Этапы и способы формирования первичных данных

В практике организации бухгалтерского учета на предприятиях используются следующие основные способы обработки учетной информации:

1) ручной – без применения вычислительной машины;

2) механизированный;

3) автоматизированный.

При ручной и механизированной обработке информации восприятие обработанных данных производится при непосредственном участии человека. Поэтому первичная информация должна быть подготовлена на человека читаемом носителе. Это обеспечивается путем регистрации в установленном порядке первичной информации на бланках традиционной первичной документах. Тем самым одновременно удовлетворяется требование к первичной информации, как в части документирования, так и в части её пригодности для последующей обработки. Таким образом, при этих способах обработки учетной информации функции первичного учета и подготовки информации реализуются как единый комплекс методов и средств, а процесс подготовки первичной информации совмещен с процессом первичного учета. Для организации автоматизированного бухгалтерского учета эти способы обработки информации не применимы.

Применение механизированного способа обработки информации вызвано изменением требований подготовки первичной информации, т.е. к форме представления и составу обрабатываемых данных. Прежде всего, изменение были обусловлены необходимостью подготовки информации на машинном носителе – перфокарте. Это привело к обособлению функций первичного учета и подготовке информации.

Для создания перфокарт стали использовать специальные методы, технические средства, персонал. Таким образом, подготовка учетной информации обособилась от системы первичного учета и стала самостоятельным этапом технологического процесса механизированной обработки учетной информации.

Дальнейшее развитие средств обработки информации привело к использованию ЭВМ в автоматизированном процессе обработки учетной информации. Однако организация сбора и регистрации первичной информации в принципе всё еще сохранялась такой же, как и при механизированной обработке. Основной причиной данного явления:

· жесткие требования к форме и условиям документирования первичной информации, затрудняющие использование в качестве оправдательных документов машиночитаемые носители;

· сложность освоения персоналом, осуществляющим сбор и регистрацию первичной информации, нетрадиционность методов и способов документирования информации.

В настоящее время совершенствование средств и методов документирования и подготовки первичной информации приобрело особенную актуальность в связи с применением АРМБ. Современные технические и программные средства регистрации, формирования и передачи первичной информации представляет новые возможности, которые:

1) позволяют удовлетворять требования методологии бухгалтерского учета и обеспечить порядок документирования учетной информации;

2) облегчают процесс адаптации бухгалтеров к новым методам и средствам документирования;

3) повышают достоверность и оперативность первичной информации;

4) снижают трудоемкость документирования.

Существуют 4 направления совершенствования процесса документирования и подготовки первичной информации.

К первому направлению относятся способы, обеспечивающие совершенствование методов и средств традиционного документирования. Данное направление не требует изменения традиционного порядка оформления первичных документов.

Ко второму направлению относятся способы, предполагающие изменение традиционного порядка документирования, в первую очередь, использование в качестве оправдательного документа машиночитаемого носителя. Это требует изменение нормативных документов, регламентирующих вопросы документирования.

К третьему направлению относятся способы, позволяющие формировать первичную информацию на основании стандартных штрих кодов, характеризующих качественные и количественные характеристики объектов.

К четвертомунаправлению относятся способы автоматизированного формирования сигналов об изменениях состояния производства. Первичная учетная информация формируется автоматически путем считывания с датчиков, установленных в точках технологической цепочки.

Современная методология бухгалтерского учета определяет следующие требования к организации процесса документирования первичной информации:

· полная регистрация всей первичной информации;

· документирование всей зарегистрированной первичной информации, т.е. надлежащее оформление носителя, придающее ему юридическую силу;

· правильность и достоверность первичной информации;

· возможность проверки в установленном порядке выполнения вышеперечисленных требований.

Дата добавления: 2014-01-04