Проектирование организационных структур

Лекция 6.

Организацию следует формировать таким обра­зом, чтобы в последующем можно было эффективно выпол­нять общие стратегии, выбранные руководством для достиже­ния поставленных целей. Следовательно, чтобы стать экономи­чески эффективными в процессе своего функционирования, организации должны изменить и количественно, и качественно не только свои производственно-экономические задачи, но и организационные структуры. С одной стороны, речь идет о том, чтобы эффективно применить имеющиеся в наличии средства и обеспечить необходимые для рационального использования ресурсов порядок и стабильность; с другой стороны, организа­ция должна быть достаточно гибкой, чтобы своевременно реа­гировать на изменения как внутренней, так и внешней среды.

Наряду с целями и стратегиями туристской системы, являю­щимися детерминантами формирования организационных струк­тур, особое внимание следует обратить на следующие аспекты этой проблемы: характеристику окружающего мира; характерис­тику организации; личные характеристики исполнителей. С точ­ки зрения рамочных условий они могут оказывать большое вли­яние на выбор формы туристской организации.

Окружающий мир и туристская организация. Анализируя вне­шний мир, в котором функционируют туристские организации, можно выделить следующие его характеристики:

на рынках сбыта — средние показатели роста туристской отрас­ли; интенсивность конкуренции на туристических рынках, обус­ловленную преобразованием рынка продавцов в рынок покупате­лей; кратковременные изменения приоритетов и растущее разнообразие структуры спроса. В связи с этим особенно заметны усилившиеся стремления к самореализации при планировании сво­бодного времени, повышение экологического сознания и желание активно (или пассивно) использовать свой отпуск;

на рынках занятости — несмотря на безработицу в некоторых других отраслях, в туризме приостановлена нехватка кадров (в го­стиничных хозяйствах возросли расходы на оплату труда); увели­чились расходы за пользование сооружениями, энергией и сырь­ем; развиты технологии, позволяющие разрабатывать новые методы и средства управления производством, а также ускоряющие обра­ботку информации.

В связи с расширением этих тенденций большинство турист­ских организаций неуверенно представляют себе ближайшую пер­спективу, поэтому при их проектировании усиленное внимание следует уделять постоянному изменению ими своих стратегичес­ких целей и формированию более гибких организационных форм.

Сама организация и ее показатели. На организационную струк­туру организации влияют такие факторы, как объем выполняемой ею работы, разнообразие услуг, производственные технологии и новые приемы обработки информации, ее правовая основа, форма собственности, географическое расположение ее филиалов.

Исполнители задач туристской организации. Уровень образова­ния, структура потребности и позиция сотрудников являются усло­виями формирования организации, и прежде всего тогда, когда процесс организован с учетом личных качеств людей. Если опреде­ленная характеристика отражает организационную специфику всей отрасли, то она влияет и на формирование системы всех организа­ций. Так, например, в сезонных гостиницах сочетание сильно иерар­хической организации со сравнительно авторитарным стилем уп­равления можно объяснить тем, что эти предприятия имеют более высокий оборот персонала и низкий по сравнению с другими от­раслями уровень квалификации сотрудников. Кроме того, гостини­цы сейчас, как и в былые времена, проявляют ярко выраженную профессиональную гордость, а квалифицированный персонал со­хранил глубоко проникшее в него иерархическое мышление.

Решение о проектировании организационной структуры управ­ления принимается тогда, когда действующая структура уже неэф­фективна. В процессе проектирования ставится задача создания такой структуры управления, которая бы наиболее полно отражала цели и задачи организации, т.е. речь идет о том, чтобы вновь созданная структура наилучшим образом позволяла организации взаимодействовать с внешней средой, продуктивно распределять и направлять усилия своих сотрудников и, таким образом, удов­летворять потребности клиентов и достигать своих целей с высо­кой эффективностью.

Процесс проектирования организационной структуры состоит из трех основных этапов:

Первый этап — анализ организационных структур. Анализ действующей структуры управления призван установить, в какой мере она отвечает требованиям, предъявляемым к организации, т.е. насколько эта структура рациональна с точки зрения установлен­ных оценочных критериев, характеризующих ее качество. К оце­ночным критериям относятся следующие факторы:

принципы управления — соотношение между централизацией и децентрализацией (сколько и какие решения принимаются на нижнем уровне? каковы их последствия? какой объем конт­рольных функций лежит на каждом уровне управления?);

аппарат управления — перегруппировка подразделений, изме­нение взаимосвязей между ними, распределение полномочий и ответственности, выделение в самостоятельные структуры каких-то звеньев, изменение характера межфирменных связей, создание необходимых промежуточных звеньев и т.д.;

функции управления — усиление стратегического планирования (корректировка «бизнес-плана»), усиление контроля за качеством продукции, привлечение работников к управлению путем реали­зации акций, изменение подходов к мотивации труда и пр.;

хозяйственная деятельность— изменение технологического процесса, углубление межфирменного сотрудничества, техни­ческое переоснащение организации и т.п.

В результате анализа можно выявить «узкие» места в деятель­ности организации. Это могут быть: большая звенность управ­ления, параллелизм в работе, отставание в развитии организаци­онной структуры от изменений, происходящих во внешней среде.

Второй этап — проектирование организационных структур. Все модели проектирования организационной структуры управ­ления в зависимости от заложенных в них сочетаний используе­мых методов можно условно объединить в четыре группы:

метод аналогий предполагает использование опыта проекти­рования структур управления в аналогичных организациях;

экспертный метод базируется на изучении предложений экс­пертов-специалистов. Они могут (в зависимости от поставленных задач) либо сами спроектировать варианты организационной струк­туры, либо оценить (провести экспертизу) структуры, разработан­ные другими проектировщиками;

структуризация целей предусматривает выработку системы це­лей, преследуемых организацией, и ее последующее совмещение с разрабатываемой структурой. В этом случае организационная структура управления строится на основе системного подхода, который проявляется в форме графических описаний данной струк­туры с качественным и количественным анализом и обоснованием вариантов ее построения и функционирования;

организационное моделирование позволяет четко сформулиро­вать критерии оценки степени рациональности организацион­ных решений. Суть его состоит в разработке формализованных математических, графических или машинных описаний распре­деления полномочий и ответственности в организации.

В процессе проектирования структуры управления организацией решаются, как правило, следующие задачи: определение типа струк­туры управления; уточнение состава и количества подразделений по уровням управления; численность административно-управлен­ческого персонала; характер соподчиненности между звеньями орга­низации; расчет затрат на содержание аппарата управления. В итоге для каждого структурного подразделения устанавливаются управ­ленческие функции, потоки информации, взаимосвязи и докумен­тооборот, полномочия, ответственность и права подразделений и работников.

Вместе с тем, проектируя новые организационные структуры управления, нельзя забывать о требованиях, предъявляемых к та­ким структурам, и о принципах их построения.

Организационные структуры должны удовлетворять следую­щим требованиям:

оптимальности. Структура управления признается оптималь­ной, если между звеньями и ступенями управления на всех уров­нях устанавливаются рациональные связи при наименьшем числе ступеней управления;

оперативности. Суть данного требования состоит в том, чтобы за период от принятия решения до его исполнения в управляемой системе не успели произойти необратимые отрицательные изме­нения, при которых реализация принятых решений уже не нужна;

надежности. Структура аппарата управления должна гаранти­ровать достоверность передачи информации, не допускать иска­жения управляющих команд и других передаваемых данных, обес­печивать бесперебойность связи в системе управления;

экономичности. Задача состоит в том, чтобы нужный эффект от управления достигался при минимальных затратах на управ­ленческий аппарат. Критерием этого может служить соотношение между затратами ресурсов и полезным результатом;

гибкости, т.е. способности изменяться в соответствии с изме­нениями внешней среды;

устойчивости структуры управления, т.е. неизменности ее основных свойств при различных внешних воздействиях и це­лостности функционирования системы управления и ее эле­ментов.

Совершенство организационной структуры управления во многом зависит от того, насколько при ее разработке соблюдались принципы проектирования. Основные из них можно сформулиро­вать следующим образом:

- целесообразное число звеньев управления и максимальное сокращение времени прохождения информации от высшего ру­ководителя до непосредственного исполнителя;

- четкое обособление составных частей организационной струк­туры (состава ее подразделений, потоков информации и пр.);

- обеспечение способности к быстрой реакции на изменения в уп­равляемой системе;

- предоставление полномочий на решение вопросов тому под­разделению, которое располагает наибольшей информацией по данному вопросу;

- приспособление отдельных подразделений аппарата управле­ния ко всей системе управления организацией в целом и к внеш­ней среде в частности.

Таким образом, в процессе проектирования организационных структур различают три стадии: аналитическую (изучение суще­ствующих требований к их построению), проектную (проектирова­ние (моделирование) этих структур) и организационную (организа­ция внедрения уже спроектированных структур).

Третий этап — оценка эффективности организационных структур. Степень совершенства организационных структур прояв­ляется в быстродействии системы управления организацией и высо­ких конечных результатах ее деятельности. Оценка эффективности управления может быть произведена по уровню реализации зада­ний, надежности и организованности системы управления, скорости и оптимальности принимаемых управленческих решений.

В конечном итоге вся работа по проектированию организаци­онных структур управления сводится к выработке направлений по их совершенствованию, что относится к числу важнейших средств повышения эффективности управленческой деятельнос­ти организации.

Дата добавления: 2014-01-04