Факторы и процесс формирования организационной структуры

Характеристики внешней среды

Внешняя среда характеризуется сложностью, подвижностью и неопределенностью.

Сложность определяется количеством и разнообразием элементов деловой среды. Сложная деловая среда состоит из множества разнообразных элементов, взаимодействующих друг с другом и влияющих на организацию, простая деловая среда - из трех-четырех групп однородных элементов.

Подвижность среды - это скорость, с которой происходят изменения в окружении организации. Нестабильная среда характеризуется частыми изменениями. Они могут быть связаны с действиями конкурентов, колебаниями спроса, появлением новых продуктов и технологий. Деловая среда является стабильной, если ее элементы не меняются в течение довольно длительного времени. Фактором стабильной среды является устойчивый спрос и предложение на продукты и услуги.

Неопределенность означает отсутствие необходимой информации о деловой среде и непредсказуемость происходящих в ней изменений. Неопределенность значительно увеличивает степень риска. Степень неопределенности деловой среды зависит от того, насколько она сложна и изменчива.

Чтобы планы были реализованы, кто-то, очевидно, должен фактически выполнять каждую из задач, вытекающих из целей организации. Для этого руководство обязано найти эффективный способ сочетания ключевых переменных, характеризующих организацию.

Организация - это процесс создания структуры предприятия, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения его целей.

Для реализации миссии организации, выбранной стратегии и достижения целей проектируется организационная структура. Организации создают различные структуры для реализации своих основных функций и протекающих в них процессов.

Структура отражает строение системы, т.е. состав и взаимосвязь ее элементов. Структурированность является свойством любой системы. Элементы системы образуют целое благодаря связям между ними. Структура организации объединяет составляющие элементы ее внутренней среды с помощью коммуникаций, потоков информации и документооборота. Наконец, организационная структура - это люди и их группы.

В организационной структуре выделяются следующие элементы: звенья (подразделения, отделы, бюро и т.п.), уровни (ступени управления) и связи - горизонтальные и вертикальные. Горизонтальные связи носят характер согласования и, как правило, одноуровневые. Вертикальные связи - это подчинения, их необходимость возникает при наличии нескольких уровней или ступеней управления (иерархичность). Связи в структуре могут носить линейный и функциональный характер.

Проектирование или создание организации предполагает соединение определенным образом некоторых видов деятельности и исполнителей. Указанное соединение имеет статический аспект, проявляющийся в организационной структуре, и динамический аспект, выражающийся в процессе производства и управления.

Формирование (проектирование) и изменение организационной структуры должны быть направлены на обеспечение основных целей и задач организации и базироваться на ее стратегических планах. Исходной точкой построения структуры является проектирование работы и рабочих мест, что зависит от формы организации труда: конвейерная, бригадная, модульная и др. Выделение структурных подразделений, иерархически увязанных и находящихся во взаимодействии друг с другом, является следующим шагом в проектировании структуры организации. Важная роль управления состоит в определении организационных размеров структурных подразделений, их прав, обязанностей и ответственности, системы взаимодействия и коммуникаций с другими подразделениями, а также в правильном определении целей и задач подразделений, наделении их необходимыми ресурсами.

Можно указать на следующие обстоятельства функционирования организаций, требующие изменения ее организационной структуры:

- неудовлетворительное функционирование организации;

- перегрузка высшего руководства;

- резкое изменение масштабов деятельности;

- объединение хозяйствующих субъектов;

- изменение технологии процессов производства и управления;

- изменения в деловой среде.

Любая организация при проектировании или изменение организационной структуры должна выполнять определенные правила или принципы их построения, а также учитывать факторы внутренней и внешней среды.

В действующих организациях к процессу изменения организационной структуры следует относиться как к постоянной реорганизации, что требует поиска наиболее эффективного сочетания организационных факторов. Как показывают исследования, эти факторы не являются постоянными и носят ситуационный характер.

Можно выделить основные группы взаимосвязанных ситуационных факторов, влияющих на организационную структуру, определяющих ее тип, состав подразделений, степень централизации и другие характеристики:

- состояние внешней среды;

- технология управления и производства;

- стратегический выбор руководства организации в отношении ее целей;

- действующая политика руководства и методы управления, влияющие на поведение работников;

- установление полномочий и функции работников на различных иерархических уровнях;

- реальные взаимосвязи, которые возникают между людьми и их работой, что отражается в схемах организационных структур и в должностных обязанностях.

При учете указанных факторов в организации может быть создана эффективная структура, которую затем можно корректировать для успешного осуществления процессов производства и управления.

Процесс формирования организационной структуры включает:

- формулировку целей и задач;

- определение состава и места подразделений;

- ресурсное обеспечение подразделений;

- разработку регламентирующих процедур, документов, положений, закрепляющих и регулирующих организационные процессы.

В процессе деятельности под воздействием внешних и внутренних условий у организации появляется необходимость изменения своей организационной структуры. Этот процесс носит название реорганизации или реструктуризации. Он может относится как к структуре целой организации, так и к любой подсистеме.

Типичные проблемы структурирования организаций:

1. структурирование организации не базируется на проектировании работы в ней;

2. многопрофильность организации (степень диверсификации) затрудняет управление;

3. не соблюдаются и не анализируются нормы управляемости;

4. не выполняются или дублируются отдельные функции управления;

5. отсутствуют или устарели положения о подразделениях и должностных лицах;

6. структура очень жесткая, слабо реагирует на изменения и не проявляет гибкость;

7. диспропорция в численности и загрузке подразделений.

Если организация имеет подобные или другие проблемы в области организационных структур, то необходимо обязательно провести реорганизацию структуры.

Дата добавления: 2014-01-04