Предварительный контроль

Функция контроля

В самом общем виде контроль означает процесс соизмерения (сопоставления) фактически достигнутых результатов с запла­нированными. По сути это количественная и качественная оценка и учет результатов работы фирмы.

Для менеджмента характерно не только большое количество раз­личных видов планов, но и видов, и систем контроля. Все системы контроля всегда базировались на идее обратной связи: они сопос­тавляют реальные достижения с прогнозными данными. В резуль­тате этого устанавливаются определенные отклонения от заданных показателей с тем, чтобы либо исправить негативные влияния (ре­зультаты), либо усилить воздействие, если результаты позитивные.

В процессе контроля можно получить ответы на следующие вопросы: чему мы научились? что в следующий раз следует делать иначе? в чем причина отклонений от намеченного? какое воздей­ствие оказал контроль на принятие решений? воздействие контро­ля было позитивным или негативным? какие выводы следует сде­лать для выработки новых целей?

В основу создания всех систем контроля должны быть положе­ны следующие основные требования-критерии:

эффективность контроля — определяется успешность, полез­ность контроля, уменьшение расходов, связанных с обнаружени­ем и устранением выявленных в процессе контроля недостатков; сокращение расходов на контроль, затрат на персонал и технику контроля);

эффект влияния на людей — выясняется вопрос: применяемая технология контроля вызывает у работников положительные сти­мулы или негативные, стрессовые реакции (демотивация труда)?

выполнение задач контроля — контроль должен определить со­впадения или отклонения в системе управления организацией, способствовать устранению отклонений и выработке эффектив­ных решений;

определение границ контроля — контрольные мероприятия не могут осуществляться без ограничений. Длина проверяемых от­резков должна позволять выявить отклонения на самой ранней стадии. Нужно соблюдать нормы контроля, определенные дей­ствующим законодательством.

Различают три вида контроля.

Предварительным контроль называется потому, что он осуще­ствляется до фактического начала работ. Основным средством осуществления предварительного контроля является реализация (не создание, а именно реализация) определенных правил, процедур и линий поведения.

В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях: человеческих, материальных и финансовых pecypcax. В процессе предварительного контроля возможно выявить от­клонения от стандартов в различные моменты. Он имеет две раз­новидности: диагностический и терапевтический.

Диагностический контроль включает такие категории, как измерители, эталоны, предупреждающие сигналы и т.п., указывающие на то, что в организации что-то не в порядке.

Терапевтический контроль позволяет не только выявить отклонения от нормативов, но и принять исправитель­ные меры.

Текущий контроль. Он осуществляется в ходе проведения ра­бот. Чаще всего объектом его являются сотрудники, а сам он прежде всего прерогатива их непосредственного начальника. Такой конт­роль позволяет исключить отклонения от намеченных планов и инструкций.

Для того, чтобы осуществить текущий контроль, аппарату уп­равления необходима обратная связь. Все системы с обратной свя­зью имеют цели, используют внешние ресурсы для внутреннего применения, следят за отклонениями от намеченных целей и кор­ректируют их для достижения этих целей.

Заключительный контроль. Цель такого контроля — предотвра­тить ошибки в будущем. В рамках заключительного контроля об­ратная связь используется тогда, когда работа уже выполнена (при текущем — в процессе ее выполнения). Хотя заключительный кон­троль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, он, во-первых, дает руко­водству информацию для планирования в случае, если аналогич­ные работы предполагается проводить в будущем, и, во-вторых, способствует мотивации.

В процедуре контроля есть три четко различимых этапа.

Этап А — установление стандартов. Стандарты — это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается изме­рению. Эти цели явным образом «вырастают» из процесса плани­рования. На первом этапе необходимо определить временные рамки и конкретный критерий, по которому оценивается работа. Это и есть результативность. Показатель результативности точно опре­деляет то, что должно быть получено для достижения поставлен­ных целей.

Этап Б — сопоставление достигнутых результатов с установ­ленными стандартами. На этом этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям. При этом нужно принять еще одно очень важное решение: определить, насколько допустимы или относительно бе­зопасны обнаруженные отклонения от стандартов. Такой этап кон­троля очень важен: определяется масштаб отклонений, измеряют­ся результаты, передается и оценивается информация.

Этап В — принятие необходимых корректирующих действий.

В этом случае речь идет о регулировании (координации) тури­стских явлений и процессов. На данном этапе происходит ликвидация отклонений от параметров, определенных на стадии плани­рования, и приведение системы управления в заданное состояние.

Функция контроля не является конечным пунктом всего про­цесса управления организацией.

Менеджеры высокого уровня большую часть своего рабочего времени тратят на осуществление функций планирования и кон­троля; менеджеры же более низкого уровня (линейные) заняты больше подбором кадров и организацией их труда. Однако на всех уровнях управления они в определенной мере используют и выполняют все четыре функции управления: планирование, орга­низацию, мотивацию и контроль. Менеджеров любого уровня оценивают по двум основным критериям: результативности (воз­можности достичь желаемого результата) и эффективности (воз­можности достичь этого результата с наименьшими затратами).

Дата добавления: 2014-01-04