Обеспечить строгий контроль над действиями персонала и обслуживанием посетителей

В области УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ

В области ОБСЛУЖИВАНИЯ ПОСЕТИТЕЛЕЙ

• Организовать обслуживание посетителей на принципиально новом качественном уровне;

• Сократить время обслуживания посетителей;

• Использовать индивидуальный подход к обслуживанию каждого посетителя;

• Вводить, контролировать и учитывать различные технологии обслуживания, расчетов, систем скидок, маркетинговых акций, специальных мероприятий посетителей, групп и семей и т.д.;

• Использовать специальные схемы персонального обслуживания постоянных посетителей (устанавливать специальные скидки, льготы, привилегии, кредитовать, вводить зачеты, авансы и т.д.);

• Использовать "клубные" технологии обслуживания (членство, абонементы, взносы, льготы, клубные карты);

• Повысить безопасность посетителей;

• Обеспечить функционирование Объекта 7 дней в неделю, 24 часа в сутки;

• Использовать самые современные информационные технологии хозяйственного управления;

• Создать все условия для ускорения и существенного повышения качества технологических процессов;

• В любой момент времени иметь информацию по всем технологическим процессам, происходящим на Предприятии;

• Формирование меню (создание меню, спецменю, версии, изменения);

• Использование модификаторов (различные варианты приготовления и компоновки блюд);

• Определение валют (для формирования меню, входной платы и расчетов с посетителями);

• Установка стоимостей и скидок на позиции меню (дни недели, праздники, интервалы времени, группы блюд и т.д.);

• Все функции, присущие "классическим" ресторанным системам;

• Осуществлять автоматизированный учет и вести протоколы выполняемых операций;

• Формировать стандартную и произвольную отчетность;

• Использовать функцию экспорта информации в системы бухгалтерского учета ("1С" и др.);

• Получить основания для принятия взвешенных, актуальных, эффективных и перспективных управленческих решений;

(в том числе, и в сфере функционирования службы безопасности)

• Установить строгий контроль над хранением, движением и расходованием денежных средств и материальных запасов;

• Минимизировать или полностью исключить оборот наличных денежных средств на территории Объекта;

• Вести полный учет и протокол действий персонала;

• Идентифицировать все действия персонала и обеспечить доступ к информации и операциям только в объеме служебных полномочий;

• Устанавливать скидки и привилегии при регистрации посетителей;

Организовать взаимоотношения с персоналом в едином технологическом ключе;

• Осуществлять расчеты за служебное питание;

• Выполнять автоматизированный учет рабочего времени сотрудников;

• Идентифицировать персонал при работе с Комплексом TillyPad;

Обеспечить единую корпоративную технологию работы, корпоративную отчетность и управление в рамках различных подразделений Объекта.

Отличительные особенности комплекса TillyPad

Расширенная система по настройке cкидок, льгот, привилегий

Все возможные цены, тарифы, скидки, льготы и привилегии устанавливаются администрацией Предприятия и могут быть могут быть изменены в соответствии с маркетинговой политикой. Стоимости, скидки и льготы могут быть установлены на продукты, услуги, блюда и группы, на определенные интервалы времени и поставлены в зависимость от привилегии посетителя. Привилегия устанавливается при регистрации посетителя на ресепшн Предприятия и в дальнейшем может быть изменена только сотрудником с определенными полномочиями.

Настройки специальных маркетинговых программ

В соответствии с идеологией предоставления услуг Предприятием, имеются механизмы для проведения различных маркетинговых программ, например, предоставления "бонусных" услуг посетителям, подпадающим под те или иные условия, определяемые администрацией Предприятия;

реализации абонементного обслуживания посетителей, в т.ч., и для услуг с предусмотренной повременной оплатой;

организации бесплатных мероприятий и т.п. (например - третья кружка - бесплатно).

Списание товаров

Комплекс позволяет автоматически учитывать расход товаров, связанный с использованием ресурсов (например, одноразовые носки для игры в боулинг). Данный подход позволит строго контролировать расход товаров и максимально корректно рассчитывать себестоимость услуг.

Система управления электропитанием

Комплекс позволяет осуществлять управление оборудованием, подключаемым к силовой электрической сети. Управление осуществляется на основании команд Комплекса, посредством современных специализированных устройств, подключаемых к рабочим местам Комплекса. Применение данной возможности позволяет, например, контролировать время игры в бильярд.

Учет чаевых

Комплекс позволяет учитывать чаевые одним из следующих способов:

· Включение чаевых в счет посетителя автоматически. Чаевые автоматически включаются в счет посетителя в виде отдельной строки "сервис", "услуги" и т.д. Посетитель может отказаться от оплаты чаевых в момент совершения окончательных расчетов.

· Включение чаевых в счет по инициативе посетителя. Посетитель указывает сумму чаевых (например, на счете, полученном в точке обслуживания). Данная сумма вносится в Комплекс сотрудником, обслуживавшим посетителя.

Организация работы сотрудников

В целях проведения единой внутренней учетной политики и использования стандартных технологических схем предлагается ввести особый тип карт - карты сотрудников Предприятия. Карты сотрудников могут использоваться в целях:

* организации расчетов за питание сотрудников (с фиксированной скидкой или по специальному меню);

* обеспечения автоматизированного учета рабочего времени персонала;

* идентификации персонала при работе с Комплексом TillyPad. Для организации рабочего места необходимо наличие розеток силовой электрической сети и сети информационного обмена.

Работа в режиме реального времени и едином информационном пространстве

Заказ, введенный сотрудником в баре, автоматически обрабатывается и передается на производственные участки (на кухню, в другой бар); автоматически осуществляется списание продуктов со склада и расчет себестоимости; автоматически формируется окончательный счет с учетом входных кредитов, скидок, наценок и учитываются расчеты; все действия сотрудника фиксируются (от содержания заказа до времени его исполнения). Таким образом, обеспечивается эффективный контроль над состоянием дел предприятия, что позволяет иметь исчерпывающую информацию по финансовым и складским потокам, продажам и действиям персонала.

Семейство тарификационных и биллинговых систем Барсум^®

Барсум Офис Тарификационная система для небольших компаний, использующих офисную АТС. Служит для внутреннего учёта телефонных звонков и контроля расходов на связь.

Контроль и структуризация корпоративных расходов на связь. Структуризация расходов позволяет получить реальную картину использования такого важного и ценного корпоративного ресурса, каким является связь. Барсум позволяет детализировать расходы на связь для любой административной единицы, вплоть до отдела или отдельного сотрудника.

Учёт расходов по клиентам и проектам. Барсум позволяет автоматически вести учёт расходов, сделанных в интересах клиентов и выставлять клиентам консолидированные счета, учёт расходов временных проектных групп может осуществляться параллельно с основным корпоративным учётом, не мешая ему.

Выставление телефонных счетов в гостиницах и бизнес-центрах. Барсум может использоваться как часть PMS в гостиницах и бизнес-центрах, в этом случае он осуществляет автоматическую тарификацию телефонных переговоров и выдачу этой информации в PMS для включения в счёт клиента.

Анализ и оптимизация использования каналов связи (финансовой аспект). Использование тарификационной системы позволяет осуществлять анализ “что, если?”. Может оказаться, что использование выделенного канала или смена оператора позволит существенно сократить расходы на связь.

Оптимизация телекоммуникационной инфраструктуры (технический аспект) Использование статистических данных о трафике позволяет определить “узкие места” в телекоммуникационной инфраструктуре. Оптимальная конфигурация телекоммуникационной инфраструктуры позволит улучшить качество связи без дополнительных затрат.

26.7. БЭСТ-ПРО (ПРИЛОЖЕНИЕ "АДМИНИСТРАТОР ГОСТИНИЦЫ")

Подсистема предназначена для автоматизации рабочего места администратора и бухгалтера гостиничного комплекса.

Функциональные возможности подсистемы позволяют формировать наличные и безналичные счета по тарифам гостиницы за предоставленные услуги, производить регистрацию, поселение, формировать заказы на поселение (бронирование номеров), вести контроль оказанных гостям услуг, вести учет телефонных переговоров, а также формировать и распечатывать необходимые отчеты по учету гостей и оплате оказанных услуг.

Задача Администратора - ввод (регистрация) первичных документов по бронированию и поселению гостей. Далее система автоматически обрабатывает их таким образом, как указано в ее настройке. Это в значительной степени облегчает работу бухгалтера (администратора) по контролю над состоянием системы, а сам учет делается похожим на ручную обработку документов.

Рис. 26.4. Структура модуля "Администратор гостиницы"

Основными задачами подсистемы являются формирование счета за предоставленные услуги на основании введенной справочной информации и текущих оперативных данных по состоянию гостиничных номеров; контроль использования услуг гостями, а также получение необходимой внешней и внутренней отчетности. В связи с этим систему можно логически разбить на несколько основных структурных блоков представленных на схеме:

Основой для решения поставленных задач является блок настройки подсистемы, функциональность которого исполняют непосредственно модуль Настройка, модуль Справочник реквизитов номеров и модуль Шаблоны счетов.

Гостиницы предоставляют ряд услуг, которые используются клиентами в процессе их проживания. Таким образом, гостям и контрагентам выставляются счета за оказанные по данному номеру услуги, к которым могут относиться, к примеру, непосредственно проживание в номере, завтраки в номер, телефонные переговоры и т.д. Как правило, одна и та же услуга дифференцируется по цене, т.е. имеет свой тариф. Например, цена услуги проживание будет различной для одно-, и двухместных номеров, для простых номеров и номеров люкс, а также и для гостя, проживающего в данном номере. Так, стоимость номера для иностранного гражданина, как правило, будет выше стоимости того же номера для жителя данной страны. Некоторые категории граждан могут иметь какие-то льготы, которые также отразятся на цене проживания и т.д. Следовательно, для каждого гостя мы должны определить его ценовую категорию, а для каждого номера - категорию номера. Помимо категории, номер может обладать другими ключевыми характеристиками, как то: количество основных и дополнительных мест, наличие телефона, мебели, телевизора и прочее, что также может влиять на цену тарифа по данному номеру.

По каждой предоставляемой гостиницей услуге должен быть определен ее тариф или, другими словами, цена услуги. Для наиболее гибкого определения цены услуги с учетом всех значимых свойств номера и гостя, вводится программа расчета тарифа, что напоминает, к примеру, настройку проводок программным способом. Это один из возможных методов формирования цены услуги. Другой метод - ведение архива цен на услуги, когда цена услуги устанавливается на каждую дату для каждой категории номера и для каждой ценовой категории, и в момент выставления счета система будет "брать" цену из архива.

Чтобы в счет к получению попала определенная сумма, помимо цены необходимо также определить и количество услуги. Количество услуги, как правило, приравнивается к количеству суток проживания гостя в номере, но может иметь и другие значения. Система позволяет контролировать количество оказанных услуг за каждый день проживания.

Т.к. на каждого гостя заводится своя гостевая карточка, то перечень услуг, которыми гость пользовался, указывается именно в ней. Перечень используемых определенным гостем услуг можно корректировать - добавлять новые услуги, удалять не использующиеся, менять количество оказанной услуги и ее цену за каждый день (по умолчанию - количество и цена, рассчитанные программой расчета тарифа или цена из архива цен). Счет к оплате на гостя или организацию будет выставлен именно по данным гостевой карточки.

Таким образом, работу с подсистемой "Администратор гостиницы " можно разбить на несколько этапов:

1. Общая настройка, куда входит определение услуг, настройка тарифов по этим услугам, формирование шаблонов счетов, настройка ценовых категорий и категорий номеров, заполнение всех необходимых справочников.

2. Работа с оперативными данными, что подразумевает собой ведение картотеки гостевых карточек, ведение картотеки бронирования, учет телефонных переговоров, ведение архива цен и т.д.

3. Окончательный расчет с клиентами гостиницы. Выставление счетов к получению, формирование необходимых отчетов

Дата добавления: 2014-01-04