Тема 2.4. Контроль и этапы контроля

- процесс, обеспечивающий достижение фирмой поставленных целей;

- это управленческая деятельность, в задачу которой входит количественная и качественная оценка, учет результатов работы организации.

Контроль должен быть направлен на выявление, предупреждение отклонений и недостатков, а также на их оперативное устранение. Важный этап контроля – доведение задания до подчиненных.

Этапы контроля:

1. Выработка стандартов и критериев;

2. Сопоставление с ними реальных результатов;

3. Принятие необходимых корректирующих действий.

Выработка или установление стандартов и критерий – для этого этапа необходимо определить показатель результативности, точно определяющий то, что должно быть получено.

Сопоставление реальных результатов:

- а) определить масштаб допустимых отклонение;

- б) измерение результатов (необходимо установить единицу измерения);

- в) передача и распространение информации;

- г) оценка информации о результатах.

Принятие необходимых корректирующих действий.

Возможны 3 линии поведения:

1. Ничего не предпринимать;

2. Устранить отклонения;

3. Пересмотреть стандарты.

Виды контроля:

1. Общий (контроль системы в целом);

2. Функциональный (контроль отдельной функции или отдельного участка);

1. Предварительный (на стадии создания компании или начала работ);

2. Промежуточный (в середине выполнения задачи);

3. Текущий (оперативный контроль);

4. Заключительный (по окончанию работы);

5. Плановый (ежемесячно, ежеквартально);

6. Внезапный.

Результаты контроля должны быть доведены до работника в виде поощрения, наказания, замечания. Чтобы контроль был эффективным, необходима его регулярность и открытость.

В основу создания всех систем контроля должны быть положены следующие основные требования или критерии.

Эффективность контроля. Сюда входят: выполнение обязательств, предотвращение недостатков, затраты на контроль. Основными целями должны быть: уменьшение расходов, связанных с обнаружением и устранением выявленных в процессе контроля недостатков; сокращение расходов на контроль; сокращение затрат на персонал и технику контроля.

Эффективно поставленный контроль обязательно должен:

иметь стратегическую направленность, т.е. быть целеустремленным;

ориентироваться на результаты;

соответствовать характеру деятельности предприятия;

быть своевременным, гибким, экономичным, полным, систематичным, упреждающим, объективным (справедливым), компетентным, деловым, доброжелательным.

Обязательным элементом любого эффективного контроля является относительная и достаточная его простота. Экономичность и простота особенно важны в современных условиях, когда организации стремятся строить свою работу на принципе доверия людям, а это приводит к необходимости и возможности существенного сокращения контрольных функций, выполняемых непосредственно менеджерами. В этих условиях контроль становится менее жестким и более экономичным.

Контроль будет эффективным, если менеджер учтет ряд условий.

Во-первых, менеджеру важно самому сформировать правильное отношение к контролю, понимая его сущность не с позиции «ловить, изобличать и критиковать», а с позиции конструктивной работы по устранению выявленных недостатков.

Во-вторых, необходимо постоянно думать о создании благоприятных предпосылок для контроля при реализации других функций управления (например, при доведении задания устанавливать срок его исполнения).

-третьих, контроль эффективен, если существует продуманная система контрольной деятельности всех руководителей предприятия. К контролю привлекаются квалифицированные специалисты. Используется сочетание планового и внезапного контроля и т.п.

В-четвертых, менеджеру важно правильно выбрать объекты, «точки» приложения контроля и применить эффективные методы и приемы его осуществления.

В-пятых, контроль работы подчиненных должен сочетаться у менеджера с самоконтролем эффективности собственной деятельности.

Эффективность влияния на людей. При этом должны быть получены ответы на следующие вопросы: Какие стимулы вызывает у работников применяемая технология контроля (положительные или отрицательные)? Вызывает ли применяемая технология контроля у работников стрессовые реакции? (Если да, то речь идет о демотивации труда, которая может нести глубокие негативные последствия как для самого работника, так и для предприятия, на котором он работает.)

Выполнение задач контроля. Данное требование состоит в том,

что контроль должен определить совпадения или отклонения в системе управления организацией и способствовать устранению отклонений и выработке эффективных решений.

Определение границ контроля. Менеджер должен понимать, что контрольные мероприятия не могут осуществляться без ограничений. Длина проверяемых отрезков должна позволить выявить отклонения на самой ранней стадии. Предприятие обязано соблюдать нормы контроля, определенные действующим законодательством.

Типичные ошибки при осуществлении функций контроля. Некорректно проводимый контроль достаточно часто сопровождается различными инцидентами с персоналом предприятия, что, естественно, негативным образом сказывается на климате в коллективе, личностных взаимоотношениях, а также может привести к падению производительности труда.

Проведение менеджером тотального контроля за действиями подчиненных влечет за собой раздражение и, как следствие этого, небрежность в работе.

Отрицательные последствия влечет за собой также гласный контроль. Никому не приятно, когда о его ошибках сообщают всем.

И, наконец, самое главное правило, которое должен соблюдать любой менеджер: контроль не может быть следствием недоверия к работнику, контроль — это функция менеджера

?

Роль, цели и задачи контроля в управленческой деятельности

Психологические особенности функции контроля

Дата добавления: 2014-01-04