Студопедия

КАТЕГОРИИ:


Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748)

Анализ использования времени


Предпосылкой того, что в Вашем личном рабочем стиле что-либо изменится, является, прежде всего, представление о том, куда уходит Ваше время, что конкретно и как Вы делаете. Часто это представление бывает совершенно ошибочно.

Только если Вы конкретно определите, сколько времени, на что и с кем Вы тратите, Вы вскроете действительно важные ошибочные моменты своего личного рабочего стиля или самоменеджмента.

Для этого необходимо провести анализ видов деятельности и расхода времени, составить листок «дневных помех», чему способствуют 2 таблицы, которые необходимо заполнить последовательно и без пропусков на примере трех (или более) типичных дней. Только честный анализ подскажет Вам, как конкретно улучшить рабочий стиль.

 

Таблица 15.

Анализ видов деятельности и расхода времени

  Анализ видов деятельности и расхода времени
№   Вид деятельности, занятий. Интервал времени (с…до…) Продолжительность (мин.)   А   Б   В   Г
               

 

Необходимо выбрать определенную неделю в качестве периода наблюдения, и стараться производить запись. Избегайте поздних записей по памяти. Дайте оценку каждой выполненной Вами работе, ввиду деятельности по следующим критериям:

«А» – Была ли работа необходимой? (Да, Нет), ответ «Нет» автоматически заносится в графы «Б» и «В».

«Б» – Были ли оправданы затраты времени? (Да, Нет).

«В» – Было ли целесообразно выполнение работы? (Да, Нет).

«Г» – Был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы? (Да, Нет).

Занесите ответы в соответствующие колонки.

Определите общую продолжительность работы соответствующего дня (ПД) в минутах.

1. Сосчитайте по каждой колонке продолжительность работ, по которым Вы дали ответ «Нет» (ΣΑн, ΣБн, ΣВн, ΣГн).

2. Проверьте расчеты по следующим соотношениям:

а)

Если окажется, что более чем на 10% Ваша деятельность была необязательной, то это значит, что у Вас имеются проблемы с перепоручением дел (делегированием) и с установлением приоритетов.



б) ΣПД 100%

Если в более чем 10% случаев расход времени был слишком велик, то Вы должны заняться анализом причин (технические приемы в работе, канцелярия, самодисциплина и т.п.).

 

в)

Если в более чем 10% случаев исполнение было нецелесообразным, то Вам необходимо уделить внимание планированию, организации, саморационализации.

г)

Если в более чем 10% случаев момент исполнения работы был определен спонтанно, то у Вас есть проблемы с планированием рабочего времени (составление планов дня, подготовка к работе и т.д.).

 

Таблица 16.

Листок "дневных помех"
Интервал времени помех (с...до...) Продолжительность (мин.) Причины помех (кто помешал, вид деятельности не обязательный и т.д.)

 

Попытайтесь определить факторы, отвлекающие Вас, и причины "помех". Вопросы для обработки данных:

- Какие "помехи" по Вашей оценке были наиболее дорогостоящими?

- Какие телефонные звонки оказались бесполезными?

- Какие посещения были ненужными?

- Какие телефонные разговоры могли бы быть короче или эффективнее?

- Кто наиболее часто и без пользы отвлекает Вас от дел?

- Какие срочные меры Вы можете предпринять, чтобы побудить соответствующего сотрудника заходить к Вам не пять, а один раз в день с "блоком" вопросов?

Распознайте и определите в деталях с помощью обоих формуляров ("анализа видов деятельности и расхода времени" и "анализа "дневных помех") критические моменты, вредные привычки и наиболее частые ошибки Вашего стиля.

 

Анализ "поглотителей" времени

Запишите следующий список, состоящий из 30 самых существенных "поглотителей" или "ловушек" времени и наметьте свои пять важнейших:

1. нечеткая постановка цели;

2. отсутствие приоритетов в делах;

3. попытка слишком много сделать за 1 раз;

4. отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения;

5. плохое планирование трудового дня;

6. личная неорганизованность, "заваленный" письменный стол;

7. чрезмерное чтение;

8. скверная система досье;

9. недостаток мотивации;

10. поиск записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров;

11. недостатки разделения труда или кооперации;

12. отрывающие от дел телефонные звонки;

13. незапланированные посетители;

14. неспособность сказать "нет";

15. неполная, запоздалая информация;

16. отсутствие самодисциплины;

17. неумение довести дело до конца;

18. отвлечение;

19. затяжные совещания;

20. недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям;

21. отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь;

22. болтовня или частные темы;

23. излишняя коммуникабельность;

24. чрезмерность деловых записей;

25. синдром "откладывания";

26. желание знать все факты;

27. длительное ожидание (например, условной встречи);

28. спешка, нетерпение;

29. слишком резкое делегирование (перепоручение) дел;

30. недостаточный контроль за перепорученными делами.

Определив свои 5 важнейших "поглотителей" времени, Вы уже сможете добиваться значительного повышения своей продуктивности, за счет сведения на нет или исключения совсем "поглотителей".

 

<== предыдущая лекция | следующая лекция ==>
Установление приоритетов с помощью анализа АБВ | Правила начала дня

Дата добавления: 2014-01-04; Просмотров: 1616; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы!


Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет



ПОИСК ПО САЙТУ:


Рекомендуемые страницы:

Читайте также:
studopedia.su - Студопедия (2013 - 2022) год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав! Последнее добавление
Генерация страницы за: 0.005 сек.