами	Оперативный контроль и управление производственными процессами	Управление кредитной политикой	Кадровый учет, учет назначений и перемещений	Анализ стратегических и управленческих ситуаций
Рекомендации по изменению номенклатуры продукции	Анализ работы оборудования и потребности в обновлении	Разработка финансового плана	Ведение текущих и архивных записей о персонале	Выявление и решение тактических проблем
Анализ конъюнктуры и рекомендации по установлению цены	Участие в формировании заказов поставщиков	Финансовый анализ и прогнозирование. Контроль исполнения бюджета	Планирование повышения квалификации персонала	Обеспечение процесса выработки стратегических решений
Учет заказов, рекомендации по рекламной деятельности	Управление запасами и ресурсами	Бухгалтерский учет, расчеты и платежи	Контроль обучения персонала	Контроль деятельности фирмы