Способы формирования, корректировки и отображения НСИ

Организация нормативного хозяйства представляет собой процесс создания и ведения НСИ, в котором выделяются следующие операции:

1) Создание системы обозначения экономической информации;

2) Подготовка и сдача первичных документов в службу нормативного хозяйства;

3) Создание информационного фонда НСИ на машинных носителях;

4) Поддержание информационного фонда НСИ в рабочем состоянии;

5) Содержание информационного фонда НСИ в виде эталонных и контрольных экземпляров;

6) Оповещение пользователей информационного фонда НСИ о производимых изменениях;

7) Выдача информации по рядовым запросам пользователей.

Основные данные, необходимые для создания информационного фонда НСИ, содержатся в учетной и технологической документации. В настоящее время на многих предприятиях внедряются и действуют единые типовые системы документации. С целью исключения дублирования информации все документы должны быть увязаны в единую систему и отвечать основным требованиям электронной обработки информации.

Зафиксированная в различных действующих документах НСИ должна быть упорядочена и приспособлена к нуждам автоматизированной обработки информации. С этой целью формируются дополнительные документы, содержащие промежуточные данные, получаемые из действующих документов.

Выбор показателей и их расположение в промежуточных документах должны соответствовать структуре создаваемых баз данных (БД). Корректировка базы данных НСИ производится на основании извещения об изменениях. При этом проставляется дата изменения и составляется список измененных показателей. Если объем изменений велик, целесообразно не производить корректировку существующей БД, а создать новую.

По множествам объектам кодирования, которые носят систематический характер (дата, № документа) нормативно-справочная информация не разрабатывается. Иногда в документе, содержащем НСИ, отдельной позицией показывается № присвоения кодовых обозначений.

Разработка НСИ начинается после согласования системы классификации и кодирования. Источниками для разработки НСИ могут быть действующие на предприятии классификаторы (общегосударственные, отраслевые и локальные), а также учетные, контрольные, технологические и другие документы. Процесс разработки НСИ включает несколько этапов, перечень и последовательность которых указывается в план - графике, н-р:

1) Разработка образцов форм НСИ;

2) Присвоение перечня кодируемой информации;

3) Присвоение кодов элементам номенклатуры;

4) Составление НСИ и её передача другим лицам для практического использования.

Для каждой формы НСИ разрабатывается инструкция по её ведению и использованию.

Вопросы для самоконтроля:

1. Какие существуют системы классифицирования и кодирования учетной информации?

2. Что включается в состав нормативно-справочной информации?

3. Дайте характеристику нормативно-справочной информации.

4. Перечислите способы формирования., корректировки и отображения нормативно-справочной информации.

Литература: [1, 2, 3, 4, 5, 10, 12]

Дата добавления: 2014-01-04