Подотчетные суммы, порядок их получения, расходования, составления авансовых отчетов

УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕНЫМИ ЛИЦАМИ

«Положение об особенностях направления работников в служебные командировки» утверждено Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749;

- разъясняющих письмах Минфина России;

- постановлениях Высшего Арбитражного Суда.

ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ – являются работники предприятия, получившие АВАНСОМ наличные денежные средства на предстоящие административно – хозяйственные и командировочные нужды, список лиц имеющих право получить наличные денежные средства в подотчет регламентируется приказом руководителя предприятия.

Суммы на хозяйственные нужды и административные расходы выдаются согласно сметы, утвержденной руководителем предприятия.

Чтобы отправить работника в командировку руководитель предприятия издает приказ, где указано куда, зачем, кто и на какой срок отправляется для выполнения служебного поручения.

На основании приказа предприятия секретарем или работником кадрового отдела, на имя отправляемого выписывается командировочное удостоверение.

В удостоверении должны быть поставлена отметка о прибытия и убытии /дата, печать, роспись/ с места командировки.

Работнику по РКО выдают денежный аванс на предстоящие командировочные расходы в пределах сумм на оплату проезда в оба конца, проживания в гостинице, суточные в размере 100 руб. и прочие расходы.

Суточные могут выплачиваться в более крупных размерах по усмотрению руководителя предприятия.

СЛУЖЕБНАЯ КОМАНДИРОВКА – поездка работника по распоряжению руководителя предприятия для выполнения служебного поручения вне основного места работы.(ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса).

При этом следует учесть, что в командировку могут быть направлены только работники данного предприятия.

Кого нельзя отправить в командировку.

В этом перечне представлены лица двух категорий: граждане, с которыми у работодателя отсутствуют трудовые отношения, и работники, имеющие льготы. А именно:

- исполнители по гражданско-правовым договорам на выполнение работ или оказание услуг. Они не имеют трудовых отношений с предприятием. Их поездки по заданию заказчика не являются служебными командировками. Порядок осуществления таких поездок должен быть установлен в гражданско-правовом договоре;

- работники в период действия ученического договора, если командировка не связана с ученичеством (ч. 3 ст. 203 ТК РФ);

- беременные женщины (ч. 1 ст. 259 ТК РФ);

- работники в возрасте до 18 лет. Исключение составляют творческие работники, участвующие в создании (исполнении) произведений, в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей таких работников, утверждаемыми Правительством РФ с учетом мнения трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений (ст. 268 ТК РФ), а также спортсмены (ч. 3 ст. 348.8 ТК РФ) в отдельных случаях и порядке, которые предусмотрены трудовым законодательством (коллективными договорами, локальными нормативными актами, трудовым договором);

- работники с разъездным характером работы (что зафиксировано в трудовом или коллективном договоре) в рамках выполнения служебных обязанностей (ч. 1 ст. 166 ТК РФ);

- члены совета директоров, если с ними у предприятия не заключен трудовой договор. Поездки членов совета директоров не считаются служебными командировками;

- работники другого предприятия. Можно направить в командировку совместителя по договоренности с его основным работодателем (и наоборот).

В командировку с письменного согласия. Допускается направление в командировку следующих работников с их письменного согласия и при условии, что это им не запрещено в соответствии с медицинским заключением (ч. 2 ст. 259 ТК РФ):

- женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет (ч. 2 ст. 259 ТК РФ);

- матерей и отцов, воспитывающих без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет (ч. 3 ст. 259 ТК РФ);

- имеющих детей-инвалидов (ч. 3 ст. 259 ТК РФ);

- осуществляющих уход за больными членами их семей (ч. 3 ст. 259 ТК РФ).

Гарантии, предоставляемые женщинам в связи с материнством, распространяются и на отцов, воспитывающих детей без матери, а также на опекунов (попечителей) несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ).

Срок командировки. Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки.

В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем (п.4 Положения).

Командировочный документооборот. В положении следует установить, какими документами оформляются командировки сотрудников, дать ссылки на унифицированные формы или привести образцы неунифицированных документов. Также необходимо описать порядок документооборота, закрепить определенные обязанности по обработке документов за работниками разных административных служб предприятия.

Документы для отъезда. Факт командирования должен отражаться прежде всего в приказе (распоряжении) о направлении работника в командировку. Его форма N Т-9 приведена в Постановлении Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1). Необходимость составления этого документа чиновниками Минфина России подвергалась сомнению (Письмо Минфина России от 24 октября 2006 г. N 03-03-04/2/226). Такие же выводы содержатся и в Постановлении ФАС Московского округа от 19 декабря 2008 г. N КА-А40/10864-08 по делу N А40-46321/07-20-272. В Письмах от 23 мая 2007 г. N 03-03-06/2/89 и от 7 ноября 2007 г. N 03-03-06/2/206 специалисты этого ведомства отмечают, что приказ оформляется по усмотрению руководителя.

Командировочное задание. Приказ о командировке, как правило, дополняет командировочное задание (форма N Т-10а). Этот документ содержит краткое описание поручения, которое предстоит выполнить командированному работнику. Кроме того, в нем предусмотрен раздел для отчета работника о выполнении поручения. Бланк приведен в Постановлении N 1.

Командировочное удостоверение. Необходимость оформления командировочного удостоверения установлена в п. 2 Инструкции. Его форма N Т-10 также приведена в Постановлении N 1. Этот документ содержит информацию о времени пребывания работника в служебной командировке. В нем делаются отметки об убытии и прибытии сотрудника, на основании которых впоследствии можно рассчитать сумму суточных, уточнить данные табеля учета рабочего времени. Заметим, что командировочное удостоверение можно не выписывать, если работник возвращается из командировки в день отъезда (Письмо Минфина России от 24 апреля 2008 г. N 03-03-06/2/45). Об этом также следует упомянуть в положении.

В положении стоит оговорить, какими документами будут оформлены форс-мажорные обстоятельства и происшествия. Например, опоздания, задержки в пути. Таким документом может быть справка из аэропорта о причинах опоздания вылета самолета из-за плохих метеорологических условий или аналогичная справка от железнодорожной компании и т.д. (Письмо Минфина России от 16 ноября 2006 г. N 03-03-04/2/244).

Журналы выбытия, прибытия. Пунктом 6 Инструкции предписано фиксировать факты убытия в командировку собственных работников и прибытия сотрудников из других организаций в специальных журналах. Их формы приведены в Приложениях 2 и 3 к Инструкции. В бухгалтерском учете и при налогообложении эти документы не играют особой роли. Они могут служить косвенным доказательством самого факта командировки и источниками данных о ее продолжительности и использоваться для статистического, управленческого и кадрового учета. Решение о ведении или отказе от ведения журналов должно быть зафиксировано в положении.

В положении необходимо определить порядок и сроки представления отчетов о командировке.

Отчет о выполнении командировочного задания. По возвращении из командировки работник в первую очередь обязан доложить своему непосредственному руководителю о выполнении или невыполнении производственного задания (с указанием причин). Форма отчета не регламентируется нормативными документами по бухгалтерскому учету (за исключением краткой записи в специальном поле командировочного задания). Его содержание определяется исключительно технологическими особенностями производственного процесса и должностными обязанностями работника. При небольшой номенклатуре должностей имеет смысл в положении привести образец такого отчета для сотрудников смежных профессий, в противном случае - записать, что отчет составляется в произвольной форме.

Авансовый отчет по расходам. Вернувшийся работник обязан составить авансовый отчет по форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55. Этот документ является обязательным для заполнения. Следует установить полномочия по заполнению и проверке отдельных разделов авансового отчета, требования к прилагаемым расходным документам, порядок выдачи перерасхода и возврата неиспользованного остатка денежных средств, выданных под отчет.

Согласно ст. 167 Трудового кодекса за командированным сотрудником сохраняются место работы и средний заработок. Кроме того, как и всем остальным работникам, в случае заболевания командированному гарантировано пособие по временной нетрудоспособности (ч. 1 ст. 183 ТК РФ).

Командировочные расходы. В соответствии с ч. 1 ст. 168 Трудового кодекса в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возместить сотруднику:

- расходы на проезд;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или с ведома работодателя.

В соответствии с п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации", документирование фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляются только на русском языке. Поэтому все первичные учетные документы (в том числе подтверждающие командировочные расходы), составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский. Причем такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации (Письма УФНС России по г. Москве от 26 мая 2008 г. N 20-12/050126, УФНС России по г. Москве от 9 октября 2006 г. N 20-12/89132.1).

При этом конкретный порядок и размеры возмещаемых затрат определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 2 ст. 168 ТК РФ). Для установления внутренних норм и правил признания командировочных расходов рассмотрим требования налогового законодательства, предъявляемые к соответствующим статьям.

Расходы на проезд включают несколько видов затрат. Это затраты на оплату собственно транспортной услуги и на оплату услуг, связанных с поездкой: страхование, оформление и хранение багажа, пользование VIP-залом, сервисные сборы и др.

Дата добавления: 2014-01-04