Язык и стиль коммерческой корреспонденции

Ошибки при составлении документов и способы их преодоления

Тип ошибок	В чем заключаются ошибки	Способы преодоления ошибок
Структурные	Неверное расположение фрагментов текста документа	1. Разбивать текст на абзацы, четко соблюдая структуру (зачин, абзацная фраза, комментирующая часть). 2. Использовать параллельные языковые конструкции. 3. Не дублировать информацию.
Грамматические	а) Неверная орфография и пунктуация;	1. Следовать действующим правилам орфографии и пунктуации русского языка. 2. Знать случаи, когда допустимы отклонения от общих правил пунктуации русского языка.
б) Смешение значений конструкций с действительным и страдательным залогом; неверное употребление глаголов совершенного и несовершенного видов; в) Неправильное употребление деепричастных оборотов; г) Незнание структуры сложного предложения.	Учитывать различия в значении глагольных конструкций.
Семантические	Неправильное использование слов и терминов; Злоупотребление отглагольными существительными с отрицанием; Неуместное употребление иностранных слов	Избегать нежелательных ассоциаций, тавтологий. Употреблять иностранное слово точно в соответствии с его значением.
Неоправданное сокращение слов	Соблюдать правила аббревиации
Стилистические	Искусственное удлинение речи; Употребление архаизмов	Использовать устойчивые языковые модели для выражения стандартных аспектов содержания.

К коммерческой корреспонденции относятся документы следующих видов: устав организации, договор, контракт, постановление, деловые письма.

Деловым письмом считается такая корреспонденция, которая направлена от имени одной организации, учреждения другой организации, учреждению, хотя адресована она может быть одному лицу и подписана одним лицом (такое лицо в данном случае выступает как юридическое, а не частное).

Частным официальным письмом считается такая корреспонденция, которая направлена от имени: а) частного лица к организации; б) организации к частному лицу; в) частного лица к частному лицу. В последнем случае корреспонденты или незнакомы, или мало знакомы друг с другом, или поддерживают чисто официальные отношения.

Деловое письмо менее регламентировано, чем контракт или постановление, но является документом, имеющим юридическую значимость. Деловая переписка регистрируется и хранится в обеих организациях как исходящая и входящая документация. Это важно, т.к. деловые письма выступают в роли инструмента, регулирующего экономико-правовые и социальные отношения между корреспондентами.

Виды писем:

Письмо-напоминание

Письмо-просьба

Ходатайство

Информационное письмо

Письмо-приглашение

Извещение-приглашение

Благодарственное письмо

Гарантийное письмо-запрос

Сопроводительное письмо

Коммерческий запрос

Коммерческое предложение (оферта)

Ответ на предложение (акцепт)

Рекламация

При написании письма любого типа следует помнить общие правила оформления официальных бумаг:

1. Если письмо больше одной страницы, то в конце листа нужно поставить "Продолжение следует".

2. Каждая страница, кроме первой, нумеруется арабскими цифрами.

3. Письма печатаются на компьютере, ширина поля с левой стороны не менее 2 см, интервал – 1,5 или 2.

Композиционно письмо состоит из следующих частей: 1) обращения, 2) зачина; 3) информационной части; 4) концовки.

Зачин письма:

1. Адрес.
2. Место и дата написания письма.
3. Обращение или наименование адресата.

Дата добавления: 2014-01-04