Форматування робочого аркуша

Завантаження Excel.

Характеристика Excel.

План.

1. Загальні відомості.

1.3. Основне вікно Excel.

2.1. Виділення об’єктів Excel.

2.2. Настроєння розмірів стовпців і рядків.

2.3. Введення тексту і його форматування.

1. Загальні відомості

Excel – це пакет прикладних програм, орієнтований на оброблення даних, поданих у табличній формі. Саме тому його часто називають табличним процесором, або електронною таблицею.

1.1 Характеристика Excel 2000

Excel 2000 є новітньою версією табличного процесора, що входить до складу пакета Microsoft Office 2000. Він дає змогу розв'язувати багато видів складних фінансово-економічних задач і здатний задовольнити потреби фахів­ців із економіки, банківської справи, менеджменту, марке­тингу та інших галузей знань.

Крім оброблення та аналізу табличних даних, Excel може:

ü надавати користувачеві контекстозалежну допомогу;

ü подавати дані в наочній графічній формі у вигляді гістограм, графіків і будь-яких діаграм;

ü працювати зі списками (базами даних) – створювати, форматувати та сортувати списки, шукати і вибирати їх елементи за заданими критеріями-автофільтрами;

ü оперативно аналізувати економічну діяльність будь-яких об'єктів (організацій, підприємств, бірж, банків тощо), сприяти прийняттю правильних рішень;

ü сортувати табличні дані за алфавітом, за зростанням (спаданням), за датами, місяцями і т. д.;

ü обмінюватися даними з іншими програмами та додатками за технологією OLE;

ü формувати зведені таблиці, звіти і навіть карти з географічним прив'язуванням даних;

ü створювати макроси, тобто макрокоманди, які використовуються для автоматизації процедур розв'язання задач, що часто повторюються, тощо.

Excel 2000 надає нові інструменти побудови й оформлення таблиць, могутні засоби аналізу ділової інформації. Він має інтерфейс, що автоматично надбудовується, вдосконалені засоби формування ділової графіки, розширений буфер обміну, розвинуті засоби взаємодії всіх додатків до Windows з мережною технологією Інтернет/Інтранет. Отже, Excel 2000 є інтегрованим програмним засобом із великими можливостями.

Excel взаємодіє з програмами-додатками, які підтримують технологію OLE і систему електронної пошти ( Microsoft Exchange, Main, Outlook Express та ін.), що дає змогу оперативно обмінюватися інформацією і спростити її спільне використання.

Як додатки до Excel можуть використовуватися і су­часні текстові редактори, табличні процесори та СУБД. Для створення запитів до складу Excel 2000 інтегровано програму Microsoft Query, яка дає змогу істотно скоротити обсяг інформації, що передається, завдяки процедурам її фільтрування.

В основу функціонування Excel, як і решти елементів програмного середовища Microsoft Office, покладено відомий принцип WYSWYG («What You See is What You Get», тобто «що ви бачите, те й одержуєте»). Як наслідок, системний інтерфейс Excel не потребує спеціальних знань зі сфери комп'ютерної техніки та інформатики і є доступним широкому колу користувачів. Він здатний перетворити рутинну працю на творчий процес, даючи змогу аналізувати результати роботи і бачити їх на екрані в такій формі, в якій вони будуть надрукованими на папері.

До складу Excel входить кілька десятків керуючих програм. Для його розміщення необхідна пам'ять ємністю не менш як 10–20 Мбайт (залежно від комплектації).

Електронна таблиця (ЕТ) – основа будь-якого табличного процесора. За термінологією, прийнятою в середовищі Excel, вона називається робочим аркушем, або просто аркушем. Сукупність аркушів, розміщених в одному файлі, прийнято називати робочою книгою.

Книги Excel зберігаються на магнітних дисках у папках і підпанках, що є за своєю суттю каталогами та підкаталогами. Послідовність папок, яка вказує, де знаходиться книга, називається шляхом до книги. Усі книги-файли Excel мають розширення .xls.

1.2 Завантаження Excel

Після вмикання ПК і введення відповідного пароля автоматично завантажується ОС Windows. Клацанням мишею на кнопці «Пуск» викликають головне меню систе­ми, в якому вибирають каскадне меню Программа, а потім – його пункт «Microsoft Excel».

Як альтернативним варіантом завантаження Excel можна скористатися піктограмою-ярликом . Табличний процесор завантажують подвійним клацанням на ньому мишею – і на екрані монітора з'являється основне вікно Excel.

Примітка: Ярлик створюють, якщо Excel використовують повсяк­день. Для цього необхідно послідовно відкрити вікно про­грами Проводник і його папки – Windows, Главное меню та Программьі. В останній є ярлик Excel, який « буксирується » на вільне місце робочого стола Windows при натисненій кла­віші Ctrl.

Очищують робочий стіл командою Свернуть все спеці­ального контекстного меню, що викликається на екран кла­цанням правою клавішею миші.

1.3 Основне вікно Excel

Після завантаження Excel на екрані з'являється основне вікно табличного процесора (рис.1).

Рис. 1. Основне вікно табличного процесора Excel

У верхній частині цього вікна розміщуються:

ü рядок заголовка (має назву додатка – Microsoft Excel та ім'я робочої книги-файла. Книзі, що створюється впер­ше, система автоматично присвоює ім'я “Книга1”. Якщо в ході роботи відкривається ще одна “чиста” книга, то система називає її “Книга2” і т. д. Після присвоювання книзі-файлу призначеного користувачем імені (напри­клад, “Sved1”, “Відомість”, “Таблиця 1” тощо) її систем­не ім'я зникає);

ü головне меню (воно має у своєму складі дев'ять спадних меню: Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Сервис, Данные, Окно і Справна. Кожне з них виконує певні функції, має кілька команд керування процесором і акти­візується за допомогою миші або натисненням на клаві­шу < Alt > разом із клавішею літери, підкресленої в його імені, наприклад < Аlt+Ф >, < Alt+П > і т. ін.);

ü стандартна панель інструментів

Таблиця 1 Основні кнопки стандартної панелі інструментів

Кнопка	Назва кнопки	Виконувана операція
	«Создать»	Створення нової робочої книги-файла
	«Открыть»	Відкривання існуючої книги
	«Сохранить»	Збереження робочої книги
	«Сообщение «	Відправлення електронною поштою повідомлення, в якому основним текстом є поточний аркуш
	«Печать»	Друкування робочої книги
	«Предварительный просмотр»	Перегляд книги перед її друкуванням
	«Орфография «	Перевірка правопису в межах робочого аркуша
	«Вырезать»	Передавання фрагмента робочого аркуша в буфер обміну
	«Копировать»	Передавання копії фрагмента робочого аркуша в буфер обміну
	«Вставить»	Вставлення вмісту буфера в робочий аркуш
	«Формат по образцу»	Застосування формату виділених комірок для інших комірок таблиці
	«Отменить»	Скасування останніх дій користувача
	«Вернуть»	Повторення останніх дій, що були скасовані
	«Добавить гиперссылку»	Вставлення в документ посилання на його об'єкти або об'єкти іншого документа
	«Автосумма»	Підсумовування чисел у заданому діапазоні
	«Вставка функции»	Вибір і встановлення стандартних функцій у формулу
	«Сортировка по возрастанию»	Сортування чисел за зростанням, а текстів – за алфавітом
	«Сортировка по убыванию»	Сортування чисел за спаданням, а текстів – за послідовністю,протилежною алфавітній
	«Мастер диаграмм»	Формування будь–яких діаграм за заданими даними
	«Рисование»	Відкривання панелі «Рисование» і вмикання однойменного режиму
	«Масштаб»	Зміна масштабу зображення робочого аркушу
	«Помощник»	Звернення до довідкової системи Microsoft Excel

ü панель інструмен­тів форматування;

Таблиця 2 Основні кнопки панелі форматування

Кнопка	Назва кнопки	Виконувана операція
	“Шрифт”	Вибір типу шрифту
	“Размер”	Вибір розміру шрифту
	“Полужирный”	Вибір напівжирного шрифту
	“Курсив”	Вибір курсивного шрифту
	“Подчеркнутый”	Вибір підкресленого шрифту
	«По левому краю»	Вирівнювання тексту в межах активної комірки або комірок вибраного діапазону
	«По центру»
	«По правому краю»
	«Объединить й поместить в центре»	Оформлення шапки таблиці
	«Денежньїй формат»	Задання грошового формату
€	«EURO»	Задання формату євро
	«Процентний формат»	Задання відсоткового формату
	«Формат с разделителями»	Задання формату з роздільниками
	«Увеличить разрядность»	Збільшення або зменшення розрядності числа активної комірки або чисел вибраного діапазону
	«Уменьшить разрядность»

	«Уменьшить отступ»	Зменшення або збільшення табульованого відступу тексту в межах активної комірки або комірок вибраного діапазону
	«Увеличить отступ»
	«Границы»	Вибір типу ліній для рамки таблиці
	«Цвет заливки»	Вибір кольору заливання
	«Цвет шрифта»	Вибір кольору шрифту для активної комірки або комірок вибраного діапазону
	«Автоформат»	Автоматичне застосування готових варіантів форматування до обраних комірок або зведеної таблиці

Примітка:

1. Більшість із перерахованих об'єктів можна вводити або виводити; їх положення на екрані не є сталим і вста­новлюється користувачем.

2. При потребі корис­тувач може оперативно виключити окремі кнопки з панелі та додати до неї нові. На етапі підготовки Excel до роботи ця процедура легко виконується – командою Сервіс–Настройка.

в нижній:

ü рядок стану системи (у рядку стану відображається багато ко­рисної інформації, наприклад хід виконання операцій ко­піювання і збереження, стан окремих клавіш керування (<Caps Lock>, <Num Lock>, <Scroll Lock>), результати автообчислень (кількість вибраних комірок, сума їх вмісту, середнє, максимальне чи мінімальне значення). Певний результат виводять за допомогою спеціального контекст­ного меню);

ü горизонтальна смуга прокручування ЕТ;

у правій:

ü верти­кальна смуга прокручування ЕТ (ці смуги забезпечують переміщення робочого аркуша по вертикалі та горизонталі за допомогою спеціальних бігунків і миші. По вертикалі по­точний аркуш можна зміщати вгору (вниз) на один рядок, на кілька рядків або на один екран, а по горизонталі – ліворуч (праворуч) на один або кілька стовпців. Крім того, в системі передбачено перехід до сусіднього аркуша, а також до першого або останнього аркуша робочої книги. Переміщуватися по аркушах можна, послуговуючись спе­ціальними кнопками, розміщеними зліва від горизонталь­ної смуги прокручування. Ці дії виконуються також за допомогою клавіатури керування);

по центру

ü робоча ділянка екрана, що містить рядок формул та ЕТ (Електронна таблиця – робочий аркуш. Основою будь-якого табличного процесора є ЕТ, яка розміщується в па­м'яті ПК після його завантаження. Стандартна таблиця Excel має 65536 рядків і 256 стовпців. Рядки таблиці ідентифікуються числами від 1 до 65536, а стовпці – літерами латинського алфавіту від А до Z, від АА до AZ, від ВА до BZ і від ІА до IV.

Під час роботи зі звичайним монітором (25 рядків по 80 символів) на його екрані розміщується приблизно 11 стовпців і 22 рядки ЕТ. Тому екран відіграє роль вікна, в якому відображається тільки частина ЕТ розміром 11 ´ 22. Переміщуючи вікно, можна переглядати необхідні части­ни таблиці і таблицю в цілому.

На рис.1 зображено перший кадр ЕТ, в якому рядки позначено цифрами 1, 2,..., 22, а стовпці – буквами А, В,..., К. Кожна комірка таблиці має свою адресу, або ім'я. Наприклад, адреса В14 вказує на розміщення комірки в стовпці В і рядку 14 таблиці. Комірка таблиці, в якій перебуває курсор, називається активною, тільки до неї можна вводити потрібну інформацію (число, текст або формулу).

В Excel свою адресу мають не тільки окремі комірки таблиці, а й діапазони комірок, що включають частину стовпця, частину рядка або блок сусідніх комірок. Наприклад, діапазон A3:F3 – це частина рядка 3, що містить 6 комі­рок; D8:D11 – частина колонки D, що містить 4 комірки; С1:Е11 – блок комірок, заданий адресами лівої верхньої та правої нижньої комірок, який містить 33 комірки. Стандартна ширина стовпця, що призначається сис­темою автоматично, дорівнює 9 позиціям (символам). Во­на може змінюватися користувачем у межах від 1 до 32767 символів.

Примітка: Ширина стовпця не впливає на розрядність даних, які зберігаються в оперативній пам'яті комп'ютера, а значить, і на точність обчислень. Однак вона впливає на кількість розря­дів, що відображаються на екрані. При незбігу розрядності даних із шириною стовпця їх відображення на екрані може бути зрізаним.

В Excel реалізовано тривимірну систему оброблення табличних даних. Кількість сторінок, що входить до скла­ду книги, обмежується ємністю оперативної пам'яті. Ар­куші можна « виривати » і « вставляти ». Автоматично початкова робоча книга складається з 3 аркушів з іменами « Лист1 », « Лист2 », « Лист3 ». їх « перегортають » за допо­могою однойменних кнопок–ярликів, розміщених у нижній частині екрана. Надалі всі системні імена аркушів до­цільно поміняти на більш інформативні для користувача імена. Стосовно першого аркуша цю процедуру виконують так:

· вибирають ярлик « Лист1 », який подвійним клацанням мишею виділяють темним фоном;

· в ярлик вводять нове ім'я (наприклад, « Дані про витрати ») і натискують клавішу <Enter>.

Розмір ЕТ можна збільшити до розмірів вікна, клацнувши мишею на кнопці . меню Вид (команда “ Во весь екран ”)

Дата добавления: 2014-01-04