Учет расчетов с подотчетными лицами. Порядок учета расчетов с работниками организации по командировочным расходам регламентируется Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г

Порядок учета расчетов с работниками организации по командировочным расходам регламентируется Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

Подотчетные лица – это работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на командировочные и административно-хозяйственные расходы.

Порядок выдачи наличных денег под отчет, размер авансов и сроки (на которые они могут быть выданы) регламентируются Порядком ведения кассовых операций.

Документация (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»):

1) Приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку (ф. № Т-9 и № Т-9а);

2) Командировочное удостоверение (ф. № Т-10);

3) Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (ф. № Т-10а);

4) Авансовый отчет (ф. № АО-1).

Размеры расходов, связанных с командировкой (в т.ч. суточных), определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно оплачиваются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами.

Подотчетную сумму определяют по предварительному расчету стоимости проезда, суточных и других расходов. Авансовые суммы разрешается использовать только на установленные цели. Передача подотчетных сумм одним работником другому не разрешается.

Выдача денег оформляется командировочным удостоверением, приказом руководителя, РКО. В течение 3-х дней по возвращении из командировки подотчетное лицо должно отчитаться за полученные и израсходованные суммы. Для этого оформляется авансовый отчет, к которому должны быть приложены документы, подтверждающие расходы: билеты, счета гостиниц, магазинов, кассовые и товарные чеки, квитанции об оплате постельных принадлежностей, счета-фактуры, квитанции к ПКО, акты выполненных работ, транспортные документы (авансовый отчет – это сводный документ, в котором дается весь перечень и суммы произведенных расходов на основании прилагаемых документов). Неизрасходованные суммы аванса должны быть возвращены в кассу. Новый аванс подотчетным лицам выдается только после полного расчета по ранее выданному авансу. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяют и определяют расходы, подлежащие утверждению. Отчеты утверждает руководитель организации.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По окончании отчетного периода на этом счете возможны остатки неиспользованных подотчетных сумм, а также остатки не возмещенных организацией расходов по представленным авансовым отчетам.

По Д счета 71 отражается остаток задолженности за подотчетным лицом и выдача денежных средств под отчет работникам организации, по К – остаток невозмещенных организацией расходов, списание задолженности подотчетных лиц в связи с приобретением материальных ценностей, оплатой командировочных, хозяйственных и других производственных расходов.

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списываются с К счета 71 в Д счетов 10, 26 и др. в зависимости от характера расходов.

Начисление НДС по расходам на проезд и проживание отражается по Д 19 и К 60,76 (71). Возмещаемая бюджетом часть НДС списывается: Д 68 К 19.

Дата добавления: 2014-01-04