Установление приоритетов с помощью анализа АБВ

Принципы и методы менеджмента, приносящие успех в делах

В практике самоменеджмента выделяются несколько принципов и методов, приносящих успех при выполнении необходимой работы. Руководствуясь этими принципами и методами, Вы можете определить очередность своих важнейших дел, избежать "переделывания" уже сделанного, избежать конфликта с подчиненными, коллегами и партнерами, активно регулировать свой трудовой процесс (самоменеджмент).

Принцип Парето (соотношение 80:20).

Принцип, который был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето (1848 - 1923 гг.), неоднократно получал подтверждение на практике в самых различных сферах.

Принцип Парето в общем виде гласит, что внутри данной группы (или множества) отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе.

На нижеследующей схеме поясняется этот "железный" принцип временного менеджмента.

Временный принцип Парето (соотношения 80:20).

Затраты Выпуск

80 % затраченного времени = 20 % итогового

(многочисленные второстепенные проблемы) результата

20 % затраченного времени = 80 % итогового

(немного жизненно важные проблемы) результата

Применительно к повседневной работе это означает, что не следует браться сначала за самые легкие, интересные или требующие минимальных затрат времени дела. Необходимо приступать к вопросам, сообразуясь с их значением и важностью, сначала - немногие жизненно важные проблемы, а уже потом многочисленные второстепенные!

Примеры из предпринимательской практики подтверждают:

- 20% клиентов (товаров) дают 80% оборота (прибыли);

- 80% клиентов (товаров) дают) 20% оборота (прибыли);

- 20% ошибок обуславливают 80% потерь;

- 80% ошибок обуславливают 20% потерь;

- 20% исходных продуктов определяют 80% стоимости готового изделия;

- 80% исходных продуктов определяют 20% стоимости готового изделия.

Поэтому, в связи с принципом Парето говорят также о соотношении 80:20.

Последовательное применение принципа Парето конкретизируется, если все задачи проанализировать в соответствии с их долей в итоговом результате и затем распределить по категориям АБВ.

Техника анализа АБВ исходит из имеющегося опыта, согласно которому доли в процентах более важных и менее важных дел, во всем их общем количестве, остаются в целом неизмененными. С помощью букв АБВ отдельные задачи подразделяются на 3 класса, а именно, в соответствии с их значимостью с точки зрения достижения профессиональных и личных целей.

Анализ АБВ основывается на следующих 3-х закономерностях, подтвержденных опытом:

- Важнейшие задачи (категория А) составляют примерно 15% количества всех задач и дел, которыми занят руководитель. Собственная значимость этих задач (в смысле вклада в достижение цели) составляет 65%;

- На важные задачи (категория Б) приходится в среднем 20% общего числа и также 20% значимости задач и дел руководителя.

- Менее важные и несущественные задачи (категория В) составляют, напротив, 65% общего числа задач, но имеют незначительную долю порядка 15% в общей "стоимости" всех дел, которые должен выполнять менеджер.

65% 20% 15%

Задачи А Задачи Б Задачи В

15% 20% 65%

Удельный вес в "стоимости" всех задач с точки зрения эффективности выполнения функций (достижения целей).

Удельный вес в общем количестве задач.

Рис. 11. Принцип АБВ

Категория А. Задачи очень важные, имеющие наибольшую значимость для выполнения Ваших функций. Эти задачи выполняются строго самим менеджером и не подлежат перепоручению.

Категория Б. Это важные, существенные задачи, частично могут быть перепоручены для исполнения другим лицам.

Категория В. Это менее важные, незначительные дела и задачи. Они в любом случае должны быть перепоручены.

Установление приоритетов (по категориям АБВ) - основное правило эффективной техники работы.

Принятие решений о приоритетах, равно как и процесс, установление целей - весьма индивидуальное дело, поскольку все оценки ситуации в конечном итоге субъективны.

Значи

мость

задач 100%

в % сово- 15%

купного 85%

дохода 20%

65%

65%

общее число задач

15% 35% 100% (затраты)

Рис. 12. Сопоставление затрат и доходов

Данный график поясняет нижеследующие выводы.

Выводы: согласно анализу АБВ рекомендуется за самые важные, т.е. приносящие наибольший результат, дела А браться в первую очередь, чтобы с помощью немногих действий обеспечить большую часть общего эффекта. На дела Б, которые следуют по значимости А, приходится существенная часть совокупного результата и их следует выполнять вслед за решением наиболее важных задач.

Тогда как выполнение относительно большого числа, менее важных задач категории в целом, дает небольшой итог, поэтому их следует делегировать.

Дата добавления: 2014-01-04