Районные и городские архивы

Районные и городские архивы по личному составу были созданы в соответствии с постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26 марта 1998 г. № 464 «Об основных направлениях развития архивного дела и делопроизводства в Республике Беларусь до 2000 г.». Всего в республике по состоянию на 1 января 2005 г. функционирует 127 районных (городских) архивов.

Районный (городской) архив составу осуществляет прием и хранение архивных документов в пределах установленных законодательством сроков.

Районные и городские архивы хранят документы ликвидируемых субъектов хозяйствования негосударственной формы собственности; документы по личному составу ликвидируемых учреждений, организаций, предприятий независимо от форм собственности, не имеющих правопреемника; документы по приватизации жилья, проводимых аукционов и др., связанные с разгосударствлением, приватизацией государственной собственности; медицинскую документацию; похозяйственные книги; печатные и другие материалы, дополняющие фонды архива.

По согласованию с районными (городскими) исполкомами и вышестоящими органами государственного управления по архивам и делопроизводству районные (городские) архивы имеют право принимать на депозитарное хранение документы учреждений, организаций, предприятий, а также общественных объединений и граждан.

Районные и городские архивы работают в соответствии с планами, согласованными с вышестоящими органами государственного управления по архивам и делопроизводству и утвержденными районными (городскими) исполкомами. Организационно-методическое руководство работой данных архивов осуществляется соответствующими учреждениями Государственной архивной службы.

раЗдел 2. научно-справочнЫЙ аппарат к документам АРХИВА

Система научно-справочного аппарата

Система научно-справочного аппарата (далее – СНСА) – комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем (далее – АИПС) о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой научно-методической основе и обеспечивающих поиск документов и документной информации в целях их эффективного использования.

Основными элементами СНСА являются описи дел, списки фондов, каталоги, путеводители по фондам архива, АИПС, выполняющие функции этих справочников. Дополнительными элементами СНСА являются указатели, обзоры документов.

Архивные справочники и АИПС в зависимости от уровня, структуры и объема представленной в них информации подразделяются на межархивные, общеархивные, межфондовые, пофондовые.

Межархивные справочники и АИПС обеспечивают поиск документов по материалам группы архивов; общеархивные справочники и АИПС – поиск документов по материалам архива в целом; межфондовые справочники и АИПС – поиск документов по нескольким фондам одного архива; пофондовые справочники – поиск документов по материалам фонда.

В СНСА реализуется преемственность учетно-справочного аппарата, создаваемого в делопроизводстве организаций, научно-справочного аппарата (далее – НСА) архивов организаций, территориальных (районных и городских) архивов местных исполнительных и распорядительных органов и СНСА архивов.

При создании и развитии СНСА применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе оптимального состава архивных справочников и АИПС, определенной методики составления и усовершенствования справочников, в определении структуры и наполнения справочного аппарата к ним, в установлении очередности работ в зависимости от категорий фондов, категорий их обособленных частей, характера документов, состояния и состава имеющегося справочного аппарата к каждому фонду.

К фондам первой категории относятся фонды, содержащие ценную в научном отношении, полную, многоаспектную документную информацию, освещающую важнейшие стороны деятельности общества.

К этой группе фондов составляется НСА, обеспечивающий разностороннее использование документов в сочетании с быстротой, полнотой и точностью поиска. Описи таких фондов должны иметь наиболее полный справочный аппарат, в том числе различные указатели. Материалы фондов подлежат первоочередной каталогизации, при этом основной способ описания – подокументный. В путеводителе на них составляются индивидуальные характеристики.

К наиболее информативным и используемым фондам первой категории могут создаваться другие архивные справочники, раскрывающие содержание документов – обзоры фондов, указатели к делам и документам.

К фондам второй категории относятся фонды, содержащие ценную в научном отношении информацию, ограниченную рамками одного направления деятельности или отдельной отраслью этого направления. К описям фондов этой категории кроме историко-архивной справки, как правило, составляется глухой указатель (предметный и его разновидности), история фондообразователя дается кратко. Основной способ описания при каталогизации – поединичный в сочетании с подокументным. В путеводителе информация о фондах может быть включена в групповую характеристику.

К третьей категории относятся фонды, содержащие информацию, ограниченную рамками одного вопроса или темы. К этой категории фондов составляется минимальный справочный аппарат. Описи могут не содержать указателей, при каталогизации допускается составление одной отсылочной карточки на фонд, группу фондов. В путеводителе информация о фондах может включаться в список неаннотируемых фондов.

При создании и совершенствовании НСА отдельные части фонда, имеющие самостоятельные описи, в зависимости от информационной значимости их документов, могут быть отнесены к разным категориям (внутрифондовое категорирование). В ОАФ также применяется дифференцированный подход к созданию справочного аппарата в зависимости от уровня информативности входящих в него фондов.

Для определения путей совершенствования СНСА архива в журнале или картотеке ведется анализ и учет состояния НСА. Журнал (карточка) включает сведения о номере каждого фонда, его названии; номере описи; категории, объеме, крайних датах документов; составе и состоянии НСА; использовании документов; мерах по созданию и совершенствованию НСА (перечисляются виды работ, их объем, фиксируются данные об их исполнении). Сведения об изменениях в НСА фондов вносятся в журнал (картотеку) анализа и учета состояния НСА ежегодно.

Все архивные справочники, созданные в плановом порядке, являются собственностью государства и находятся в распоряжении архива. На опубликованные (депонированные) архивные справочники распространяется действие законодательства Республики Беларусь по охране авторских прав.

Автоматизированный НСА (далее – АНСА) архива представляет собой совокупность описаний документов, помещенных в базы данных (далее – БД) автоматизированных средств поиска информации и представления результатов поиска.

АНСА реализуется в рамках интегрированной информационной системы архива. Информационное наполнение АНСА составляют описания документов на уровне фонда, дела, документа, содержащиеся в информационной системе; файлы ключевых слов; рубрикаторы.

АНСА строится на принципах традиционной системы научно-справочного аппарата архива и реализует все его функции, предоставляя широкие возможности для более оперативного и многоаспектного поиска архивных документов. Информационной основой для создания АНСА являются те же элементы описания различных уровней, что и для традиционной СНСА.

Архивные описи

Архивная опись (далее – опись) – архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.

Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, заверительной надписи и справочного аппарата к описи.

В архиве описи составляются на неописанные документы и в процессе усовершенствования или переработки некачественных описей.

Описи на документы организаций постоянного хранения утверждаются, а по личному составу – согласовываются ЭМК архива, ЭПК вышестоящего органа управления по архивам и делопроизводству.

Архив должен иметь три экземпляра описей: один контрольный и два рабочих. Контрольный экземпляр находится в подразделении архива, ведущем централизованный учет; рабочие – в соответствующем хранилище и в читальном зале.

Составление описи включает описание каждого дела на карточках, систематизацию карточек в соответствии со схемой систематизации фонда, их редактирование, оформление описи.

Описание дел включает установление названия структурной части фондообразователя, делопроизводственного номера (индекса), составление заголовка дела, определение крайних дат документов дела, количества листов в деле. Все эти сведения заносятся на карточку. Каждая карточка получает порядковый номер, который проставляется карандашом на обложке дела и становится его временным рабочим номером. После составления описи и утверждения ее ЭПК вышестоящего органа управления по архивам и делопроизводству, ЭМК республиканского архива за делом закрепляется его постоянный номер, который становится одним из элементов архивного шифра.

При описании дел употребляются официальные и общепринятые сокращения слов, а также сокращения, применявшиеся в практической деятельности организации. В архиве составляется список сокращений, используемых при описании документов.

Описательная статья описи представляет собой совокупность сведений о деле: порядковый номер дела; делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер; заголовок дела и указание на подлинность, способ воспроизведения, степень полноты документов и внешние особенности дела; крайние даты документов.

Систематизация карточек с описанием дел осуществляется на основании схемы систематизации фонда, в соответствии с которой в описи выделяются разделы и подразделы. В зависимости от схемы систематизации, объема и завершенности комплектования фонда на дела одного фонда составляются одна или несколько описей, которые оформляются в соответствующем порядке.

Заголовок дела должен кратко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть написан современным языком, без вводных слов и сложных синтаксических оборотов, с сохранением стилистических особенностей и терминологии, характерных для литературного языка и лексики соответствующего исторического периода. Не допускается употребление неконкретных формулировок и перечисление названий отдельных документов. Дореволюционные титулы, чины, звания, должности указываются словами, определяющими эти понятия (генерал-губернатор, полицмейстер), с исключением слов, являющихся выражением особого почитания (высочество, превосходительство).

В состав заголовка дела входят:

название вида дела или вида документов;

наименование организации, должность или фамилия и инициалы лица, составившего документы (автора);

наименование организации, должность или фамилия и инициалы лица, которому адресованы и (или) от которого получены документы (адресат, корреспондент);

вопрос (предмет, событие, факт), к которому относится содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связаны содержание документов дела, автор, адресат или корреспондент;

даты, к которым относятся документы дела или изложенные в них события.

В начале заголовка указывается вид дела (дело, документы, переписка, журнал) или вид документов (протоколы, циркуляры, приказы, декреты, распоряжения). Если дело состоит из различных по виду документов, связанных единством содержания и последовательностью делопроизводства по одному вопросу, при составлении заголовка употребляется понятие “дело”. Наиболее часто оно используется при описании судебных, личных (персональных) дел.

Если дело состоит из документов нескольких видов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства, заголовок начинается с термина “документы”, а в скобках указываются основные их виды.

После обозначения вида дела или вида документов указываются их автор и корреспондент (наименование организации, должность или фамилия отдельного лица).

Если автором документа является организация-фондообразователь, при первом упоминании дается ее полное наименование, а в дальнейшем указывается только общее видовое наименование (министерство, комитет).

Если дело состоит из переписки, в заголовке указывается только название корреспондента, а наименование организации-фондообразователя не приводится. В случае переписки с однородными корреспондентами указывается их общее видовое название.

Изложение вопроса (предмета), отражающего содержание документов, является основной частью заголовка и дается после указания вида дела (документа), автора, корреспондента (адресата).

В заголовках дел (документов) фондов всех категорий при изложении вопроса (предмета), отражающего содержание документов, следует:

приводить полные или официально принятые сокращения наименований организаций или фамилии и инициалы лиц с указанием их должностей, званий, профессий в случаях, если содержание документов касается каких-либо организаций или лиц; если упоминается несколько организаций или лиц, давать их видовое понятие;

если дело состоит из документов нескольких видов, содержание которых касается ряда вопросов, являющихся частью одного общего вопроса, в заголовке дается формулировка, охватывающая все вопросы частного характера.

в случаях, когда в деле собраны документы не по одному, а по многим вопросам, в заголовке перечисляются основные вопросы в порядке их значимости с учетом их связи между собой.

При описании управленческой документации вопрос (предмет), отражающий содержание документов, чаще всего в заголовок не выносится, обозначается лишь вид документов.

В случае, когда описывается отдельный управленческий документ, в заголовке раскрывается его содержание.

Название местности (населенных пунктов, географических объектов, административно-территориальных единиц) вносится в заголовок дела, если необходимо указать место событий и местонахождение авторов (адресатов, корреспондентов). Названия населенных пунктов и административно-территориальных единиц приводятся в возрастающем порядке: деревня (село), город, уезд (район), губерния (область).

Внесенные в заголовок данные (наименование организации, название местности, должность, фамилия, имя, отчество), установленные составителем описи методом исследования, заключаются в квадратные скобки.

При составлении заголовков для повышения их информационного уровня применяется аннотирование документов. Аннотация к заголовку дела является краткой характеристикой отдельных документов, группы документов дела. Аннотируются представляющие интерес для пользователей особо ценные и иные документы, наличие которых в деле не может быть определено по его заголовку. Аннотация пишется после заголовка с новой строки с указанием номеров листов аннотируемых документов.

В заголовок дела могут быть вынесены сведения о подлинности или копийности, степени полноты, способах воспроизведения, внешних и других особенностях документов. Они приводятся после заголовка и аннотации с новой строки.

При описании дела обозначается наименование организации-фондообразователя и ее структурной части. Если наименование организации менялось в течение периода, когда дело находилось в делопроизводстве, то указывается ее последнее наименование. Делопроизводственный номер дела обозначается под названием фонда (структурной части).

Описание дел включает установление крайних дат документов дела. Степень полноты датировки зависит от характера документов. Полная дата (число, месяц, год) указывается при описании управленческой, творческой документации, дел по одному вопросу, документов, для которых датировка имеет важное значение (доклады, листовки, стенограммы, письма).

Начальной датой дела считается дата составления (регистрации) самого раннего документа, конечной – дата составления (регистрации) самого позднего документа.

Даты, к которым относятся изложенные в документах события, вносятся в заголовок, если точная датировка необходима для понимания содержания документов.

При описании дел, состоящих из планов и отчетов, в заголовке указывается год (период), на который составлен план, или год (период), за который подготовлен отчет.

При обозначении даты сначала указывается число, затем месяц и год.

При наличии в делах документов дореволюционного и советского периодов в крайние даты включаются, как правило, даты документов обоих периодов.

Даты следует указывать по тому стилю, по какому датированы сами документы (без перевода на другой стиль), за исключением:

дел, содержащих документы, относящиеся ко времени перехода в Советской России со старого стиля на новый, т.е. с 14 февраля по 1 июля 1918 г., которым дается двойная датировка: сначала приводится дата по новому стилю, а за ней в скобках – по старому.

дел, содержащих документы, образовавшиеся до перехода со старого стиля на новый и относящиеся к событиям, имеющим международное значение, которым дается дата по старому стилю, а за ней в скобках – по новому.

Все даты переводятся на современное летоисчисление: даты, указанные в документах, приводятся в круглых скобках.

Если полные даты дела или отдельные их элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документов, то даты или отдельные их элементы заключаются в квадратные скобки.

В случае невозможности определения более или менее полной даты, необходимо, исходя из содержания, формы, стиля и палеографических особенностей документов, указывать, к какому столетию (или части столетия) следует отнести данное дело.

В целях закрепления порядка расположения документов и обеспечения их сохранности все листы дела, имеющие записи, должны быть пронумерованы. К делу на отдельном листе составляется лист-заверитель. Листы-заверители так же, как и чистые листы, не нумеруются.

Количество листов на карточке и на обложке дела проставляется на основании листа-заверителя вслед за годом образования дела или крайними датами его документов с новой строки.

В листе-заверителе оговариваются особенности нумерации и физического состояния документов дела.

Если дело имеет общую нумерацию листов, но одна часть дела пронумерована римскими цифрами, а другая – арабскими, в листе-заверителе указывается общее количество листов. Если одна часть дела пронумерована по листам, а другая – по страницам, и если такую нумерацию необходимо сохранить, в листе-заверителе проставляется смешанная нумерация.

Количество листов внутренней описи документов дела обозначается через знак “плюс” после указания количества листов дела.

Лист-заверитель составляется и подписывается составителем описи.

На обложке дела штампом проставляется архивный шифр. Он состоит из наименования архива, номера фонда, номера описи и порядкового номера дела по описи.

При горизонтальном способе хранения документов шифр проставляется на лицевой стороне обложки в нижнем левом и в верхнем правом углах, при этом верхняя часть обоих изображений шифра должна быть обращена к середине обложки; при вертикальном способе хранения шифр дела проставляется на корешке обложки, если корешок достаточно широк, и в нижнем левом углу лицевой стороны обложки; на ценных или художественных переплетах дел шифр проставляется на обороте переплета; на темных переплетах для проставления шифра делаются наклейки из светлой бумаги.

Архивный шифр на обложке дела проставляется после утверждения описи.

В графе “Примечание” описи приводятся сведения о выбытии дел, наличии особо ценных документов, их репрографировании, наличии фонда пользования.

В конце описи дается итоговая запись. В ней указываются цифрами и прописью количество дел, внесенных в опись, фиксируется наличие литерных и пропущенных номеров, дата, должность, фамилия составителя и заведующего архивохранилищем (отделом).

К описям составляется справочный аппарат, в который входят: титульный лист; оглавление (содержание), если опись имеет разделы; историко-архивная справка; список сокращений; переводные таблицы шифров (в случае переработки описи); указатели.

Титульный лист оформляется к каждой описи. На нем помещаются:

полное наименование архива;

название фонда;

номер фонда;

номер описи;

название описи;

крайние даты документов, внесенных в опись.

Название фонда дается в виде официально принятого наименования организации-фондообразователя со всеми ее переименованиями, изменениями подчиненности и сокращенными наименованиями (в круглых скобках), относящимися к периоду, за который документы включены в опись, в хронологической последовательности.

Для действующих организаций на титульном листе вместо конечной даты ставится прочерк; если дела включены за несколько лет с перерывами, то на титульном листе указываются только те годы, за которые имеются документы.

Обязательным является проставление на титульном листе описи ее порядкового номера по реестру описей при взятии описи на учет, а также отметок об утверждении описи ЭПК вышестоящего органа управления по архивам и делопроизводству или ЭМК республиканского архива.

После титульного листа в описи помещается оглавление (содержание). В оглавлении к описи перечисляются: названия разделов и подразделов, элементы справочного аппарата с указанием соответствующих листов описи. При построении описи по структурно-хронологическому принципу ее разделами являются названия структурных частей и годы в пределах каждой структурной части. При хронологически-структурном принципе построения описи в оглавлении вначале дается год, затем – названия структурных частей в пределах каждого года. В описях, построенных по хронологическому принципу, в оглавлении указываются только годы.

К небольшим по объему описям оглавление не составляется.

Историко-архивная справка составляется на каждую организацию, документы которой передаются на государственное хранение, и состоит из истории организации-фондообразователя и ее фонда, характеристики описей (фонда), информации о составе и полноте документов, особенностях их группировки, состоянии дел, составе справочного аппарата к описи и порядке пользования им.

История организации-фондообразователя представляет собой краткое изложение сведений об исторических условиях, в которых возникла и действовала организация-фондообразователь, о дате создания (со ссылкой на соответствующие нормативные документы) и подчиненности организации-фондообразователя, ее структуре, функциях и направлениях деятельности, о дате ликвидации или реорганизации фондообразователя (со ссылкой на соответствующие нормативные документы) с указанием наименования организации, унаследовавшей его функции.

История фонда и характеристика его состояния включают в себя сведения о времени поступления дел в архив, полноте документов в описи; о наличии дел, выходящих за хронологические границы фонда или относящихся к профилю данного фонда в составе других фондов, с указанием их названий и номеров; о проведенных в архиве описании документов, переработке или усовершенствовании описей с указанием причин, вызвавших необходимость этих работ.

В краткой аннотации состава и содержания дел в описи указываются наиболее типичные группы дел по их содержанию, видам и разновидностям документов.

В историко-архивной справке должны быть отмечены приемы раскрытия содержания документов, принципы формирования дел и построения описи, особенности описания и оформления дел.

Историко-архивная справка к фонду подписывается составителем и помещается в начале описи после оглавления (содержания). В случае выявления дополнительных данных по истории организации-фондообразователя или по истории фонда в историко-архивную справку вносятся дополнения (изменения) или она пересоставляется. На каждое последующее поступление документов фонда составляется продолжение к историко-архивной справке.

Список сокращений представляет собой перечень сокращенных понятий и названий, применяемых в тексте описи, и предназначен для уменьшения объема и унификации приемов описания текста описи. В список не включаются общепринятые сокращения слов, хорошо известные сокращенные наименования организаций.

Слова в списке располагаются в алфавитном порядке. Слева помещаются сокращения, затем через тире следует их полное написание.

Список сокращений помещается в описи после историко-архивной справки.

Переводные таблицы шифров дел составляются в архиве при переработке описей, включающей пересистематизацию и перешифровку дел. Они представляют собой вертикальные колонки цифр, где слева помещаются старые порядковые номера дел, справа – соответствующие им новые. Если новая опись включает в себя дела нескольких переработанных описей, то в переводную таблицу включаются не только номера дел, но и номера описей.

Единая переводная таблица ко всем описям фонда переплетается в один том и помещается вслед за последней описью фонда. Переводные таблицы, составленные к каждой описи, прилагаются (или подшиваются) к этим описям.

К наиболее информативным и используемым фондам (первой, второй категорий) составляются указатели.

Указатель – архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень предметных понятий, упоминаемых в архивных документах, с указанием поисковых данных этих документов.

Указатели могут быть элементами справочного аппарата не только к описи, но и к другим архивным справочникам (путеводителю, каталогу, обзору); являться самостоятельными архивными справочниками (пофондовые, межфондовые, межархивные указатели).

Указатель как элемент справочного аппарата к архивному справочнику составляется для ускорения поиска информации по аспектам, не совпадающим с группировкой основного текста справочника. Ссылочные данные указателя к описи даются на номера дел, к путеводителю и обзору – на страницу справочника, к каталогу – на индекс каталожной карточки.

Основными видами указателей являются: предметный (его разновидности – тематический, именной, географический), хронологический. По группировке понятий внутри указателя различаются алфавитные, систематические и хронологические указатели.

Указатели могут составляться к заголовкам дел или к документам, быть межархивными, межфондовыми, внутрифондовыми, по форме – листовыми, карточными, электронными, по структуре рубрик – глухими (предметные понятия и их поисковые данные) и аннотированными (предметные понятия сопровождаются пояснениями). Указатели к документам могут составляться на документы одной описи, нескольких описей фонда, всего фонда, нескольких фондов одного или нескольких архивов.

Поисковые данные указателя к делам одной описи содержат номера дел; для указателя к делам нескольких фондов одного архива эти данные дополняются номерами описей, фондов; для указателя к делам фондов нескольких архивов – наименованиями архивов.

Поисковые данные указателя к документам одного фонда включают номера описей, дел, листов дел; поисковые данные указателя к документам нескольких фондов дополняются номерами фондов; поисковые данные указателя к документам нескольких архивов – наименованиями архивов.

В предметном указателе предметные понятия расположены в алфавитном порядке. Названия его рубрик и подрубрик указываются в именительном падеже.

Предметный указатель может быть общим, включающим предметные понятия различного характера, и специальным, состоящим из однородных предметных понятий. Общий предметный указатель составляется только глухим. Специальные предметные указатели могут быть глухими и аннотированными. Связь между близкими понятиями в предметном указателе осуществляется путем применения общих (“см.”) и частных (“см. также”) ссылок (отсылок).

Географический указатель включает названия государств, административно-территориальных единиц, морей, рек и других географических объектов.

Если географический объект был переименован и в тексте указан под старым и новым названием, за основное принимается название, являющееся по хронологии последним. При этом старое название указывается рядом с новым в скобках, а также вносится в указатель в соответствующей алфавитной последовательности со ссылкой на новое название.

Географические названия, состоящие из двух или нескольких слов (например, Брест-Литовск, Новый Быхов), вносятся в указатель по первому слову.

Наименования обобщающих географических или административно-территориальных единиц включаются в указатель без конкретизации, в том виде, в каком они названы в тексте.

В именном указателе предметными понятиями служат фамилии, имена, клички, прозвища лиц, встречающиеся в тексте справочника. Именной указатель может быть глухим или аннотированным.

Если одно и то же лицо упоминается под несколькими именами (фамилия, псевдоним, прозвище), первым указывается основное, а остальные даются за ним в скобках. В соответствующих местах указателя делаются ссылки на основное предметное понятие.

Двойные фамилии вносятся в именной указатель по первому слову (без инверсии).

Иностранные фамилии передаются в русской транскрипции, а частицы -фон, -дер, -ле, -де и другие приводятся после фамилии и инициалов:

В хронологическом указателе даты событий или документов располагаются в хронологическом порядке. Указатель составляется глухим.

Переработка описи представляет собой составление новой описи взамен старой, не отвечающей необходимым требованиям в качестве поискового и учетного документа.

Переработка описей включает в себя: изучение дел в ходе проведения экспертизы их ценности; уточнение фондовой принадлежности дел; составление или редактирование заголовков дел; определение или уточнение датировки дел; систематизацию дел по вновь разработанной схеме.

При переработке допускается объединение нескольких описей в одну новую опись, что целесообразно при наличии ряда небольших по объему описей за близкие хронологические периоды или для однородных по содержанию описей, каждая из которых нуждается в переработке.

При переработке описей бывших архивов КПБ, содержащих документы по личному составу (персональные дела, дела по приему в члены партии, личные дела партийных, комсомольских, номенклатурных работников), новая опись составляется на каждую разновидность дел по личному составу в пределах каждого года по алфавиту. При этом сохраняется особенность датировки персональных дел – на их обложках так же, как и в описях, не указывается время заведения дел, проставляется только год их рассмотрения в конечной инстанции. Отметка о времени заведения каждого персонального дела делается в графе “Примечания” вновь составленной описи.

При переработке описей составляется переводная таблица шифров дел. Старые описи после их пересоставления сохраняются и учитываются по новым описям на правах дел и помещаются в конце описи за последним номером под своим заголовком с отметкой “Опись пересоставлена. См. оп. № ___”.

Усовершенствование описей представляет собой комплекс работ, направленных на повышение их информационно-поискового уровня.

Усовершенствование описей включает проверку правильности фондирования, пересоставление и редактирование заголовков, составление необходимого справочного аппарата к описи, оформление и перепечатку описей.

Категория фонда обуславливает очередность работы с описями, определяет степень необходимого повышения информационно-поискового уровня описи, состав справочного аппарата к ней.

Пересоставление и редактирование заголовков проводится с просмотром дел (полным или выборочным). Необходимость просмотра определяется при предварительном анализе качества заголовков. При редактировании заголовков проводится установление корреспондента, места события, уточнение содержания дел, датировки, фондовой и структурной принадлежности дел.

В целях повышения информативности описей проводится составление указателей. Выбор необходимых указателей и методика их составления те же, что и при составлении описи. Для вошедших в научный оборот фондов, включающих материалы других фондообразователей, с целью обеспечения поиска документов определенного фондообразователя допускается составление указателей фондовых включений. В них указываются номера и названия фондов и перечисляются номера дел, относящихся к этим фондам. Соответствующие указания делаются и в историко-архивных справках к описям фонда, в котором находятся эти дела, и фонда, к которому они относятся.

По завершении описания неописанных документов или переработки описей составляется акт, утверждаемый директором архива и служащий основанием для внесения необходимых изменений в учетную документацию. Составленные в результате описания документов или переработанные описи рассматриваются на ЭМК архива или ЭПК вышестоящего органа управления по архивам и делопроизводству.

Архивные каталоги

Архивный каталог (далее – каталог) – межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по темам (предметам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации.

В зависимости от схемы построения каталоги подразделяются на систематические, тематические и их разновидности (по истории учреждений, по истории административно-территориального деления), предметные и их разновидности (именной, географический, объектный).

Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива.

При определении системы каталогов архива учитываются профиль архива, статус архива, структура, состав и содержание документов, степень разработанности фондов, интенсивность и задачи использования документов, наличие и качественный уровень других типов архивных справочников, кадровые и материально-технические возможности. Основу системы каталогов архива составляют систематический и именной каталоги.

Каталоги могут быть внутриархивными и (или) межархивными. Объектом описания в каталоге может выступать документ (часть документа, группа документов), опись, фонд (группа фондов), содержащие информацию по определенной теме (вопросу).

В систематическом каталоге документная информация классифицирована по отраслям знаний и направлениям деятельности общества, содержатся сведения по конкретным вопросам, отражаются связи между событиями и явлениями.

Систематические каталоги организуются на основании схемы единой классификации документной информации в систематических каталогах архивов.

К систематическому каталогу или его подразделам могут быть составлены предметный, географический и именной указатели.

В тематическом каталоге документная информация по теме группируется по подтемам, рубрикам и подрубрикам в логической последовательности.

Самостоятельный тематический каталог создается в архиве в том случае, когда группировка информации в нем ведется по признаку, отсутствующему в систематическом каталоге.

В каталоге по истории учреждений (разновидности тематического) документная информация классифицируется по отраслям, затем – по подведомственности, а далее – по типам организаций в алфавитном порядке.

В каталоге по истории административно-территориального деления (разновидности тематического) документная информация классифицируется по видам административно-территориальных единиц в алфавитном порядке.

В предметном каталоге документная информация классифицируется в алфавитном порядке предметных понятий (фактов, событий, географических названий) и лиц. Дальнейшая систематизация проводится в логической или хронологической последовательности.

В именном каталоге (разновидности предметного) документная информация классифицируется по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами.

Дальнейшая систематизация внутри разделов и подразделов осуществляется по алфавитному, хронологическому или жанровому признакам.

В географическом каталоге (разновидности предметного) документная информация классифицируется по алфавиту географических и топографических названий. Основой классификации может являться административно-территориальное деление. Дальнейшая систематизация осуществляется по хронологическому или тематическому признаку.

Каталогизация архивных документов – совокупность работ по созданию и ведению каталогов. Каталогизация может проводиться как самостоятельный вид работы (тематическая разработка, целевая каталогизация) и при проведении других работ, связанных с выявлением и описанием документов (попутная каталогизация).

При каталогизации применяется дифференцированный подход, заключающийся в определении очередности выбора архивных фондов, их структурных частей; отборе дел, документов и сведений из них; применении соответствующих приемов описания документной информации (подокументный, поединичный, групповой).

В первую очередь каталогизируются фонды первой и второй категорий.

Подокументно описываются дела, содержащие многоаспектную информацию по нескольким вопросам. Каждый документ или его часть описывается на отдельной карточке.

Поединичный прием описания применяется при каталогизации дел, сформированных по одному вопросу. Заголовок дела вносится на одну карточку.

Групповым способом описываются однотипные дела или группа документов одного дела по одному вопросу (предмету). На них составляется одна карточка.

В каталог включаются сведения, содержащие информацию о сущности событий и фактов, отраженных в документах, раскрывающие закономерности их развития, показывающие характерные особенности их проявления. Отобранные сведения описываются на каталожных карточках (для автоматизированных каталогов – в описательных статьях).

При составлении каталожной карточки не допускается пересказывать содержание документа. Карточка должна содержать основные сведения, дающие представление о первичной информации. Нецелесообразно применять сложные синтаксические конструкции, затрудняющие понимание смысла. Текст не должен сокращать или увеличивать объем информации, содержащейся в документе.

Для систематического и предметного каталогов основой при описании является вопрос или тема, предмет (графа “Содержание” каталожной карточки). В графе “Содержание” кратко излагается суть вопроса, затем с новой строки приводятся вид документа, автор, адресат, дата, указывается подлинность или копийность документа.

В тех случаях, когда такой способ описания нельзя применить, информация о содержании дела или документа дается по форме их заголовков.

Если вид документа является составной частью содержания, то описание начинается с указания этого вида.

В графе “Место события” каталожной карточки дается название местности или пункта, в которых происходили описываемые в документах события, в соответствии с административно-территориальным делением того времени, от мелкого к крупному.

В графе “Дата события” каталожной карточки даты приводятся полностью в цифровом обозначении.

Графа “Язык документа” каталожной карточки заполняется, если документ написан на языке, не являющемся государственным.

Графа “Способ воспроизведения документа” каталожной карточки заполняется, если способ воспроизведения является необычным для документов данного периода или имеет значение для их характеристики.

Заполненные каталожные карточки систематизируются по индексам и рубрикам и размещаются в каталоге.

Для связи с другими разделами каталога или с другими архивными справочниками применяется система отсылок, которая включает: полную отсылку (от понятия без индекса к понятию с индексом), частичную отсылку (дополняющую) для связи двух или нескольких родственных понятий. В отсылочных карточках графы “Рубрика” и “Подрубрика” заполняются в обычном порядке, а в графе “Содержание” указывается “см. также ___”, даются индексы названий соответствующих подразделов каталога или других архивных справочников, к которым дается отсылка.

Ведение каталога представляет собой комплекс работ, обеспечивающий его функционирование и включающий научно-методическое обеспечение работы, индексирование, систематизацию каталожных карточек по индексам и рубрикам, распределение карточек в каталоге, составление отсылочного аппарата к каталогу, усовершенствование каталога, ведение учетных форм работ по каталогизации документов и использованию каталогов, оформление каталога.

Научно-методическое обеспечение предполагает разработку методических пособий по каталогизации отдельных фондов (или их групп), рабочих схем классификации каталогов, которые периодически уточняются и дополняются.

Индексирование представляет собой процесс выбора или составления индекса (индексов) в соответствии со схемой классификации и отнесение его к информации каталожной карточки. Индексирование осуществляется на основе анализа содержания каталожной карточки и отнесения ее к определенному структурному подразделению схемы классификации.

Периодически проводится усовершенствование каталога, включающее в себя совершенствование схемы классификации, принятой для данного каталога, проверку содержания и оформления каталога, проверку описаний (редактирование, объединение описаний с однородной информацией по одному фонду или описи, уточнение их систематизации).

В целях учета работы по каталогизации документов в листе-заверителе дела ставится штамп: “каталог” или отмечается: “лл. ___ описаны для каталога”. Отметки о завершении каталогизации документов по отдельным описям делаются в заверительных надписях описей и в журнале (картотеке) учета и анализа НСА.

В архиве ведется журнал учета работ по каталогизации документов.

Завершение каталогизации документов архивного фонда оформляется справкой, которая включается в дело фонда. В справке указывается номер и название фонда, кто и когда проводил каталогизацию, количество составленных карточек, делается отметка о включении карточек в каталог архива, проставляется дата, должность лица, составившего справку, и его подпись.

Если проводилась каталогизация части архивного фонда, в справке вслед за номером и названием фонда указываются номера и названия описей, по которым осуществлялась разработка. В журнале учета работ по каталогизации документов или картотеке архива ведется централизованный пофондовый (по каждой описи) учет дел, подвергнутых каталогизации (с указанием номеров дел).

В предметном каталоге и его разновидностях карточки не индексируются, а располагаются в алфавитном порядке.

Учет поступлений карточек в каталог следует вести по каждому каталогу отдельно в специальных журналах, в которые включаются дата поступления карточек в каталог, название и номер фонда, фамилия составителя, отметка о включении массива карточек в каталог.

В архиве ведется журнал учета использования каталогов.

Путеводители

Путеводитель – архивный справочник, содержащий сведения об архивных фондах (архивных коллекциях, архивных комплексах) в систематизированном виде и предназначенный для общего ознакомления с составом и содержанием фондов архива (архивов).

В зависимости от наличия информации о фондах одного или нескольких архивов путеводители подразделяются на архивные (внутриархивные) и межархивные.

Различают следующие виды путеводителей: путеводитель по архиву (архивам); путеводитель по фондам архива (архивов); тематический путеводитель по фондам архива (архивов); краткий справочник по фондам архива (архивов).

Путеводитель состоит из описательных статей (характеристик фондов и документов), составляющих его основную часть, и справочного аппарата. Содержание характеристик зависит от объекта описания.

Схема построения путеводителя определяется составом и содержанием архивных фондов и закрепляет структуру справочника в целом и место каждой описательной статьи в нем. В большинстве случаев наиболее оптимальной для архивных путеводителей является производственно-отраслевая схема, согласно которой характеристики фондов группируются в разделы и подразделы с учетом тех сфер государственной деятельности, экономики, культуры и науки, с которыми были связаны фондообразователи. Внутри разделов фонды группируются в подразделы по отраслям или характеру деятельности фондообразователя. В пределах подразделов характеристики объединяются по признаку ведомственного подчинения или однотипности организаций. Внутри этих групп характеристики располагаются по хронологии, значимости фондов, алфавиту наименований организаций.

Основной частью путеводителя являются характеристики фондов. Характеристика фонда состоит из названия фонда, справочных данных о нем (номер фонда, количество дел, крайние даты документов), краткой исторической справки о фондообразователе, аннотации состава и содержания документов.

В путеводителе дается аннотация состава и содержания документов. В ней приводится обобщенное описание документов (по видам) и их краткое содержание (по темам, вопросам, отражающим направление деятельности фондообразователя). Виды документов в аннотациях указываются в единообразной последовательности, в порядке их значимости: постановления, решения, приказы, циркуляры, распоряжения, положения, уставы, протоколы, планы, отчеты.

В конце путеводителя помещается список неаннотированных фондов, в котором указываются: название фонда (группы фондов), номер (номера или количество) фонда (фондов), объем и крайние даты документов. Однотипные фонды могут быть приведены под общим названием с указанием общего количества фондов, дел и общих крайних дат. Фонды в списке располагаются в соответствии с общей схемой построения путеводителя.

Путеводитель по архиву предназначается для общего ознакомления с историей архива, составом и содержанием его документов. Объектом описания путеводителя по архиву является архив в целом. Основная часть путеводителя состоит из характеристик состава и содержания фондов и сведений о научно-справочном аппарате к документам архива. Сведения по истории архива помещаются в предисловии.

Путеводитель по архивам содержит систематизированный перечень характеристик архивов. Объектом описания в путеводителе по архивам является архив или другое хранилище документов НАФ. Характеристика архива в путеводителе по архивам состоит: из наименования архива (полного и сокращенного), адресных данных архива, справочных сведений по видам документации, исторической справки и аннотации. Характеристика может дополняться информацией об условиях доступа и использования документов, библиографией.

Путеводитель по фондам архива (архивов) содержит систематизированный перечень характеристик архивных фондов, состоящих из названия и номера фонда, объема фонда в единицах хранения по видам документации, крайних дат документов по каждому виду документации, исторической справки, аннотации, библиографии по фонду. Перечень характеристик может быть дополнен списком неаннотируемых фондов, состоящим из названий фондов и справочных данных о них. Объектом описания в путеводителе по фондам архива (архивов) является фонд.

Характеристика фонда может быть дополнена информацией об объемах дел по личному составу, об условиях доступа и использования документов.

Тематический путеводитель по фондам архива (архивов) состоит из систематизированного перечня характеристик фондов (частей фондов), содержащих документы по определенной теме (темам). Характеристика документов тематического путеводителя по фондам архива (архивов) состоит из номера и названия фонда; крайних дат документов фонда; номера описи (описей); аннотации документов фонда (фондов) и библиографии по теме; указания на наличие внутриархивного НСА к фонду. Характеристика может быть дополнена сведениями по истории фондообразователя, об условиях доступа и использования документов, наименованиями архивов для межархивного путеводителя.

Краткий справочник по фондам архива (архивов) содержит систематизированный перечень характеристик архивных фондов, включающих названия архивных фондов и справочные данные о них. В краткий справочник могут входить сведения обо всех хранящихся фондах или об определенной группе фондов.

Краткие справочники подразделяются на аннотированные и неаннотированные.

Характеристика фонда в аннотированном кратком справочнике по фондам архива (архивов) состоит из названия фонда со всеми переименованиями фондообразователя, справочных данных и краткой аннотации.

Характеристика фонда в неаннотированном кратком справочнике состоит из названия фонда и справочных данных.

Характеристика фонда может быть дополнена сведениями об объеме дел по личному составу, об условиях доступа и использования документов, библиографией и наименованиями архивов для межархивного справочника.

Обзоры документов

Обзор документов – архивный справочник, содержащий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов с элементами источниковедческого анализа. Обзор состоит из совокупности аннотаций (характеристик) групп дел, документов и справочного аппарата.

Видами обзора являются: обзор фонда и тематический обзор.

Обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного фонда.

Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких фондов по определенной теме. Тематический обзор может быть архивным (внутриархивным) и межархивным.

Обзоры строятся по следующим основным схемам: структурной, отраслевой, тематической, хронологической. Для обзоров фондов личного происхождения используется схема систематизации документов фондов.

В аннотациях обзора (индивидуальных и групповых) излагается содержание группы дел, документов с элементами источниковедческого анализа, указываются основные разновидности документов, их авторы, хронологические рамки, подлинность, поисковые данные. В обзоре фонда поисковые данные состоят из номеров описей, дел, листов дел; в межархивном и архивном (внутриархивном) тематических обзорах поисковые данные дополняются сокращенными наименованиями архивов, номерами фондов.

В состав справочного аппарата обзора входят титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений, указатели. К тематическому обзору должны быть составлены список фондов, информация о которых содержится в обзоре, и библиография по теме.

В предисловии к обзору излагаются сведения по истории фондообразователя (фондообразователей) и истории фонда (фондов), структуре обзора, составе справочного аппарата. Предисловие к тематическому обзору по документам одного архива может быть дополнено сведениями о наличии документов по данной теме в других архивах.

При составлении обзоров применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе фонда и темы, принципа группировки информации в основной части обзора, применении различной методики представления информации о документах (индивидуальные или групповые аннотации) и описания отдельных видов документов, выявлении оптимального состава и степени полноты справочного аппарата к обзору.

раздел 3. Использование архивных документов

формы использования документов

Использование документов – применение пользователями и архивом архивных документов и (или) информации, в них содержащейся, в целях удовлетворения информационных потребностей граждан, общества, государства.

Основными формами использования документов в архиве являются:

информационное обеспечение пользователей (государственных органов, иных организаций и граждан) в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;

предоставление документов пользователям для исследований в читальном зале;

организация выставок документов;

использование документов в средствах массовой информации;

проведение информационных мероприятий (экскурсий, встреч с общественностью, презентаций, «дней открытых дверей», лекций, докладов, уроков для студентов и школьников, читательских конференций) с использованием архивных документов;

выдача документов во временное пользование;

публикация документов в различных формах.

Основными принципами использования архивных документов являются общедоступность и открытость документной информации, законность ее поиска, получения и использования.

Виды информационных документов и запросов

Информационными документами архива являются:

информационное письмо – письмо, составленное архивом по своей инициативе или по запросу пользователя, содержащее краткое сообщение об архивных документах по определенной теме, проблеме;

архивная справка согласно приложению 81 –документ, содержащий (подтверждающий) имеющуюся в документах архива информацию по предмету запроса с указанием поисковых данных документов, на основании которых он составлен;

архивная копия – документ, дословно воспроизводящий машинописным, электрографическим, фотографическим или иным способом текст документа, с указанием его поисковых данных;

архивная выписка – заверенное архивом дословное воспроизведение части текста документа, относящейся к определенному факту, событию, лицу, с указанием поисковых данных документа;

тематический перечень документов согласно приложению 82 –систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков документов, дел, единиц учета по определенной теме (вопросу) с указанием их дат и поисковых данных, составленный по инициативе архива или по запросу пользователя;

тематическая подборка копий документов – систематизированный комплект копий документов или их частей по определенной теме (вопросу) с указанием поисковых данных, составленный архивом по запросу пользователя или в инициативном порядке. Тематическая подборка должна иметь титульный лист, перечень документов и, при необходимости, историческую справку по теме запроса;

Запросы, поступающие в архив, подразделяются на тематические, генеалогические и запросы социально-правового характера.

Тематический запрос – запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту. Разновидностью тематического запроса является биографический запрос, по которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица, уточнения фактов его биографии.

Генеалогический запрос – запрос об архивной информации, с помощью которой можно установить родственные связи двух или более лиц, историю семьи, рода.

Запрос социально-правового характера – запрос конкретного лица или организации, связанный с обеспечением прав и законных интересов граждан.

Информационное обеспечение пользователей

Информационное обеспечение пользователей предусматривает выявление архивом запрашиваемых организациями сведений и предоставление им соответствующих информационных документов. Информационное обеспечение организаций осуществляется в плановом или оперативном порядке.

Архив организует прием и рассмотрение запросов организаций. В запросе указываются: полное наименование организации, почтовый адрес, тема (вопрос), хронологические и географические рамки запрашиваемых сведений.

При поступлении непрофильного запроса архив направляет его по месту хранения документов, содержащих запрашиваемую информацию, или дает заявителю соответствующие рекомендации.

При отсутствии в архиве необходимых для наведения справки документов архив запрашивает организацию, в которой хранятся документы, содержащие сведения, интересующие заявителя. После получения необходимой информации архив в установленном порядке извещает об этом заявителя.

При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемой теме (вопросу), запросы исполняются на основании имеющихся в архиве печатных изданий, относящихся к предмету запроса.

Архив проводит работу по исполнению тематических запросов пользователей в порядке оказания платных услуг (в том числе и на основе договора). Пользователи могут провести самостоятельное исследование в читальном зале архива.

Тематические запросы государственных органов, органов местного управления и самоуправления, связанные с исполнением ими своих функций, архив рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством Республики Беларусь сроки или в сроки, обозначенные в запросе. Исполнение таких запросов осуществляется на безвозмездной основе.

При необходимости проведения поиска по значительному количеству документов и организации их копирования, архив информирует заявителя о промежуточных результатах работы.

По итогам проведенной работы архив направляет пользователям информационные письма, тематические перечни и подборки копий документов, архивные справки, копии и выписки. К тематическим перечням и подборкам копий документов прилагаются сопроводительные письма.

Генеалогические запросы, поступающие от юридических лиц, исполняются в порядке выполнения платных услуг или в соответствии с заключенными с ними договорами.

Информация по генеалогическому запросу может предоставляться в виде родословного древа, генеалогической схемы, архивных справок, выписок или копий документов, устанавливающих родственные связи.

К запросам социально-правового характера относятся запросы, касающиеся подтверждения трудового стажа и размера заработной платы, прохождения воинской службы, участия в Великой Отечественной войне, партизанском и подпольном движении, проживания на оккупированной территории, пребывания в эвакуации, нахождения в созданных нацистами местах принудительного содержания, насильственного вывоза в Германию и другие страны Европы в период Второй мировой войны, состояния здоровья и нахождения на излечении, награждения и присвоения ученых степеней и званий, творческой деятельности и охраны авторских прав, образования и учебы, избрания на выборные должности, применения репрессий, реабилитации, гражданского состояния, имущественных и наследственных прав граждан, и иные, касающиеся защиты прав и законных интересов граждан.

В архивную справку о подтверждении трудового стажа включаются данные только за то время, за которое имеются сведения в документах архива.

Имеющиеся в личных делах собственноручно составленные заявителем листки по учету кадров, анкеты, автобиографии, на которых отсутствуют отметки о проверке имеющихся в них сведений на основании представленных подлинных документов или справок, не могут служить основанием для выдачи архивных справок о трудовом стаже. При необходимости, содержащиеся в них сведения письменно сообщаются заявителю. В качестве документов, подтверждающих трудовой стаж, для составления справки при отсутствии приказов по личному составу используются приказы по основной деятельности, лицевые счета, расчетные книжки, членские профсоюзные билеты, учетные карточки членов КПСС и ВЛКСМ (при наличии отметок об уплате членских взносов с заработной платы или стипендии).

В справку о заработной плате включаются сведения не только о размере заработной платы, но и обо всех видах доплат, полученных заявителем, в том числе об оплате за сверхурочную работу, работу в выходные дни, за совместительство, а также сведения о выплатах единовременного характера, не относящихся к заработной плате, если такие сведения есть в документах архива.

Сведения о заработной плате включаются в справку так, как они изложены в документах архива. Данные приводятся раздельно за каждый год без суммирования в пределах года. Расчет среднемесячного и среднегодового заработка архивом не производится.

В справке о размере заработной платы колхозников приводятся сведения о денежной и натуральной оплате труда.

В справку о заработной плате при наличии месяцев, в течение которых работник фактически не работал или проработал неполное количество рабочих дней (независимо от причины), включаются данные о зарплате за другие, непосредственно предшествующие месяцы.

При отсутствии документов о заработной плате должностной оклад может быть установлен на основании штатного расписания организации за соответствующие годы; другие выплаты – на основании приказов по личному составу или по основной деятельности.

Размер заработной платы указывается в справке в соответствии с масштабами цен, действовавших в период, за который запрашиваются сведения.

В справке об образовании при отсутствии в документах сведений об окончании заявителем учебного заведения указывается, на каком курсе или в каком классе он учился.

В справку о награждении в соответствии с решением местных исполнительных и распорядительных органов включаются сведения, содержащиеся в списках награжденных, подписанных руководством организации и официально утвержденных местным исполнительным и распорядительным органом, а также сведения о соответствующем приказе вышестоящей организации.

В справку о подтверждении фактов получения травмы, несчастном случае на производстве, нахождении на излечении включаются сведения, содержащиеся в актах о несчастных случаях, книгах учета и регистрации аварий, катастроф и несчастных случаев, делах по расследованию причин аварий и катастроф на этих предприятиях, а также в документах областных комитетов, городских комитетов профсоюзов и профсоюзных комитетов соответствующих организаций.

При исполнении повторных запросов или составлении по просьбе заявителя справки, аналогичной ранее выданной, архив проверяет соответствие сведений, имеющихся в документах, тем, которые изложены в ранее выданной справке, и в случае обнаружения дополнительных данных, включает их в повторно выдаваемую архивную справку.

Архивные справки, архивные выписки и машинописные архивные копии составляются на бланке архива с указанием названия документа «Архивная справка», «Архивная выписка» и «Архивная копия».

Текст справки излагается в хронологической последовательности событий с указанием видов документов и их дат. В справке допускается цитирование документов. Наименование организации, в которой работал или учился заявитель, при первом упоминании приводится полностью, при повторных упоминаниях допускается применение официальных сокращений.

Несовпадение отдельных данных документов архива со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не оставляет сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в документах. В справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в документах архива, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества и инициалов, невозможность расшифровки инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»).

Сведения о работе в нескольких организациях или об учебе в разных учебных заведениях включаются в одну справку. В случае, если сведения, включаемые в архивную справку, не умещаются на одном листе, включая его оборотную сторону, справка продолжается на втором и последующих листах. При этом каждый лист справки заверяется печатью архива.

В тексте архивной справки не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию документов, на основании которых составлена справка.

В конце справки приводятся поисковые данные документов, послуживших основанием для ее составления (номера фондов, описей, дел и листов документов). Допускается включение поисковых данных документа в текст справки после изложения каждого факта или события.

В случае необходимости дополнительные сведения и рекомендации приводятся в архивной справке после указания поисковых данных или в сопроводительном письме.

Архивная справка подписывается руководителем архива и заведующим отделом (или исполнителем), заверяется печатью архива. Копия архивной справки остается в деле и заверяется исполнителем.

К архивной справке могут прилагаться копии документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в справке.

При отсутствии в архиве документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке архива (без указания названия документа «Архивная справка»), составляется ответ с изложением причин отсутствия документов и даются соответствующие рекомендации.

В архивн

Дата добавления: 2014-01-04